¿Cómo se llevan las cuentas por cobrar en Excel?

Con una fila por factura y una pestaña aparte para los cobros. La fila trae folio, emisión y días de crédito; el vencimiento, el saldo, los días vencida y el tramo se calculan. Así una factura con tres abonos sigue mostrando su importe original.

¿Desde cuándo se cuentan los días de atraso?

Desde la fecha de vencimiento. Los días de crédito ya pasaron antes de que empiece el atraso, y contarlos desde la emisión infla todos los tramos.

¿Qué diferencia hay con la antigüedad de saldos?

La antigüedad de saldos es el reporte a una fecha de corte, agrupado por tramo. Esta hoja es el registro de facturas y cobros del que ese reporte se calcula. La pestaña Resumen es justamente el corte.

¿Qué es PUE y qué es PPD en esta hoja?

PUE es pago en una sola exhibición y PPD es pago en parcialidades o diferido. Sirve para saber qué cobros piden complemento de pago: los de las facturas PPD.

¿Puedo registrar varios abonos a la misma factura?

Sí, uno por renglón en la pestaña Cobros, con el folio que pagan. La hoja los suma y descuenta el saldo. En el ejemplo, la factura A-1041 recibió dos.

¿La hoja emite las facturas o los complementos?

No. Es un registro de control. La factura y el complemento se emiten en tu facturador y aquí se anota el folio y si el complemento ya salió.

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Control de cuentas por cobrar en Excel

Revisada en octubre de 2026

Las cuentas por cobrar son lo que tus clientes te deben por facturas que ya emitiste a crédito. Esta hoja es el registro de donde salen: una fila por factura, con su folio, su fecha de emisión y los días de crédito pactados, y aparte cada cobro que la va pagando. Con eso la fecha de vencimiento, los días vencida y el tramo de atraso se calculan solos.

No es lo mismo que la [antigüedad de saldos](/formatos/antiguedad-de-saldos). Ésa es el corte, el reporte que se lee un día concreto; ésta es el registro del que sale ese corte. Bájala en Excel o mira el ejemplo completo aquí abajo.

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Las cuatro facturas del ejemplo, al corte del 22 de octubre de 2026

Cliente	Folio	Vence	Importe	Cobrado	Saldo	Días vencida	Tramo	Método
Constructora Robles	A-1041	19-sep-2026	46,400	34,800	11,600	33	31 a 60	PPD
Hotel Las Palmas	A-1032	14-ago-2026	18,560	0	18,560	69	61 a 90	PPD
Clínica Santa Fe	A-1055	10-oct-2026	9,280	9,280	0		cobrada	PUE
Colegio Arboleda	A-1060	1-nov-2026	23,200	0	23,200	0	al corriente	PPD
Total por cobrar			97,440	44,080	53,360

Cifras de ejemplo, en pesos, evaluadas con las fórmulas de la hoja a la fecha de hoy. Las dos columnas de atraso se recalculan con el día en que abras el archivo. Mira el orden: la factura más grande, los 46,400 de Robles, ya recibió dos abonos y debe 11,600 a 33 días. Los 18,560 del hotel no han recibido ninguno y llevan 69. Y los 23,200 del colegio no están vencidos: vencen el 1 de noviembre.

Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte del control de cuentas por cobrar

Folio de la factura: Es la llave de toda la hoja. Cada cobro de la pestaña Cobros se anota con el folio que paga, y la columna cobrado se suma sola por folio. Un cliente con cinco facturas lleva cinco filas, porque cada una vence en su fecha.
Fecha de emisión y días de crédito: Los dos que escribes. La fecha de vencimiento sale de sumarlos, así no hay que llevarla a mano ni discutirla: treinta días de crédito sobre una factura del 20 de agosto vencen el 19 de septiembre.
Importe y cobrado: El importe es el total de la factura. Lo cobrado no se escribe: lo trae la pestaña Cobros. El saldo es la resta, y nunca baja de cero.
Días vencida: Se cuentan desde el vencimiento, no desde la emisión. Es el error más común al llevar esto a mano, y el que infla el atraso de todas las facturas con crédito largo.
Tramo: Al corriente, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 o más de 90. Son los tramos de la antigüedad de saldos, y la pestaña Resumen los suma con el número de facturas de cada uno.
Método de pago, PUE o PPD: PUE es la factura que se paga en una sola exhibición y PPD la que se paga en parcialidades o a crédito. La distinción importa para el complemento: una factura PPD pide un complemento de pago por cada abono que recibe.
Complemento de pago: En la pestaña Cobros, una columna por cobro: emitido, pendiente o no aplica. El resumen cuenta los pendientes, que es el renglón que a nadie se le olvida dos veces.

Cuándo se usa

Cuándo se pide un control de cuentas por cobrar

Para saber a quién seguir primero

Se ordena por tramo, no por importe. En el ejemplo la factura más grande no es el problema: el problema es la que no ha recibido un solo abono en 69 días.

Para no confundir lo por cobrar con lo vencido

El total por cobrar del ejemplo es 53,360, y de eso sólo 30,160 está vencido. Los 23,200 del colegio vencen en noviembre. Reportar los dos números juntos es lo que convierte una cartera sana en una alarma.

Para cerrar el mes con los complementos al día

El resumen dice cuántos cobros quedaron sin complemento emitido. En el ejemplo es uno: el abono de 11,600 del 6 de octubre sobre una factura PPD.

Para armar la antigüedad de saldos del corte

La pestaña Resumen ya trae el saldo y el número de facturas por tramo. Es la tabla que se pega en el reporte de cierre.

Lo que no conviene

Errores comunes con el control de cuentas por cobrar

Llevar un renglón por cliente en vez de uno por factura

Un cliente con tres facturas tiene tres vencimientos distintos. Sumadas en una fila, el tramo queda mal y el aviso sale con el dato equivocado.

Contar los días desde la emisión

Una factura emitida hace cuarenta días con treinta de crédito lleva diez de atraso, no cuarenta. Es la columna que más veces se calcula mal a mano.

Anotar el abono encima del importe

Si se pisa el importe original, se pierde de qué tamaño era la factura y cuántos abonos lleva. Los cobros van en su propia pestaña, con fecha y folio.

Olvidar el complemento de pago de cada abono

En una factura PPD, cada abono pide el suyo. Cómo funciona está en el [complemento de pago por cada abono](/blog/complemento-de-pago-por-cada-abono).

Sumar lo vencido y lo por vencer en el mismo total

Son dos cifras que se usan para cosas distintas: una mide el riesgo y la otra el flujo del mes que entra.

Que los recordatorios salgan solos

Las cinco primeras columnas de la hoja son las que lee Makatea. Con el archivo cargado, cada cliente recibe su aviso por WhatsApp y correo antes de que la factura venza, y los avisos de esa factura se detienen el día que registras el cobro. La factura y el complemento los sigue emitiendo tu facturador: Makatea recuerda, registra y comunica, no mueve dinero.

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Preguntas

Lo que se pregunta del control de cuentas por cobrar

¿Cómo se llevan las cuentas por cobrar en Excel?: Con una fila por factura y una pestaña aparte para los cobros. La fila trae folio, emisión y días de crédito; el vencimiento, el saldo, los días vencida y el tramo se calculan. Así una factura con tres abonos sigue mostrando su importe original.
¿Desde cuándo se cuentan los días de atraso?: Desde la fecha de vencimiento. Los días de crédito ya pasaron antes de que empiece el atraso, y contarlos desde la emisión infla todos los tramos.
¿Qué diferencia hay con la antigüedad de saldos?: La antigüedad de saldos es el reporte a una fecha de corte, agrupado por tramo. Esta hoja es el registro de facturas y cobros del que ese reporte se calcula. La pestaña Resumen es justamente el corte.
¿Qué es PUE y qué es PPD en esta hoja?: PUE es pago en una sola exhibición y PPD es pago en parcialidades o diferido. Sirve para saber qué cobros piden complemento de pago: los de las facturas PPD.
¿Puedo registrar varios abonos a la misma factura?: Sí, uno por renglón en la pestaña Cobros, con el folio que pagan. La hoja los suma y descuenta el saldo. En el ejemplo, la factura A-1041 recibió dos.
¿La hoja emite las facturas o los complementos?: No. Es un registro de control. La factura y el complemento se emiten en tu facturador y aquí se anota el folio y si el complemento ya salió.

Para leer con calma

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