Control de cartera en Excel por edades
Un control de cartera es la hoja donde cada factura lleva su fecha de vencimiento y su saldo, y de ahí sale la cartera por edades: cuánto te deben corriente, de 1 a 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y de más de 90. Es el reporte que pide cualquier gerencia en Colombia antes de la reunión de cartera, y el que decide a quién se llama esta semana. Esta versión está hecha para Colombia: los valores van en pesos colombianos sin centavos y los teléfonos con +57.
La hoja de abajo trae tres pestañas que trabajan juntas. Clientes, con su NIT o cédula y su saldo calculado. Facturas, que es donde se trabaja, con las columnas de gestión. Y Edades, que reparte la cartera de cada cliente en los cinco tramos con su porcentaje, sin que escribas nada en ella. Si lo que buscas es el formato mexicano del mismo reporte, ése es [la antigüedad de saldos](/formatos/antiguedad-de-saldos).
La pestaña Edades, con la cartera de cinco clientes
| Cliente | Corriente | 1 a 30 | 31 a 60 | 61 a 90 | Más de 90 | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ferretería El Tornillo S.A.S. | 4.850.000 | 2.200.000 | 0 | 0 | 0 | 7.050.000 |
| Distribuciones Andina Ltda. | 0 | 7.400.000 | 12.600.000 | 0 | 0 | 20.000.000 |
| Laura Restrepo Gómez | 0 | 0 | 0 | 1.800.000 | 0 | 1.800.000 |
| Constructora Los Cerros S.A.S. | 9.750.000 | 0 | 0 | 0 | 12.900.000 | 22.650.000 |
| Café La Montaña | 0 | 0 | 0 | 2.480.000 | 0 | 2.480.000 |
| Total cartera | 14.600.000 | 9.600.000 | 12.600.000 | 4.280.000 | 12.900.000 | 53.980.000 |
| Porcentaje | 27,0 % | 17,8 % | 23,3 % | 7,9 % | 23,9 % | 100 % |
Cifras en pesos colombianos, evaluadas con la fecha de corte del 15 de octubre de 2026; en la hoja se recalculan con la fecha del día que la abras. Son nueve facturas de ejemplo y una ya está pagada, así que no cuenta. Café La Montaña ilustra lo que la tabla sirve para ver: su total es chico, pero está entero en 61 a 90 días.
Lo que va en cada parte del control de cartera
- Fecha de vencimiento
- La columna de la que depende todo el reporte. Los días vencidos se cuentan desde ella hasta la fecha de corte, no desde la emisión. Si una factura entra sin vencimiento, no aparece en ningún tramo y desaparece del reporte sin avisar.
- Valor y abonos
- El valor de la factura y lo que se ha recibido contra ella. El saldo sale de la resta. Un saldo en cero sale como Pagada y deja de contar en las edades, que es lo que evita perseguir lo ya cobrado.
- Edad
- La calcula la hoja: corriente, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 o más de 90. No se escribe a mano. Son los cinco tramos con los que se reporta cartera en Colombia, así que el reporte sale listo para la reunión.
- Fecha de corte
- Vive en la pestaña Ajustes y es hoy. Se puede escribir otra fecha para ver cómo estaba la cartera a un corte pasado, que es lo que sirve para comparar mes contra mes.
- Último contacto y canal
- Cuándo se habló con el cliente y por dónde: WhatsApp, correo, llamada, carta o mensaje de texto. Es la columna que distingue a quien no paga de quien no ha sido contactado, y son dos problemas distintos.
- Compromiso y su fecha
- Qué prometió el cliente y para cuándo. Un compromiso sin fecha no es compromiso: es una frase. La fecha es lo que permite revisar al día siguiente si se cumplió.
Cuándo se pide un control de cartera
La reunión de cartera
La pestaña Edades es el reporte, y las columnas de gestión son la agenda: qué se habló, por dónde y qué prometió cada uno. Con las dos cosas la reunión dura la mitad.
Decidir a quién llamar primero
Ordena por el tramo, no por el total. Un cliente con todo en 1 a 30 se mueve con un mensaje; uno con todo en más de 90 necesita una conversación y un acuerdo por escrito.
Ver la concentración del riesgo
La fila de porcentajes dice qué tan vieja es tu cartera en conjunto. Es el número que cambia cuando la gestión funciona, y el que conviene mirar mes a mes.
Errores comunes con el control de cartera
Contar los días desde la emisión
Es el error que infla la cartera vencida y hace que el reporte pierda credibilidad en la primera revisión. El plazo de crédito se cuenta desde la emisión; el vencimiento es donde empieza la mora.
Escribir la edad a mano
Queda congelada y en dos semanas miente. La columna se calcula con la fecha de corte, y esa es la única manera de que el reporte de octubre no sea el de septiembre con otro título.
Dejar las columnas de gestión vacías
Sin último contacto ni compromiso, la hoja es un saldo y nada más. La mitad del valor del reporte está en poder decir que al cliente de 61 días nadie le ha escrito.
Borrar la factura cuando el cliente paga
Pierdes el historial de cuánto tardó en pagar, que es el dato con el que se decide el plazo de crédito del año siguiente. Se registra el abono y la hoja la marca como Pagada.
Que los recordatorios salgan solos
Las cinco primeras columnas de la pestaña Clientes son las que lee Makatea: guardas la pestaña como CSV y la subes al abrir tu cuenta. Los teléfonos van con +57 para que se reconozcan como colombianos; un número de diez dígitos sin indicativo se guarda como mexicano. El aviso de cada factura sale en su fecha por WhatsApp y correo, y se detiene cuando registras el pago. La ventana de envío y los días se configuran por cuenta. Makatea recuerda, registra y comunica: no recauda y no mueve el dinero.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Mensaje de cobro de cartera
Lo que se pregunta del control de cartera
- ¿Qué son las edades de cartera?
- El reparto de lo que te deben según los días vencidos: corriente, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90. Se cuenta desde la fecha de vencimiento de cada factura hasta la fecha de corte.
- ¿Desde cuándo se cuentan los días vencidos?
- Desde el vencimiento, no desde la emisión. Una factura emitida el 1 de septiembre con treinta días de plazo empieza a contar mora el 1 de octubre.
- ¿Puedo ver la cartera a un corte pasado?
- Sí. En la pestaña Ajustes cambias la fecha de corte y las edades se recalculan completas. Es la manera de comparar el cierre de un mes contra el de otro.
- ¿Para qué sirve la columna de compromiso?
- Para separar al cliente que prometió pagar del que no contesta. Con su fecha al lado, la revisión del día siguiente es automática: se cumplió o no se cumplió.
- ¿Sirve este formato en México?
- El mismo reporte allá se llama antigüedad de saldos y la hoja está hecha en pesos mexicanos: [antigüedad de saldos](/formatos/antiguedad-de-saldos).
- ¿Qué hago con la cartera de más de 90 días?
- No se trabaja con mensajes: se trabaja con un acuerdo de pago o con el cobro por escrito. Qué conviene y en qué orden está en [qué hacer con la cartera de más de 90 días](/blog/que-hacer-con-la-cartera-de-mas-de-90-dias).
- Antigüedad de saldos: cómo se arma y qué decisión sale de cada tramoEl corte se hace sobre la fecha de vencimiento, no la de emisión, y los tramos de 30 días no sirven cuando el cobro se repite cada mes.
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