¿El colegio puede retener los certificados por pensiones impagas?

El artículo 16 de la Ley 26549, con la redacción de la Ley 27665 de 2002, dice que la institución educativa puede retener los certificados correspondientes a periodos no pagados siempre que se haya informado de esto a los usuarios al momento de la matrícula. La misma norma no permite condicionar la evaluación de los alumnos al pago. Esto no es asesoría legal.

¿A quién se dirige la carta?

Al padre, madre o apoderado que figura como responsable de pago en la matrícula. Nunca al estudiante, y nunca se entrega por su intermedio.

¿Cuándo se manda la segunda carta?

Unos quince días después de la primera, si no hubo respuesta ni pago. No repite el aviso: propone un cronograma concreto con fechas y montos.

¿El cronograma acordado se firma?

Sí. El cronograma aceptado se deja por escrito con la firma del padre, madre o apoderado. Un acuerdo de palabra se recuerda distinto en cada lado al segundo mes.

¿Sirve para Ecuador o para México?

Está escrita para el Perú, en soles y con el vocabulario de pensión de enseñanza y apoderado. En Ecuador se dice pensión y el texto se adapta cambiando la moneda; en México se dice colegiatura y el documento equivalente es otro.

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Carta de cobranza de pensiones escolares: modelo en Word

Revisada en octubre de 2026

Esta es la carta con la que un colegio privado del Perú le informa por escrito al padre, madre o apoderado que hay pensiones de enseñanza pendientes. La firma la administración o la tesorería del colegio, va dirigida al responsable de pago y no al estudiante, y su contenido es un detalle de meses y montos en soles, no una advertencia.

Aquí están las dos versiones para bajarlas en Word. La primera es la carta de aviso, con la tabla de pensiones pendientes mes por mes. La segunda se manda unos quince días después, si no hubo respuesta, y propone un cronograma para ponerse al día sin cubrir todo de una vez. Lo que está entre corchetes es lo que cambias.

Descargar en WordGratis y directo: sin correo y sin cuenta.

La carta de aviso, completa

[Ciudad], [día] de [mes] de [año]

Señor(a): [nombre del padre, madre o apoderado]

Responsable de pago del estudiante [nombre completo], [grado y sección], nivel [inicial / primaria / secundaria]

Presente.

Asunto: pensiones de enseñanza pendientes del año escolar [2026]

Estimado(a) [nombre]:

[Nombre de la institución educativa privada] le saluda y le informa que, según nuestro registro con corte al [fecha de corte], están pendientes las siguientes pensiones de enseñanza de [nombre del estudiante]: [agosto, vencida el 31/08/2026, S/ (monto)], [septiembre, vencida el 30/09/2026, S/ (monto)] y [octubre, vencida el 31/10/2026, S/ (monto)], con un total pendiente de S/ [total].

Le pedimos regularizar el saldo a más tardar el [fecha]. Puede pagar en [banco], en ventanilla, agente o banca por internet, con el código del estudiante [código]; por transferencia a la cuenta en soles N° [número], CCI [20 dígitos], a nombre de [titular]. Si paga por transferencia, envíe la constancia a [correo] o al WhatsApp +51 [9 dígitos] para aplicarla.

Si le conviene cubrirlo por partes, podemos acordar un cronograma de pagos. Para ello le invitamos a comunicarse con [nombre], de [administración / tesorería], al +51 [número] o a [correo], de [horario], o a acercarse a la oficina en ese horario.

Si ya realizó el pago, le pedimos disculpas por esta comunicación y le agradecemos enviarnos la constancia.

[Nombre de quien firma] · [Administración / Tesorería] · [Nombre de la institución educativa] · +51 [número] · [correo]

La segunda carta: el cronograma

Va unos quince días después de la primera, si no hubo respuesta. No sube el tono: cambia la propuesta.

Asunto: propuesta de cronograma para las pensiones pendientes

El [fecha de la primera carta] le informamos que estaban pendientes las pensiones de [meses], por un total de S/ [total]. A la fecha no hemos registrado el pago, por lo que le proponemos este cronograma para ponerse al día sin tener que cubrir todo de una vez: cuota 1 el [fecha] por S/ [monto], cuota 2 el [fecha] por S/ [monto] y cuota 3 el [fecha] por S/ [monto], con lo que el saldo queda en S/ 0.00.

Las cuotas se suman a la pensión de cada mes, que sigue venciendo en su fecha. Si este cronograma no se ajusta a sus posibilidades, díganos qué fechas y montos le funcionan y lo revisamos. Le pedimos responder a más tardar el [fecha].

Los canales de pago son los mismos de la carta anterior.

Descargar en WordLas dos versiones vienen en el mismo archivo

Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte de la carta de cobranza de pensiones escolares

Responsable de pago: El padre, la madre o el apoderado que firmó la matrícula. La carta va a su nombre, nunca al del estudiante, y se entrega en sobre cerrado o por correo.
Datos del estudiante: Nombre completo, grado y sección, y nivel. Sirven para identificar la cuenta, y no para exhibir al alumno en ningún otro documento.
La tabla de pensiones: Un renglón por mes, con su vencimiento, la pensión, el descuento o beca si lo hay, lo pagado y el saldo. Los montos se copian del control de pensiones, no se escriben de memoria.
Fecha de corte: El día hasta el que se revisó. Sin ella, un pago hecho ayer parece ignorado y la carta se contesta con un reclamo.
Canales de pago: Banco, cuenta en soles, CCI y el código del estudiante. El código es lo que permite aplicar el pago sin que nadie llame a preguntar de quién fue.
A quién llamar: Un nombre, un teléfono y un horario. Una carta que pide pagar y no dice con quién hablar deja al apoderado sin salida y sin respuesta.

Cuándo se usa

Cuándo se pide una carta de cobranza de pensiones escolares

Primera carta formal del año

Después de los recordatorios y antes de cualquier otra gestión. Es el documento que deja constancia de que se informó, con fecha.

Cuando el apoderado pide el detalle por escrito

Pasa seguido y es buena señal: quien pide el detalle quiere pagar. La tabla mes por mes es la respuesta.

Antes de proponer un cronograma

La segunda versión es la que convierte un saldo grande en tres cuotas que sí caben. Es la que más pensiones recupera.

Para el expediente del colegio

La copia firmada de recibido es lo que sostiene cualquier gestión posterior. Sin ella, todo queda en lo que cada quien recuerda.

Lo que no conviene

Errores comunes con la carta de cobranza de pensiones escolares

Mandarla con el estudiante

Es el error más grave y el más común. La carta va al apoderado, en sobre cerrado o por correo. Entregarla en el aula expone al alumno y convierte un cobro en un problema mayor.

Anunciar que no podrá rendir exámenes

La Ley 26549, de los Centros Educativos Privados, en su artículo 16 con la redacción que le dio la Ley 27665 de 2002, dice que los centros y programas educativos no podrán condicionar la atención de los reclamos ni la evaluación de los alumnos al pago de las pensiones. Anunciarlo en una carta es ofrecer algo que la norma no permite.

Usar un tono de advertencia

El artículo 4 de la Ley 27665 impide a los centros y programas educativos privados usar fórmulas intimidatorias que afecten el normal desenvolvimiento del desarrollo educativo y de la personalidad de los alumnos. La carta informa y propone, no amenaza.

Sumar recargos que no se informaron en la matrícula

Lo que se cobra tiene que ser lo que se informó por escrito antes de la matrícula. Un cargo nuevo en la carta es lo primero que se reclama y detiene el pago completo.

Que los recordatorios salgan solos

Makatea lleva el padrón de estudiantes con su pensión y manda el aviso de cada mes por WhatsApp y correo en la fecha que marcas, con ventana de envío por cuenta. Registras el pago y los avisos de esa familia se detienen. La carta la sigue firmando el colegio.

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¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Recordatorio de pago de pensiones escolares

Así cobra Makatea en escuelas y colegios

Preguntas

Lo que se pregunta de la carta de cobranza de pensiones escolares

¿El colegio puede retener los certificados por pensiones impagas?: El artículo 16 de la Ley 26549, con la redacción de la Ley 27665 de 2002, dice que la institución educativa puede retener los certificados correspondientes a periodos no pagados siempre que se haya informado de esto a los usuarios al momento de la matrícula. La misma norma no permite condicionar la evaluación de los alumnos al pago. Esto no es asesoría legal.
¿A quién se dirige la carta?: Al padre, madre o apoderado que figura como responsable de pago en la matrícula. Nunca al estudiante, y nunca se entrega por su intermedio.
¿Cuándo se manda la segunda carta?: Unos quince días después de la primera, si no hubo respuesta ni pago. No repite el aviso: propone un cronograma concreto con fechas y montos.
¿El cronograma acordado se firma?: Sí. El cronograma aceptado se deja por escrito con la firma del padre, madre o apoderado. Un acuerdo de palabra se recuerda distinto en cada lado al segundo mes.
¿Sirve para Ecuador o para México?: Está escrita para el Perú, en soles y con el vocabulario de pensión de enseñanza y apoderado. En Ecuador se dice pensión y el texto se adapta cambiando la moneda; en México se dice colegiatura y el documento equivalente es otro.

Para leer con calma

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