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Planilla de cobranza en Excel para Chile, por documento y con días de mora

Revisada en octubre de 2026

Una planilla de cobranza es la hoja donde vive cada documento por cobrar de una empresa en Chile: la factura o boleta electrónica con su folio, su fecha de emisión, su vencimiento, el monto, los abonos y el saldo. Con la fecha de corte, la planilla calcula los días de mora de cada documento y lo mete en su tramo. Lo que la vuelve una herramienta de cobranza y no un listado son las cuatro columnas de gestión: cuándo fue el último contacto, por qué medio, qué fecha de pago comprometió el cliente y si ese compromiso sigue vigente.

Los montos van en pesos chilenos sin decimales y los teléfonos con el +56 9 adelante. Abajo está el resumen de la planilla de ejemplo calculado con el corte de hoy, y después cómo se llena columna por columna.

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El resumen de la planilla de ejemplo, con corte al 30 de octubre de 2026

Tramo de moraSaldoDocumentos
Por vencer$00
1 a 30 días$1.270.0002
31 a 60 días$1.380.0001
61 a 90 días$640.0001
Más de 90 días$3.000.0001
Total por cobrar$6.290.0005
Compromisos incumplidos$2.020.0002
En mora sin contacto reciente$6.290.0005

Calculado con las fórmulas de la hoja y con la fecha de corte del día. Seis documentos de ejemplo, uno ya pagado. La boleta de Javiera Muñoz vencía el 28 de octubre, así que hace dos días estaba en «Por vencer» y hoy está en «1 a 30»: ese renglón se vacía solo con el calendario. «Compromisos incumplidos» son los dos clientes que dieron una fecha y la dejaron pasar. «En mora sin contacto reciente» usa los 7 días que trae Ajustes y hoy alcanza a los cinco documentos: tres llevan 21, 24 y 35 días sin gestión, y dos nunca se han gestionado. Son números de la planilla de ejemplo.

Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte de la planilla de cobranza

cliente y rut
El cliente tal como va en el documento, y su RUT con guion y dígito verificador. El RUT es lo que amarra la planilla con la contabilidad y con el SII, así que se escribe con el mismo formato en todas las filas del mismo cliente.
tipo_de_documento y folio
Factura electrónica, factura exenta, boleta electrónica, nota de débito u otro, de la lista. El folio es el del documento emitido y es la única forma de que el cliente reconozca de qué cobro le hablas.
fecha_de_emision y vencimiento
La emisión documenta cuándo nació la cuenta y el vencimiento es el que manda: los días de mora salen de él y no de la emisión. Un documento emitido en julio con 30 días de plazo vence en agosto, y es agosto la fecha que cuenta.
monto y abonos
El monto del documento y lo que el cliente ya pagó contra él. Van en pesos sin decimales. Un abono parcial se anota aquí y no se descuenta del monto: así queda a la vista que el documento sí se movió.
saldo
Monto menos abonos, nunca negativo. Lo calcula la hoja. Es la cifra que suma el resumen y la que decide si el documento sigue vivo: en cero, la planilla lo marca como pagado y lo saca de los tramos de mora.
dias_de_mora y tramo
Los días entre el vencimiento y la fecha de corte, y el tramo que les corresponde: por vencer, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 o más de 90. Los dos los calcula la hoja. El tramo es lo que convierte una lista larga en una decisión, porque un saldo de 90 días no se trabaja igual que uno de 10.
ultimo_contacto y medio
La fecha de la última gestión y por dónde fue: correo, WhatsApp, llamada, visita o carta. Es la columna que casi ninguna planilla trae y la que evita el error más caro de la cobranza, que es llamar dos veces al mismo y ninguna al de al lado.
compromiso_de_pago y monto_comprometido
La fecha que el cliente dio y por cuánto. Se anota el día que lo dice, con sus palabras resumidas en observaciones. Un compromiso sin fecha no es un compromiso y no se escribe aquí.
estado_del_compromiso
Lo pone la hoja comparando la fecha comprometida con el corte: vigente si todavía no llega, incumplido si ya pasó y el saldo sigue, pagado si el documento quedó en cero, y sin compromiso si nunca dio fecha. Es la columna que separa a quien te está esquivando de quien sólo no ha contestado.
dias_sin_contacto
Los días desde el último contacto, o «Nunca» si no hay ninguno. Con el umbral de Ajustes, el resumen arma con esto la lista de gestiones del día. En el ejemplo, dos documentos dicen «Nunca» y uno de ellos es el más reciente de todos.
Fecha de corte y días sin contacto para alertar (pestaña Ajustes)
La fecha de corte es la de hoy y se puede cambiar para revisar un corte pasado. El umbral viene en 7 días y es lo único que hay que calibrar: en una cartera de 300 documentos, 7 días llena la lista del día y 15 la vuelve manejable.
Cuándo se usa

Cuándo se pide una planilla de cobranza

Armar la lista de gestiones del día

El renglón «En mora sin contacto reciente» del resumen es esa lista: documentos vencidos cuyo último contacto tiene más días que el umbral, más los que nunca se han gestionado. Se trabaja de arriba hacia abajo por saldo.

Separar al que prometió del que no contesta

Son dos cobranzas distintas y la columna de estado del compromiso las parte. Al de compromiso incumplido se le habla de la fecha que él puso; al que nunca dio fecha, de conseguir una. En el ejemplo son $2.020.000 en dos documentos del primer grupo.

Ver la cartera por antigüedad sin armar otro informe

El resumen trae los cinco tramos con su saldo y su número de documentos. Es el mismo corte que pide un comité o un banco cuando pregunta cómo está la cartera.

Cobrar por documento y no por cliente

Un mismo cliente puede tener una factura al día y otra con 56 días. En el ejemplo, Constructora Los Andes tiene dos documentos en tramos distintos. Juntarlos en un solo saldo esconde el que urge.

Dejar que el aviso salga solo

Las cinco primeras columnas de la pestaña Clientes son las que Makatea lee, y el estatus se arma solo con el saldo en mora de cada cliente. Con esa lista subida, el aviso sale en su fecha por WhatsApp y por correo.

Lo que no conviene

Errores comunes con la planilla de cobranza

Descontar el abono del monto del documento

El saldo queda bien y la historia se pierde: ya no se sabe que el cliente sí pagó algo ni cuánto era el documento original. El abono va en su columna.

Contar los días de mora desde la emisión

Es el error que infla la cartera vieja. Una factura emitida el 5 de agosto con vencimiento el 4 de septiembre llevaba 56 días de mora el 30 de octubre, no 86. La hoja lo calcula desde el vencimiento.

Anotar un compromiso sin fecha

«Dijo que la próxima semana» no se puede comparar con el corte, así que la columna de estado no puede decir nada. Si no hay día, no hay compromiso que registrar y la gestión queda como contacto.

Dejar el último contacto sin actualizar

Es la columna que más rápido se vuelve mentira, y cuando lo hace la lista del día deja de servir. Se actualiza en el momento de la gestión, aunque el cliente no haya contestado.

Una fila por cliente en vez de una por documento

La planilla está hecha por documento, con folio. Un renglón que suma tres facturas no tiene vencimiento ni tramo posibles, y el folio es justo lo que el cliente necesita para reconocer el cobro.

Que los recordatorios salgan solos

Makatea lee las cinco primeras columnas de la pestaña Clientes: nombre, teléfono, correo, saldo y estatus. Con la lista subida, el aviso sale en la fecha que pongas por WhatsApp y por correo, guarda la promesa de pago con su fecha y se detiene cuando registras el pago. La zona horaria se configura por cuenta y los teléfonos se guardan con su código de país. El monto que va en el mensaje es el que capturas: la moneda no se configura por cuenta, así que es la planilla la que manda en eso.

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Preguntas

Lo que se pregunta de la planilla de cobranza

¿Cuántos documentos admite la planilla?
Trescientos en la pestaña Documentos y doscientos clientes en la primera pestaña. Los tramos, los totales y la lista de gestiones del día se calculan sobre las trescientas filas, llenas o vacías.
¿Sirve para boletas además de facturas?
Sí. El tipo de documento se elige de una lista que incluye factura electrónica, factura exenta, boleta electrónica y nota de débito. En el ejemplo hay una boleta de $120.000 que vencía el 28 de octubre.
¿Puedo cambiar el umbral de días sin contacto?
Sí, en la pestaña Ajustes. Viene en 7 días. Es la única celda que vale la pena calibrar según el tamaño de la cartera, porque de ella sale cuántos documentos entran a la lista del día.
¿En qué se diferencia del control de cuentas por cobrar?
En las columnas de gestión. El control de cuentas por cobrar lleva el documento, el saldo y la antigüedad. Esta planilla agrega el último contacto, el medio y el compromiso de pago con su estado, que es lo que se revisa antes de llamar.
¿Y el control de cobros?
El control de cobros está hecho para registrar lo que entra, cobro por cobro. Esta planilla está hecha para decidir a quién cobrar mañana. Se usan juntas y no se pisan.
¿Calcula intereses por mora?
No. Calcula días de mora y tramos, y nada más. La tasa que se puede cobrar en Chile tiene un tope legal y cambia cada mes, así que no se deja fija en una planilla.
Para leer con calma
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Planilla de cobranza en Excel para Chile, por documento y con días de mora

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