Control de mensualidades del gimnasio en Excel
Revisada en octubre de 2026
El control de mensualidades del gimnasio es la hoja con un renglón por socio y una columna por mes del año, donde se anota lo que cada uno pagó y sale el saldo que trae. Lo que la hace del giro son tres cosas: la mensualidad sale del plan y no se escribe socio por socio, la inscripción va aparte de las mensualidades, y un mes congelado se marca con una C y no cuenta como adeudo.
El [control de membresías](/formatos/control-de-membresias) lleva un renglón por socio con su fecha de renovación, y sirve cuando los planes son trimestrales o anuales. Éste sirve cuando se cobra cada mes: la cuadrícula de doce meses es la que deja ver de un golpe en qué mes dejó de pagar alguien.
Aquí está el formato para bajarlo en Excel. Son tres pestañas: Socios, Planes y Cómo se usa.
Así se ve la hoja con los tres socios del ejemplo
| Socio | Plan | Mensualidad | Mes de alta | Meses vencidos | Pagado | Inscripción | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Andrea Lozano | Mensual | $650 | enero | 10 | $5,850 | $800 de $800 | $650 |
| Iván Rosales | Estudiante | $500 | marzo | 6 | $2,500 | $800 de $800 | $500 |
| Paola y Luis Vera | Pareja | $1,100 | agosto | 3 | $1,650 | $0 de $800 | $2,450 |
| Totales | $10,000 | $3,600 |
Corte del 21 de octubre de 2026, con el día de pago en 5. Iván tiene junio y julio congelados: son dos meses que la hoja no cuenta como adeudo, y por eso lleva 6 meses vencidos desde marzo y no 8. Paola y Luis arrastran los 800 de inscripción, que es la mayor parte de su saldo.
Lo que va en cada parte del control de mensualidades del gimnasio
- Planes, en su pestaña
- Mensual 650, Estudiante 500, Pareja 1,100 y Matutino 550 en el ejemplo. Al escoger el plan del socio, su mensualidad sale sola. Si subes un precio, lo cambias ahí y no socio por socio.
- Mes de alta
- El mes en que entró, de 1 a 12. Los meses anteriores no se le cuentan: un socio de agosto no debe enero. Es el error más caro de una hoja armada a mano, porque manda avisos de cobro a gente que no debe nada.
- Una columna por mes
- Se anota lo que pagó en la columna de su mes. Un pago parcial se escribe tal cual y el saldo lo refleja.
- La C del mes congelado
- Si el socio congeló su membresía ese mes, se escribe una C en vez de un monto. Ese mes queda fuera de la cuenta de meses vencidos, así que su saldo no crece por un mes que no usó.
- Inscripción, aparte
- La inscripción o anualidad va en su propia columna, con lo que ya pagó de ella en la de al lado. Lo que falte se suma al saldo. Meterla dentro de un mes deja al socio con un mes que parece pagado de más y otro sin pagar.
- Fecha de corte y día de pago
- En la pestaña Planes. El día de pago decide si el mes en curso ya cuenta: con el día 5, en octubre cuenta desde el día 5. La fecha de corte viene puesta en el día de hoy y se puede cambiar para revisar un corte pasado.
- Meses vencidos y saldo
- «Meses vencidos» cuenta los meses desde el alta hasta el corte, sin los congelados. El saldo es esos meses por la mensualidad, menos lo pagado, más lo que falte de la inscripción.
Cuándo se pide un control de mensualidades del gimnasio
Saber a quién escribirle esta semana
Se ordena por saldo. El socio con un mes pendiente recibe un aviso, y el que lleva tres recibe un estado de cuenta: no es el mismo mensaje.
Congelar una membresía sin perder la cuenta
Dos C en los meses que no vino y la hoja deja de cobrarle esos meses. Sin esa marca, el socio que congeló por un viaje regresa a un saldo que no debe y se va.
Cobrar la inscripción en partes
La inscripción pactada va en su columna y lo que entrega se anota en la de al lado. El saldo muestra la mensualidad y el resto de la inscripción por separado.
Subir el padrón a un sistema
Las cinco primeras columnas se guardan como CSV y se suben al abrir la cuenta.
Errores comunes con el control de mensualidades del gimnasio
Contarle a un socio los meses anteriores a su alta
Es lo que hace que un socio de agosto aparezca con siete meses de adeudo. El mes de alta está en su columna precisamente para eso.
Tratar al socio que no renovó como socio que debe
Quien llegó al final de su plan y no lo volvió a tomar no tiene deuda, tiene una decisión pendiente. Un aviso de cobro a esa persona cierra la puerta. La diferencia completa está en [plantilla de cobranza en Excel para gimnasios](/blog/plantilla-de-cobranza-en-excel-para-gimnasios).
Dejar el mes congelado en blanco
Un blanco cuenta como mes no pagado. La C es lo que lo saca de la cuenta.
Cambiar el precio en el renglón del socio
El precio vive en la pestaña Planes. Escribirlo encima de la mensualidad de un socio funciona ese mes y rompe el total del siguiente.
Cobrar un cargo rechazado como morosidad
Un cargo domiciliado que falló por tarjeta vencida no es un socio que no quiere pagar. Se anota como pendiente y se le avisa para que actualice la tarjeta, no se le cobra como atrasado.
Que los recordatorios salgan solos
Las cinco primeras columnas de la pestaña Socios son las que lee Makatea: guardas la hoja como CSV y la subes al abrir tu cuenta. El recordatorio de la mensualidad le llega a cada socio unos días antes de su fecha, por WhatsApp y correo, y se detiene cuando registras el pago. Makatea recuerda, registra y comunica: no cobra la mensualidad ni recibe el dinero.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Recordatorio de mensualidad del gimnasio para tus socios
Así cobra Makatea en gimnasios y estudios
Lo que se pregunta del control de mensualidades del gimnasio
- ¿Cómo registro un mes congelado?
- Con una C en la columna de ese mes. La hoja lo saca de la cuenta de meses vencidos, así que el saldo del socio no crece por un mes que no usó.
- ¿Dónde va la inscripción?
- En su propia columna, con lo que ya pagó de ella al lado. Lo que falte se suma al saldo sin mezclarse con ninguna mensualidad.
- ¿Qué diferencia hay con el control de membresías?
- El de membresías lleva un renglón por socio con su fecha de renovación y sirve para planes trimestrales o anuales. Éste es la cuadrícula de doce meses, para el gimnasio que cobra cada mes.
- ¿Cómo cambio el precio de un plan?
- En la pestaña Planes. La mensualidad de cada socio sale de ahí por su plan, así que un cambio de precio se hace una vez.
- ¿Qué hace el día de pago?
- Decide desde cuándo cuenta el mes en curso. Con el día 5, octubre empieza a contar como vencido a partir del 5 de octubre.
- ¿Sirve para planes de pareja o familiares?
- Sí, con el plan Pareja en la pestaña Planes y un renglón por membresía. El teléfono que se anota es el de quien recibe el aviso.
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