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Formatos de cobranza · Word, gratis

Constancia de saldo (carta de adeudo): formato en Word

Una constancia de saldo, también llamada carta de adeudo, es el documento en el que quien cobra hace constar cuánto le debe un cliente a una fecha de corte, desglosado. La firma el acreedor y la pide el deudor: quien quiere liquidar de una vez, quien va a refinanciar con otro, quien necesita saber el número exacto para cerrar una venta o un trámite. Es el reverso de la [carta de no adeudo](/formatos/carta-de-no-adeudo): una dice que no se debe nada y ésta dice cuánto se debe.

El renglón que la hace útil es el último: la vigencia del cálculo. Un saldo con intereses o recargos cambia todos los días, así que una constancia sin fecha de vigencia produce al cliente que llega tres semanas después con el papel en la mano a pagar una cantidad que ya no es la cantidad.

Aquí está el formato para copiarlo o bajarlo en Word. Lo que está entre corchetes es lo que cambias. En el archivo los seis renglones van en una tabla y el total va en negritas.

Descargar en WordTe lo mandamos al correo y lo bajas aquí mismo.

El formato completo

[Ciudad], a [día] de [mes] de [año].

CONSTANCIA DE SALDO (CARTA DE ADEUDO)

A quien corresponda:

[Nombre o razón social de quien emite], con RFC [RFC], hace constar que [nombre del cliente] tiene con nosotros, por concepto de [concepto: crédito número …, colegiaturas del alumno …, cuotas de la unidad …], el siguiente saldo con corte al [fecha de corte]:

Capital o cargos vencidos: $[monto]

Intereses ordinarios a la fecha: $[monto o «no aplica»]

Intereses moratorios o recargos pactados: $[monto o «no aplica»]

Cargos por vencer: $[monto]

Total para liquidar al [fecha de corte]: $[total]

Vigencia de este cálculo: hasta el [fecha]

Si el pago se hace después de la fecha de vigencia, el monto se recalcula. Al recibir el pago total se emite la carta de no adeudo.

Se extiende a petición del interesado, para los fines que a su derecho convengan.

[Nombre de quien firma] · [Cargo] · [Teléfono o correo para confirmarla]

Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte de la constancia de saldo

El concepto, con su identificador
El crédito con su número, el alumno con su matrícula, la unidad del condominio, la factura. Una constancia que dice sólo «por servicios» no sirve para liquidar: el que la recibe no puede comprobar que es la suya.
La fecha de corte
El día al que está calculado el saldo. Va en el encabezado y otra vez en el renglón del total, porque es el dato que vuelve verificable todo lo demás. Dos constancias del mismo cliente con distinta fecha de corte y distinto total no se contradicen; una sin fecha sí.
Capital o cargos vencidos
Lo que ya debió pagarse y no se pagó, sin intereses. Es el renglón que casi nunca se discute y conviene que vaya primero y solo, para que el cliente reconozca una parte antes de llegar a la que sí se discute.
Intereses ordinarios y moratorios
Dos renglones separados y al porcentaje que pacta el contrato. Si no pacta ninguno, los dos dicen «no aplica» y no se rellenan con una costumbre de la casa. Un interés que no está en el documento firmado no es cobrable por estar en la constancia.
Cargos por vencer
Lo que falta del plazo y todavía no se venció. Separarlo del vencido es lo que permite las dos conversaciones distintas: ponerse al corriente, que es el primer renglón, o liquidar todo, que es el total.
Vigencia del cálculo
Hasta qué día sirve el total. Si el saldo no genera intereses ni recargos, se escribe que el cálculo no cambia mientras no haya nuevos cargos, y así el renglón sigue informando algo en lugar de desaparecer.
Cuándo se usa

Cuándo se pide una constancia de saldo

Para liquidar antes del plazo

El cliente quiere pagar todo hoy y necesita el número. El total con su vigencia es la respuesta; el desglose es lo que le permite ver que no se le está cobrando un interés que no debía.

Para refinanciar con otra institución

Quien va a prestarle pide saber cuánto se debe y a quién. Ahí la constancia se lee fuera de tu negocio, así que el RFC, el concepto identificado y el teléfono para confirmarla son los campos que la vuelven aceptable.

Para un trámite o una venta

Vender un inmueble con cuotas pendientes, cambiar de escuela, traspasar un contrato. Primero se pide la constancia para saber el número y, cuando se paga, se pide la carta de no adeudo. Son dos documentos y dos momentos.

Para armar un convenio de pago

El saldo reconocido de un convenio sale de aquí. Primero se fija cuánto se debe y de qué está hecho, y después se reparte en abonos. Cuándo conviene ese camino está en [convenio de pago: cuándo conviene](/blog/convenio-de-pago-cuando-conviene).

Lo que no conviene

Errores comunes con la constancia de saldo

Dar un total sin desglose

Es el error que convierte la constancia en una cifra discutible. Un número solo invita a preguntar de dónde salió, y la respuesta tiene que estar en el papel y no en una llamada.

No poner vigencia

Sin vigencia el cliente asume que el total vale siempre, y tiene razón en asumirlo: el documento no dijo lo contrario. Cuando llega a pagar con un saldo viejo, la diferencia la vas a absorber tú o la vas a pelear.

Meter intereses que el contrato no pacta

Un recargo de costumbre, un «10% por mora» que nunca se firmó. Al ponerlo en una constancia queda por escrito y con tu firma. Si el contrato no lo pacta, el renglón dice «no aplica».

Calcular el saldo a mano

Los seis renglones se copian del control de pagos o del estado de cuenta, no se suman de memoria. Una constancia es el documento que el cliente va a usar para pagar: un error aquí se vuelve un pago incompleto que tú autorizaste.

Usarla como requerimiento de pago

La constancia informa; no exige ni pone plazo. Si lo que hace falta es pedir el pago con fecha, eso es un [requerimiento de pago](/formatos/requerimiento-de-pago) y se hace aparte. Mezclarlos deja un documento que no sirve para el trámite ni para cobrar.

Que los recordatorios salgan solos

Los seis renglones de la constancia salen del control de la cuenta. Makatea lo lleva: registra cada cargo y cada pago, separa lo vencido de lo que está por vencer y deja el saldo del cliente a la fecha, para copiarlo tal cual. Makatea recuerda, registra y comunica. No calcula crédito, no resguarda fondos y el pago entra a tu cuenta.

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Preguntas

Lo que se pregunta de la constancia de saldo

¿Es lo mismo una constancia de saldo que un estado de cuenta?
No. El estado de cuenta es el historial de movimientos. La constancia es una foto a una fecha, con el total para liquidar y su vigencia, firmada para que alguien de fuera la acepte.
¿Estoy obligado a darla si el cliente la pide?
Depende de tu contrato y de tu actividad; en algunos servicios regulados sí hay obligación. Al margen de eso conviene darla: un cliente que pide su saldo está tratando de pagar.
¿Qué pongo si el contrato no pacta intereses?
«No aplica» en los dos renglones de intereses. Dejarlos en blanco se lee como un dato que falta, y escribir un porcentaje que no se firmó no lo vuelve cobrable.
¿Cuánta vigencia le doy al cálculo?
La que te permita cobrar sin regalar intereses: de cinco a quince días naturales es lo usual. Si el saldo no genera recargos, se dice que el total no cambia mientras no haya cargos nuevos.
¿Y cuando el cliente ya pagó todo?
Entonces el documento que pide es otro: la carta de no adeudo, que hace constar que no debe nada al corte. La constancia de saldo se queda como el papel de lo que debía antes de liquidar.
Para leer con calma
Otros formatos

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