¿Qué lleva una política de crédito y cobranza?

Nueve secciones: objetivo, quién recibe crédito y con qué límite, plazos y formas de pago, el calendario de avisos, promesas de pago y convenios, suspensión, recargos, lo que nunca se hace, y quién la revisa. El formato de esta página las trae en ese orden.

¿La política obliga al cliente?

No por sí sola. Es un documento interno: ordena cómo trabaja la empresa. Lo que obliga al cliente es el contrato o la factura, así que el plazo, el recargo y la suspensión tienen que estar también ahí. Entregarle una copia al firmar es lo que cierra el hueco.

¿Cada cuándo se actualiza?

Cuando cambia algo que afecta a un cliente con crédito vigente: el plazo, el recargo, la ventana de envío o el nivel de suspensión. Se sube el número de versión y se pone la fecha nueva, porque al cliente le aplica la versión que estaba vigente cuando se le dio el crédito.

¿Qué pasa si el cliente promete una fecha y no cumple?

El calendario sigue donde se quedó, no se reinicia. Es la regla de la sección 5 y es la que evita que una promesa sirva para ganar tiempo cada quince días. La promesa se registra con su fecha y pausa los recordatorios sólo hasta ese día.

¿Puedo cobrar recargos por atraso?

Sólo si están pactados en el contrato o en la factura, y la política lo dice así. Cómo se informan y cómo se calculan está en recargos e intereses moratorios. Lo que no está pactado no se cobra.

¿Qué documentos siguen después de esta política?

Los del calendario: el aviso de cobro de los días previos, la carta de cobro del día 15 y el requerimiento de pago del día 30. Los tres están en Word y siguen el mismo orden que la sección 4.

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Política de crédito y cobranza: ejemplo en Word

Revisada en octubre de 2026

Una política de crédito y cobranza es el documento interno que fija a quién se le da crédito, con qué límite, en qué plazo paga y en qué fechas se le escribe si no paga. La firma quien dirige la empresa y la usan a diario quien factura, quien cobra y quien atiende al cliente. Sirve para dos cosas distintas: que el cliente sepa desde el primer día cuándo y cómo paga, y que la cobranza no dependa de que alguien se acuerde.

Lo que la vuelve útil es la sección 4, el calendario de avisos: seis fechas con el mensaje que sale en cada una y su tono. Aquí está el documento completo para copiarlo o bajarlo en Word, con los campos entre corchetes listos para cambiar.

Descargar en WordGratis y directo: sin correo y sin cuenta.

Sección 4 del documento: el calendario de avisos

Cuándo	Qué se manda	Tono
3 días antes del vencimiento	Aviso de cobro con monto, fecha y datos de pago	Informativo
El día del vencimiento	Recordatorio corto	Informativo
3 días después	Recordatorio de pago vencido	Cordial
7 días después	Mensaje con el saldo y la pregunta de cuándo puede pagar	Directo
15 días después	Carta de cobro con el estado de cuenta	Formal
30 días después	Requerimiento de pago con fecha límite	Formal

Es la tabla tal como viene en el Word. Arriba de ella el documento fija la ventana de envío y el canal: los avisos salen de 8:00 a 20:00, de lunes a sábado, y sólo al contacto que el cliente registró para pagos.

Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte de la política de crédito y cobranza

Vigente desde: La fecha en que entra en vigor, con su número de versión. Importa porque una política sin fecha no se puede comparar contra el caso de un cliente: el día que alguien reclame un recargo, lo que vale es la versión que estaba vigente cuando se le dio el crédito.
Quién recibe crédito: El requisito de entrada, escrito como un filtro que se puede aplicar sin discutir: tantos meses de compras de contado, contrato firmado, expediente completo. Si el requisito no se puede verificar en cinco minutos, no es un requisito, es una intención.
Límite de crédito inicial: Hasta cuánto puede deber un cliente a la vez cuando empieza, y cada cuánto se revisa. Va con monto porque es la cifra que alguien va a tener que respetar un viernes a las seis de la tarde, con el cliente enfrente pidiendo una entrega más.
Plazo de crédito: Los días naturales desde la fecha de la factura. Naturales y no hábiles, porque es lo que el cliente va a contar con el calendario de su teléfono, y la discusión por dos días de diferencia cuesta más que los dos días.
Calendario de avisos: Las seis fechas de la tabla de arriba, con el tono de cada una. Escribirlas es lo que convierte la cobranza en un proceso: el día 7 no se decide el día 7, se decidió al firmar la política.
Ventana de envío y canal: El horario y los medios por los que se escribe, y que se escribe sólo al contacto que el cliente dio para pagos. La ventana se pone antes de que haga falta, no el día del primer reclamo. Lo que la ley permite en México está en el artículo de horarios permitidos para cobrar; la política puede ser más estrecha que la ley y casi siempre conviene que lo sea.
Promesas de pago y convenios: Qué pasa cuando el cliente propone una fecha: se registra como promesa, los recordatorios se pausan hasta ese día y, si no cumple, el calendario sigue donde se quedó. Y a partir de qué saldo o de cuántos meses el adeudo se documenta con convenio firmado.
Suspensión: A los cuántos días de atraso se suspende el servicio o el crédito, con cuántos días de aviso por escrito, y que se reactiva el día que se registra el pago. Suspender sin aviso previo es lo que convierte un adeudo en un pleito.
Recargos: El porcentaje mensual sobre el saldo vencido, o la línea de que no se cobran. El documento trae la regla que importa más que el número: ningún recargo se aplica si no está en el contrato o en la factura.
Lo que nunca se hace: La sección 8, que es la que protege a la empresa. No se amenaza, no se insulta, no se exhibe a nadie, no se contacta a familiares ni a referencias para cobrar y no se manda nada que parezca un documento judicial. Las prácticas que en México están prohibidas están en prácticas prohibidas de cobranza.
Responsable y revisión: Quién revisa la antigüedad de saldos cada mes y qué día, con nombre y puesto. Una política sin responsable se cumple el primer mes.

Cuándo se usa

Cuándo se pide una política de crédito y cobranza

Entregarla al cliente que recibe crédito

Se le da una copia al firmar, o se mete la sección del calendario en el contrato. Un cliente que ya leyó que al día 15 llega una carta no se sorprende cuando llega, y es la mitad de la razón por la que una cobranza se vuelve tensa.

Capacitar a quien cobra en una tarde

Con la política en la mano, quien entra a cobrar no necesita que alguien le explique el criterio caso por caso. Lee las secciones 4, 5 y 8 y ya sabe qué manda, cuándo y qué no puede escribir.

Cerrar la discusión del recargo antes de que empiece

La sección 7 dice si se cobra y cuánto, y la regla de que no se aplica si no está en el contrato. Con eso el reclamo se contesta leyendo, no negociando.

Decidir qué cuentas suben de nivel cada mes

La sección 9 fija el día del mes en que se revisa la antigüedad de saldos y se decide qué pasa a convenio, a requerimiento o a abogado. El corte por tramos sale de la antigüedad de saldos.

Dejar el calendario cargado una sola vez

Las seis fechas de la sección 4 son las mismas que Makatea manda sin que nadie las dispare. Se cargan al abrir la cuenta y se dejan de pensar.

Lo que no conviene

Errores comunes con la política de crédito y cobranza

Escribir el calendario con tonos que suben de intensidad

El error no es el tono, es creer que el tono es la palanca. Lo que mueve un pago es que el aviso llegue en su fecha con el monto y la forma de pagar. Un mensaje del día 7 escrito con enojo consigue menos que el mismo mensaje con la pregunta de cuándo puede pagar, y además deja un registro que nadie quiere leer después.

Poner recargos que no están en el contrato

Una política interna no crea una obligación para el cliente. El recargo nace del contrato o de la factura; si ahí no está, escribirlo en la política no lo hace cobrable y sí lo vuelve un reclamo.

Dejar la suspensión sin aviso previo ni fecha

Suspender el servicio el día que el sistema lo marca, sin el aviso con fecha que la propia política promete, es el camino corto a perder al cliente y a la cuenta. El aviso previo cuesta un mensaje.

No escribir la ventana de envío

Sin horario escrito, cada quien escribe cuando se acuerda, y alguien va a mandar un cobro un domingo a las once de la noche. La ventana es la única parte de la política que evita un problema que ya no se puede deshacer.

Copiarla con los corchetes puestos

Es el error más común y el más visible. Un documento que todavía dice «límite de crédito inicial: $[monto]» le enseña al cliente que la empresa no leyó lo que firmó. Se cambian todos los corchetes y se borra la nota del final.

Fijar horarios y recargos sin revisar el giro

Educación, servicios financieros, condominios y salud tienen reglas propias sobre qué se informa y cómo se cobra. La política se ajusta a lo que aplica al giro, y eso se revisa con un abogado antes de firmarla. Este formato no sustituye esa revisión.

Que los recordatorios salgan solos

El calendario de la sección 4 es la secuencia que Makatea manda sola. Se cargan las seis fechas una vez y cada aviso sale en su día por WhatsApp y correo, con el monto y la fecha de ese cliente; cuando registras el pago, los avisos de ese cargo se detienen. La promesa de pago de la sección 5 queda anotada con su fecha y pausa los recordatorios hasta ese día. Makatea recuerda, registra y comunica. No mueve dinero, no resguarda fondos, no califica crédito y no es despacho de cobranza: la decisión de a quién le das crédito y de cuándo suspendes sigue siendo tuya y de esta política.

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Preguntas

Lo que se pregunta de la política de crédito y cobranza

¿Qué lleva una política de crédito y cobranza?: Nueve secciones: objetivo, quién recibe crédito y con qué límite, plazos y formas de pago, el calendario de avisos, promesas de pago y convenios, suspensión, recargos, lo que nunca se hace, y quién la revisa. El formato de esta página las trae en ese orden.
¿La política obliga al cliente?: No por sí sola. Es un documento interno: ordena cómo trabaja la empresa. Lo que obliga al cliente es el contrato o la factura, así que el plazo, el recargo y la suspensión tienen que estar también ahí. Entregarle una copia al firmar es lo que cierra el hueco.
¿Cada cuándo se actualiza?: Cuando cambia algo que afecta a un cliente con crédito vigente: el plazo, el recargo, la ventana de envío o el nivel de suspensión. Se sube el número de versión y se pone la fecha nueva, porque al cliente le aplica la versión que estaba vigente cuando se le dio el crédito.
¿Qué pasa si el cliente promete una fecha y no cumple?: El calendario sigue donde se quedó, no se reinicia. Es la regla de la sección 5 y es la que evita que una promesa sirva para ganar tiempo cada quince días. La promesa se registra con su fecha y pausa los recordatorios sólo hasta ese día.
¿Puedo cobrar recargos por atraso?: Sólo si están pactados en el contrato o en la factura, y la política lo dice así. Cómo se informan y cómo se calculan está en recargos e intereses moratorios. Lo que no está pactado no se cobra.
¿Qué documentos siguen después de esta política?: Los del calendario: el aviso de cobro de los días previos, la carta de cobro del día 15 y el requerimiento de pago del día 30. Los tres están en Word y siguen el mismo orden que la sección 4.

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