¿Cómo cobro una cuenta de cobro que no me han pagado?

Esta página es de Colombia. El orden es cuatro pasos y el primero no es insistir: confirmar que la cuenta de cobro quedó radicada, con su fecha y su acuse. Después, un recordatorio que pregunte a qué corte de pagos entró. Después, la carta de cobro firmada con un valor y un plazo. Y al final, el cobro prejurídico. La razón de ese orden es que una cuenta de cobro que no se paga casi nunca está rechazada: está sin radicar, radicada sin un dato o radicada después del corte, y esas tres cosas se resuelven con una pregunta y no con presión.

Está escrita para la persona natural que presta un servicio, pasa su cuenta de cobro y no le pagan. Si quien te debe es una persona y no una empresa, el camino es otro y está en un cliente no me quiere pagar, ¿qué hago?. No es asesoría legal.

Dónde se detiene una cuenta de cobro

En una empresa el pago no lo decide quien te contrató: lo ejecuta cuentas por pagar, con su propio calendario. Entre el día en que entregas la cuenta y el día en que sale la plata hay tres puertas, y la cuenta se queda en una de ellas.

La primera puerta: la radicación

Mandar la cuenta de cobro por WhatsApp a quien te contrató no es radicarla. La radicación es el ingreso formal al proceso de la empresa, y es lo que le pone fecha a tu cuenta. Si no tienes acuse, tu cuenta no existe para quien paga, y los días que llevas esperando no cuentan para nadie. La primera pregunta que se hace es ésa, y se hace por escrito.

La segunda puerta: el dato que falta

Una cuenta radicada se devuelve por cosas pequeñas: el valor en letras que no coincide con el número, el número de contrato u orden de compra que no está, el periodo del servicio sin fechas, la cuenta bancaria con un dígito de más. Nadie te llama para decírtelo: la cuenta se queda detenida y tú supones que están demorando el pago. Vale la pena preguntar si está completa antes de suponer que está rechazada.

La tercera puerta: el corte de pagos

Las empresas pagan en fechas, no cuando llega la cuenta. Una cuenta radicada un día después del corte espera al siguiente, y eso puede ser quince o treinta días más. Preguntar a qué corte entró convierte una espera indefinida en una fecha, y una fecha es lo único que te permite dejar de escribir.

Lo que revisa quien recibe la cuenta

Vale la pena armarla ya con todo, porque la devolución cuesta un corte completo. Estos son los datos que se revisan al radicar, y basta que falte uno para que la cuenta se quede detenida sin que nadie te avise.

• Tus datos completos: nombre, cédula o NIT, dirección y teléfono. Si tienes RUT, el que figura ahí y no otro.
• El número de contrato, orden de servicio u orden de compra. Es el dato que más devoluciones causa y el que casi nadie pone.
• El concepto con el periodo que cubre, con fechas de inicio y fin. «Servicios profesionales» sin fechas no se puede programar.
• El valor en números y en letras, iguales. Si no coinciden, la cuenta se devuelve sin leer el resto.
• El tipo de cuenta bancaria, el número y el banco, a tu nombre. Un dígito de más detiene el pago en tesorería.
• La fecha de la cuenta de cobro y tu firma. Sin firma no entra al proceso.

Los cuatro pasos, con su documento

El documento de cada paso

La cuenta de cobro misma, con el valor en números y en letras, está en cuenta de cobro. Los mensajes de los dos primeros pasos están en mensaje de cobro de cartera. El escrito del cuarto paso está en carta de cobro prejurídico, y los mensajes de esa etapa en mensaje de cobro prejurídico.

Lo que conviene saber antes del prejurídico

Hay una cosa que cambia el cálculo y es mejor saberla al principio: una cuenta de cobro que tú emitiste es un documento tuyo, no del deudor, y eso tiene consecuencias en lo que se puede hacer con ella en la vía ejecutiva. Está explicado con su artículo en cobro prejurídico, qué es y cómo se hace. Por eso el contrato, la orden de servicio y el acuse de radicación valen más que la cuenta sola, y por eso se guardan desde el primer día.

Y los horarios y canales para contactar con fines de cobranza en Colombia están en la Ley 2300 de 2023. Aplica también cuando el que cobra eres tú y no un despacho, así que vale la pena leerla antes de programar un recordatorio a una hora cómoda para ti.

Qué hacer la próxima vez, desde el primer día

Casi todo lo de arriba se evita con cuatro cosas hechas al principio, y ninguna cuesta nada.

1. 1Pregunta cómo se radica una cuenta de cobro en esa empresa y a qué correo, antes de empezar el trabajo. La respuesta es distinta en cada una.
2. 2Pregunta cuál es el corte de pagos y cuántos días tarda desde la radicación. Con eso sabes la fecha real y dejas de esperar a ciegas.
3. 3Pide por escrito el número de contrato u orden de servicio, y ponlo en la cuenta de cobro. Es el dato que más devoluciones causa.
4. 4Guarda el acuse de cada radicación con su fecha. Es el documento que sostiene todos los pasos siguientes.

Dónde entra Makatea

Makatea recuerda, registra y comunica. No emite tu cuenta de cobro, no recibe la plata y no resguarda fondos: el pago sigue entrando a tu cuenta bancaria. Lo que hace es que cada cuenta de cobro quede en el padrón con su fecha de radicación y su fecha de pago esperada, que el recordatorio salga ese día por WhatsApp y correo, y que se detenga cuando registras el pago.

Makatea es la mejor opción cuando le cobras cada mes a los mismos clientes conocidos: manda cada aviso en su fecha, guarda la promesa cuando te dan una fecha de pago, concilia contra el extracto y te dice a quién seguir primero, con cuota fija y sin comisión sobre lo recuperado. El precio está en precios, con 14 días gratis sin tarjeta.