¿A quién se dirige la carta?

A una persona con nombre dentro de cuentas por pagar, con copia a quien te compró. La razón social sola no lee correos.

¿Qué se le pide exactamente?

Una fecha programada de pago por cada folio, o el motivo por el que una factura está detenida. Eso es lo que esa persona puede contestar hoy.

¿Cada cuándo se manda el seguimiento?

Unos quince días después de la primera carta, con lo que siga pendiente. El archivo trae esa segunda versión ya escrita.

¿Se puede cobrar intereses por las facturas vencidas?

Sólo si quedaron pactados por escrito en el contrato o en la orden de compra. Un interés que aparece en la carta de cobranza y no en lo firmado no se cobra.

¿Qué pasa con el complemento de pago?

Si la factura salió con método de pago en parcialidades o diferido, se emite un complemento por cada pago recibido. La carta lo promete y conviene mandarlo al mismo correo.

¿Y si el cliente dice que ya pagó?

Se le pide el comprobante con la referencia y se aplica el mismo día. Es la razón por la que la carta pide usar el folio como referencia del pago.

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Carta de cobranza de facturas vencidas: formato en Word

Revisada en octubre de 2026

Una carta de cobranza de facturas vencidas es el escrito que una empresa manda al área de cuentas por pagar de su cliente con la relación de folios que ya pasaron de su fecha de vencimiento. No pide el pago en general: pide una fecha programada por cada folio. Va dirigida a una persona con nombre dentro de cuentas por pagar, porque el pago no lo autoriza la empresa, lo autoriza alguien de ese escritorio.

No es lo mismo que una [carta de cobro](/formatos/carta-de-cobro). Aquélla reclama un saldo a cualquier cliente y sirve igual para una persona. Ésta está hecha para un proceso: varias facturas en una tabla, cada una con su folio y sus días vencida, el folio como referencia del pago y el complemento de pago cuando la factura salió con método de pago en parcialidades o diferido.

El archivo trae dos cartas. La primera es la relación completa. La segunda es el seguimiento, para mandarla unos quince días después con lo que siga pendiente. Lo que está entre corchetes es lo que cambias.

Descargar en WordGratis y directo: sin correo y sin cuenta.

La tabla de la primera carta

Folio	Emisión	Vencimiento	Días vencida	Importe	Pagado	Saldo
[A-0000]	[fecha]	[fecha]	[días]	$[importe]	$[pagado]	$[saldo]
[A-0000]	[fecha]	[fecha]	[días]	$[importe]	$[pagado]	$[saldo]
[A-0000]	[fecha]	[fecha]	[días]	$[importe]	$[pagado]	$[saldo]
Total vencido						$[total]

Siete columnas, y la de días vencida es la que cambia la conversación: un renglón de 92 días no se programa igual que uno de 9. Copia los folios y los saldos de tu control de cuentas por cobrar, no de memoria.

La segunda carta, la del seguimiento

Se manda unos quince días después de la primera y es más corta. Cita la fecha de la carta anterior, deja sólo lo que sigue pendiente y pide una fecha de pago antes de un día concreto. Los datos bancarios no se repiten: se dice que son los mismos. Repetir la relación completa, con los folios que ya se pagaron adentro, es lo que hace que la segunda carta se lea como un correo automático.

Asunto: seguimiento a facturas vencidas, carta del [fecha de la primera carta]

Tabla de cuatro columnas: folio, vencimiento, días vencida y saldo.

«Le pedimos una fecha de pago antes del [fecha] o, si hay algo que impida programarlas, decirnos qué falta para resolverlo.»

Descargar en WordLas dos versiones vienen en el mismo archivo

Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte de la carta de cobranza de facturas vencidas

Atención: cuentas por pagar, con nombre: Una carta dirigida a la razón social no llega a nadie. Pide el nombre y el correo de quien programa pagos antes de mandar la primera. Es el dato que más acorta el cobro a empresas.
Los días de crédito pactados: La carta dice de dónde sale el vencimiento: la orden de compra, el contrato o la cotización aceptada, con su fecha. Sin ese renglón, «vencida» es tu opinión contra la suya.
La tabla de folios: Un renglón por factura, con emisión, vencimiento, días vencida, importe, pagado y saldo. La columna de pagado es la que evita el reclamo de que no les contaste el abono que sí hicieron.
La fecha programada de pago: Es lo que la carta pide, y es distinto de pedir el pago. Cuentas por pagar trabaja con corridas y fechas de corte: una fecha comprometida por folio es algo que esa persona sí puede darte hoy.
Qué puede tener detenida una factura: La carta invita a decirlo: una diferencia de precio, de cantidad o de datos fiscales. Una factura rechazada por un dato se queda quieta sin que nadie te avise, y la carta es la que abre esa puerta.
La referencia del pago: El folio de la factura que se paga, y la relación de folios en el correo del comprobante si un pago cubre varias. Es lo que te deja aplicar el pago el mismo día en que entra.
El complemento de pago: Si las facturas se emitieron con método de pago en parcialidades o diferido, la carta promete el complemento con cada pago recibido. Lo que el área de cuentas por pagar necesita para cerrar su lado está en [complemento de pago por cada abono](/blog/complemento-de-pago-por-cada-abono).

Cuándo se usa

Cuándo se pide una carta de cobranza de facturas vencidas

Proveedor que vende a crédito a empresas

Mercancía, insumos, servicios de mantenimiento. Varias facturas abiertas al mismo tiempo y un solo interlocutor en cuentas por pagar.

Servicios recurrentes facturados cada mes

Limpieza, seguridad, software, logística. Aquí la tabla se llena sola mes con mes, y la carta sirve para que el atraso no se acumule en silencio.

Antes de pasar a una etapa más formal

La relación firmada y mandada por correo es el papel que sostiene lo que venga después. Si el caso avanza, el [requerimiento de pago](/formatos/requerimiento-de-pago) es el documento siguiente.

Lo que no conviene

Errores comunes con la carta de cobranza de facturas vencidas

Mandarla sin la tabla

Un correo que dice «tienen facturas vencidas» obliga a quien lo recibe a armar la relación. Nadie lo hace. La tabla es el trabajo que te toca a ti y es lo que hace que la carta se pueda contestar.

Sumar todo en un total y nada más

Un total junto es una cifra que el cliente no reconoce. Tres renglones con su folio y su fecha sí, y cada uno se programa por separado.

Anunciar consecuencias que no vas a seguir

Suspender el suministro, reportar o demandar se escribe cuando ya está decidido y con el procedimiento en marcha. Anunciarlo por carta y no hacerlo quema la carta siguiente.

Cobrar sin revisar lo tuyo primero

Una factura con el dato fiscal mal, sin orden de compra o sin acuse de recibo de la mercancía no está vencida: está incompleta. Eso se revisa antes de mandar la carta.

Que los recordatorios salgan solos

Las facturas a empresas se cobran por vencimiento y por folio, y el seguimiento se cae cuando nadie lleva la cuenta de qué se pidió y cuándo. Makatea manda el aviso de cada vencimiento por correo y WhatsApp, registra la fecha que el cliente comprometió y se detiene cuando registras el pago. Makatea recuerda, registra y comunica: no recibe el pago ni emite tus comprobantes.

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¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Mensaje para cobrar una factura vencida

Gratis en Makatea: calculadora de tabla de amortización

Preguntas

Lo que se pregunta de la carta de cobranza de facturas vencidas

¿A quién se dirige la carta?: A una persona con nombre dentro de cuentas por pagar, con copia a quien te compró. La razón social sola no lee correos.
¿Qué se le pide exactamente?: Una fecha programada de pago por cada folio, o el motivo por el que una factura está detenida. Eso es lo que esa persona puede contestar hoy.
¿Cada cuándo se manda el seguimiento?: Unos quince días después de la primera carta, con lo que siga pendiente. El archivo trae esa segunda versión ya escrita.
¿Se puede cobrar intereses por las facturas vencidas?: Sólo si quedaron pactados por escrito en el contrato o en la orden de compra. Un interés que aparece en la carta de cobranza y no en lo firmado no se cobra.
¿Qué pasa con el complemento de pago?: Si la factura salió con método de pago en parcialidades o diferido, se emite un complemento por cada pago recibido. La carta lo promete y conviene mandarlo al mismo correo.
¿Y si el cliente dice que ya pagó?: Se le pide el comprobante con la referencia y se aplica el mismo día. Es la razón por la que la carta pide usar el folio como referencia del pago.

Para leer con calma

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