Control de pagos de colegiaturas en Excel
Un control de pagos de colegiaturas es la lista de las familias de un colegio con su alumno, su colegiatura mensual y lo que ha pagado en cada mes del ciclo. Lo lleva quien cobra en administración, y contesta una sola pregunta al día: a qué familia le falta un mes y cuánto. No es la lista del salón ni el padrón de alumnos. Es la cuenta por cobrar.
La hoja de abajo tiene un renglón por familia y diez columnas de mes, de septiembre a junio. Pones la colegiatura y lo que entró en cada mes; el saldo del ciclo lo calcula la hoja contra la fecha de hoy. La inscripción va en su propia columna y no entra en ese cálculo, porque no es colegiatura.
Lo que la hoja calcula, con el ejemplo que ya trae
| Familia | Alumno | Colegiatura | Pagado sep | Pagado oct | Saldo al 8-oct |
|---|---|---|---|---|---|
| Mariana López (mamá) | Sofía López · 3° primaria | $2,900.00 | $2,900.00 | $2,900.00 | $0.00 |
| Ricardo Díaz (papá) | Emilio Díaz · 1° secundaria | $3,400.00 | $3,400.00 | Sin pago | $3,400.00 |
| Claudia Ruiz (mamá) | Ana y Luis Ruiz · kínder 2 y 3 | $5,200.00 | $5,200.00 | $2,600.00 | $2,600.00 |
Son los tres renglones de ejemplo que trae el archivo y los números salen de su fórmula, no de una cuenta a mano. Al 8 de octubre de 2026 han corrido dos meses del ciclo, así que la hoja espera dos colegiaturas de cada familia: la primera está al día, la segunda debe octubre completo y la tercera pagó la mitad. El total por cobrar de la columna de saldo da $6,000.00.
Lo que va en cada parte del control de pagos de colegiaturas
- La familia, no el alumno
- El renglón es de quien paga, con su teléfono y su correo. El alumno va en su propia columna, al lado. Es la distinción que sostiene todo lo demás: el aviso de cobro se le manda al tutor, nunca al alumno y nunca al grupo del salón.
- La colegiatura mensual
- El monto de un mes. Es la única columna que la fórmula del saldo usa para multiplicar, así que si cambia a mitad del ciclo conviene anotarlo en el renglón y revisar los meses ya pagados.
- La inscripción, en columna aparte
- Se cobra una vez y no es colegiatura. Si la metes en la columna de septiembre, la hoja va a creer que ese mes se pagó de más y te va a esconder un adeudo. Por eso tiene su propia columna y queda fuera del saldo del ciclo.
- Los diez meses, de septiembre a junio
- En cada mes se anota lo que entró, aunque sea parcial. Un pago de la mitad se escribe como la mitad: la hoja lo resta igual y el saldo queda con la diferencia, que es justo lo que hay que cobrar.
- El saldo, que lo calcula la hoja
- Es la columna verde y no se escribe a mano. Toma los meses del ciclo que ya corrieron, los multiplica por la colegiatura y le resta todo lo pagado. Si tu ciclo arranca en agosto, en la fórmula se cambia el 8 por un 7 y listo.
- Los hermanos, con una regla y siempre la misma
- Dos caminos: un renglón por familia con la colegiatura sumada, o un renglón por alumno. Los dos funcionan. Lo que rompe la hoja es mezclarlos, porque el total deja de cuadrar y nadie sabe por qué.
Cuándo se pide un control de pagos de colegiaturas
Para saber a quién avisarle esta semana
Ordenas por la columna de saldo de mayor a menor y arriba queda la lista del día. Es el uso diario y es la razón de que el saldo se calcule solo.
Para el corte de mes
El total por cobrar al pie de la columna de saldo es lo que el colegio tiene pendiente del ciclo a esa fecha. Es un número y no un porcentaje, y es el que se compara mes contra mes.
Para preparar una constancia de no adeudo
Antes de firmarle a una familia que no debe nada hay que ver su renglón completo, con los meses y la inscripción. La hoja es donde se revisa.
Para arrancar el ciclo nuevo
Se copia la hoja, se borran las diez columnas de mes y se actualizan las colegiaturas. La lista de familias y contactos se queda, que es lo que cuesta armar.
Errores comunes con el control de pagos de colegiaturas
Anotar la fecha del pago en vez del monto
Las columnas de mes son de dinero. Si escribes una fecha, la fórmula del saldo deja de dar un número útil. La fecha de pago conviene llevarla en otro lado o en un comentario de la celda.
Dejar la colegiatura vacía y llenar los meses
Sin colegiatura la fórmula devuelve un espacio en blanco a propósito, para no inventar un adeudo. Una familia con beca completa se anota con su colegiatura real en cero, no con la celda vacía.
Cobrar por la columna de meses y no por el saldo
Mirar quién tiene la celda de octubre vacía parece lo mismo y no lo es: no ve los pagos parciales. Quien abonó la mitad sí aparece con monto en octubre y sigue debiendo. El saldo es la columna que manda.
Mandar el aviso al grupo del salón
La hoja tiene el teléfono de cada tutor por un motivo. Exhibir a quien debe está prohibido para los particulares que prestan servicios educativos y tiene norma propia con su artículo; está explicado en el artículo sobre cobrar en el grupo de papás.
Que los recordatorios salgan solos
La hoja contesta a quién le falta, y después hay que escribirle a cada quien. Si subes estas columnas a Makatea, cada familia queda con su colegiatura y su calendario, y el recordatorio sale solo por WhatsApp y correo al tutor que registraste, con el monto y el mes. Makatea recuerda, registra y comunica: la colegiatura se deposita a la cuenta del colegio, no pasa por aquí.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Recordatorio de pago de colegiatura para las familias
Así cobra Makatea en escuelas y colegios
Lo que se pregunta del control de pagos de colegiaturas
- ¿Por qué son diez meses y no doce?
- Porque el ciclo escolar en México corre de septiembre a junio y julio y agosto no se cobran en la mayoría de los colegios. Si el tuyo cobra doce, se agregan las dos columnas y se cambia el 10 de la fórmula por 12.
- ¿Dónde anoto la inscripción?
- En su propia columna, que ya viene en la hoja. Queda fuera del cálculo del saldo del ciclo a propósito: es un cobro de una sola vez y mezclarlo con las colegiaturas esconde adeudos.
- ¿Cómo registro un pago parcial?
- Escribes lo que entró en la columna del mes, aunque sea la mitad. La hoja lo resta y deja la diferencia en el saldo. Es el caso del tercer renglón del ejemplo, que pagó 2,600 de una colegiatura de 5,200.
- ¿Y si una familia tiene dos hijos?
- Elige una de las dos formas y úsala para todas: un renglón por familia con las colegiaturas sumadas, o un renglón por alumno. El ejemplo trae el primer caso, con dos hermanos en un solo renglón.
- ¿Qué pasa si mi ciclo empieza en agosto?
- En la fórmula del saldo se cambia el 8 por un 7. Ese número es el mes anterior al arranque del ciclo y es lo que le dice a la hoja cuántas colegiaturas van corridas.
- ¿Esta hoja se puede subir a Makatea?
- Sí. Las cinco primeras columnas son las que lee el importador: nombre, teléfono, correo, saldo y estatus. Las demás se quedan en tu hoja como respaldo del detalle por mes.
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