Notificación de cobro de deuda: ejemplo en Word
Revisada en octubre de 2026
La notificación de cobro de deuda es la primera carta con la que un negocio le avisa por escrito a su cliente qué valores tiene vencidos, cuánto suman y hasta cuándo puede pagarlos. La firma quien lleva el crédito y la cobranza, y su función es dejar constancia de la fecha en que se pidió el pago. Esta es la versión de Ecuador: los valores van en dólares, el cliente se identifica con cédula o RUC y el teléfono de contacto va con +593.
Bájala en Word o mira el ejemplo aquí abajo. Lo que está entre corchetes es lo que cambias.
El archivo trae dos versiones: la primera notificación y la segunda notificación de cobro extrajudicial, que se manda unos quince días después si no hubo respuesta. El equivalente mexicano de este documento es la [carta de cobro](/formatos/carta-de-cobro), y el colombiano la [carta de cobro de cuotas de administración](/formatos/carta-de-cobro-de-cuotas-de-administracion) cuando el cobro es de un conjunto.
La primera notificación, completa
[Ciudad], [día] de [mes] de [año]
NOTIFICACIÓN DE COBRO
Señor(a): [nombre del cliente o razón social] · Cédula / RUC: [número]
Dirección: [dirección] · Correo: [correo]
Presente.
De mi consideración:
Por medio de la presente, [razón social de quien cobra], con RUC [13 dígitos], le notifica que a la fecha mantiene con nosotros los siguientes valores vencidos por [concepto: venta de mercadería a crédito, servicios de …, préstamo N° …]:
Documento · Emisión · Vencimiento · Valor · Abonos · Saldo
Factura 001-001-[000000123] · [fecha] · [fecha] · USD [valor] · USD [abonos] · USD [saldo]
Factura 001-001-[000000124] · [fecha] · [fecha] · USD [valor] · USD [abonos] · USD [saldo]
Total vencido · · · · · USD [total]
Le pedimos cancelar el total de USD [total] ([total en letras] dólares de los Estados Unidos de América) hasta el [fecha límite], por transferencia o depósito a la cuenta [corriente / de ahorros] N° [número] del [banco], a nombre de [titular], RUC [número], o en [otra forma de pago]. Envíe el comprobante a [correo] o al WhatsApp +593 [número] para aplicarlo.
Si ya realizó el pago, le agradecemos enviarnos el comprobante; es posible que aún no se refleje en nuestro registro. Si no puede cubrir el total en esa fecha, comuníquese con nosotros antes para acordar un convenio de pago por escrito.
Quedamos atentos al +593 [número], de [horario].
Atentamente,
_______________________________
[Nombre de quien firma] · [Cargo: crédito y cobranza] · [Razón social]
Recibí esta notificación el [fecha]: ____________________ [nombre, cédula y firma]
La segunda notificación de cobro extrajudicial
Va unos quince días después de la primera, si no hubo pago ni respuesta. Cambia tres cosas y no es una carta más fuerte: es una carta con más fechas.
Arranca con la fecha de la primera notificación y el medio por el que se entregó, sea entrega personal, correo o WhatsApp. Ése es el dato que la vuelve útil.
La tabla cambia de columnas: documento, vencimiento, días vencido y saldo. Los días vencidos se cuentan desde la fecha de vencimiento de cada documento, no desde la primera carta.
Pide cancelar el saldo o proponer un convenio de pago hasta una nueva fecha límite, con los mismos datos de pago, y dice en una línea que la gestión se hace de forma directa entre las partes, sin intervención de un juzgado.
Lo que va en cada parte de la notificación de cobro de deuda
- Cédula o RUC del cliente
- Va arriba, junto al nombre. Es lo que amarra la notificación a una persona o a una empresa concreta y lo que evita el reclamo de que la carta no era suya.
- RUC de quien cobra
- Los trece dígitos de tu razón social. Una notificación sin el RUC de quien cobra se lee como un mensaje y no como un documento de la empresa.
- El detalle, documento por documento
- Una fila por factura, con emisión, vencimiento, valor, abonos y saldo. El total vencido es la suma de los saldos, no de los valores, y es el renglón donde más se equivoca quien copia a mano.
- El número de factura completo
- Los tres bloques, como los emite el sistema de facturación: establecimiento, punto de emisión y secuencial. Un número incompleto obliga al cliente a buscar, y eso alarga la respuesta.
- La fecha límite
- Una fecha, no un plazo en días. «Hasta el 7 de noviembre» se verifica; «en 10 días» se discute desde cuándo se cuentan.
- La cuenta y a dónde va el comprobante
- Tipo de cuenta, número, banco, titular y su RUC. Y el correo o el WhatsApp con +593 al que se manda el comprobante, porque el pago que no se reporta se vuelve a cobrar.
- El párrafo de «si ya pagó»
- Dos líneas que ahorran la mitad de las llamadas enojadas. Reconocen que el registro puede ir atrasado y piden el comprobante en vez de afirmar que no pagó.
- El acuse de recibido
- La raya de abajo, con fecha, nombre, cédula y firma. Es lo único que después prueba cuándo se entregó. Si se manda por correo o por WhatsApp, se guarda la captura con la fecha.
Cuándo se pide una notificación de cobro de deuda
Para la primera vez que el cobro se pone por escrito
Después de dos o tres recordatorios sin respuesta. Antes de eso, un mensaje alcanza y cuesta menos. La notificación es el escalón que deja constancia.
Para un cliente empresa que pide el documento
En una empresa el pago se procesa con un papel adentro. La notificación con el detalle factura por factura es lo que el área de pagos necesita para agendarlo.
Para ordenar una cartera que lleva meses sin revisarse
Los saldos salen del [control de cuentas por cobrar](/formatos/control-de-cuentas-por-cobrar) y se copian tal cual. Una notificación con un saldo que el cliente puede desmentir con su comprobante arruina la gestión completa.
Para dejar lista la conversación del convenio
La carta ya invita a proponer un convenio por escrito antes de la fecha límite. Cómo se arma ese acuerdo y qué debe traer está en [cobro prejurídico](/blog/cobro-prejuridico-que-es-y-como-se-hace).
Errores comunes con la notificación de cobro de deuda
Hacerla parecer un documento judicial
Membretes con balanzas, sellos de juzgado o palabras como demanda y embargo en una carta que nadie presentó ante un juez. Es la gestión directa entre dos partes y el documento tiene que decirlo así.
Mandarla a familiares, vecinos o al trabajo del cliente
La notificación es para quien debe. Entregarla a un tercero expone un dato que no es suyo y convierte un cobro ordinario en un problema distinto.
Agregar amenazas o cargos que nadie pactó
Gastos de cobranza, intereses o comisiones que no están en el contrato ni en la factura. Si no estaban antes, no se cobran aquí.
Mandar la segunda sin la fecha de la primera
La segunda notificación vale por el historial que cita. Sin la fecha y el medio de la primera es sólo la misma carta otra vez, y el cliente la lee igual.
Copiar los valores de memoria
Un saldo mal copiado le da al cliente la razón para no pagar ninguno. Los números salen del control, con su fecha de corte.
No guardar el acuse
Sin firma de recibido, sin sello de correo o sin la captura del envío, la notificación no prueba nada. Se archiva el mismo día que se entrega.
Que los recordatorios salgan solos
Una notificación escrita es el escalón caro. Antes de llegar ahí, el aviso en su fecha resuelve la mayoría. Con el padrón cargado, Makatea manda el recordatorio de cada vencimiento por WhatsApp y correo, registra el pago cuando lo capturas y deja de insistirle a quien ya pagó. Cada cuenta trabaja en su propia zona horaria y los teléfonos se guardan con su código de país. El dinero sigue llegando a tu cuenta: Makatea recuerda, registra y comunica, no mueve dinero.
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Lo que se pregunta de la notificación de cobro de deuda
- ¿Qué debe decir una notificación de cobro de deuda?
- Quién cobra con su RUC, a quién con su cédula o RUC, el detalle de los documentos vencidos con su saldo, el total, la fecha límite, la forma de pago y el acuse de recibido con fecha y firma.
- ¿En qué se diferencia de la segunda notificación?
- La segunda cita la fecha y el medio de la primera, cambia la tabla por una de días vencidos y pide el pago o un convenio. No sube el tono: agrega fechas.
- ¿Cuánto tiempo se le da al cliente?
- Se pone una fecha y no un plazo en días. Lo habitual es entre siete y quince días desde la entrega, y la segunda notificación va unos quince días después de esa fecha si no hubo respuesta.
- ¿Puedo cobrar gastos de cobranza en la notificación?
- Sólo si estaban pactados antes en el contrato o en el documento de la deuda. Agregarlos por primera vez en la carta le da al cliente un motivo para discutir el total completo. Esto no es asesoría legal.
- ¿Vale si la mando por WhatsApp o por correo?
- Sirve para dejar constancia si guardas el envío con su fecha. Lo que más pesa es el acuse firmado, así que cuando se puede entregar en mano se entrega en mano y se pide la firma.
- ¿Es lo mismo que una demanda?
- No. Es una gestión directa entre las partes, sin intervención de un juzgado, y el documento lo dice en una línea. Hacerla parecer judicial es lo que después invalida la gestión.
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