Aviso de cobro: formato en Word
Revisada en octubre de 2026
El aviso de cobro es el documento con el que quien cobra le informa a su cliente el cargo del periodo antes de que venza. Lleva el concepto, el periodo, el monto, la fecha límite y cómo pagar. No reclama nada, porque a la fecha en que se manda todavía no hay atraso. Lo firma quien cobra, desde cobranza, administración o caja, y va sólo a la persona que paga.
Si la fecha ya pasó, el documento que corresponde es la [carta de cobro](/formatos/carta-de-cobro), que sí nombra el atraso y pone un plazo. Esa es la diferencia entera entre los dos: el aviso informa un cargo que viene, la carta reclama uno que se quedó.
Bájalo en Word o cópialo de aquí abajo. Lo que está entre corchetes es lo que cambias. Sirve igual para una mensualidad, una colegiatura, una cuota de mantenimiento o una renta: lo único que cambia es el concepto.
El formato completo
[Ciudad], a [día] de [mes] de [año].
AVISO DE COBRO · Folio [número de aviso]
[Nombre del cliente, alumno y tutor, o propietario y unidad]
[Número de cliente, matrícula, unidad o contrato]
Estimado(a) [nombre]: le informamos el cargo de este periodo.
[mensualidad, colegiatura, cuota de mantenimiento, renta o servicio] · [mes y año] · $[monto]
[otro cargo, si aplica] · [periodo] · $[monto]
Total a pagar: $[total]
Fecha límite de pago: [día de mes de año].
Puede pagar por transferencia a la cuenta CLABE [CLABE] de [banco], a nombre de [titular], con la referencia [referencia], o en [otra forma de pago: caja, liga de pago, depósito]. Envíe su comprobante a [correo o WhatsApp] para aplicarlo el mismo día y mandarle su recibo.
[Si aplica: después de la fecha límite se aplica el recargo de $[monto] que establece [el contrato / el reglamento / el acuerdo de asamblea del (fecha)].] Si ya realizó este pago, no tome en cuenta este aviso.
Para cualquier duda, estamos en [teléfono o correo], de [horario].
Atentamente, [nombre de quien cobra] · [área: cobranza, administración, caja] · [teléfono o correo]
Lo que va en cada parte del aviso de cobro
- El folio del aviso
- Un número por aviso, consecutivo. Sirve para dos cosas concretas: el cliente lo cita cuando manda el comprobante y tú sabes de qué periodo habla, y si el mismo cargo se avisa dos veces el folio repetido lo delata.
- A quién va dirigido
- El nombre de quien paga, no el de quien recibe el servicio. En una escuela es el tutor y no el alumno. En un condominio es el propietario y la unidad. Un aviso dirigido al alumno o a la unidad sin nombre termina en manos de alguien que no decide el pago.
- Concepto y periodo, en renglones separados
- Un renglón por cargo, con el mes y el año escritos. «Colegiatura de octubre de 2026» se revisa contra el estado de cuenta; «colegiatura» a secas no. Si en el periodo hay dos cargos, van en dos renglones con su monto cada uno y el total abajo.
- La fecha límite
- La del contrato o el reglamento, con día, mes y año. Es el único dato del aviso que decide si el cargo está vencido, así que no se deja implícito ni se escribe como «los primeros días del mes».
- Los datos de pago completos
- CLABE, banco, titular y referencia. La referencia es la que identifica al cliente: sin ella el pago llega al banco sin nombre y alguien tiene que adivinar de quién fue. Qué hacer cuando eso pasa está en [cómo se aplica un pago que no trae referencia](/blog/como-se-aplica-un-pago-que-no-trae-referencia).
- El recargo, sólo si existe antes
- El renglón del recargo va únicamente si está en el contrato, en el reglamento o en un acuerdo de asamblea, y se nombra cuál. Un recargo que aparece por primera vez en el aviso no es un recargo: es una cantidad que el cliente no aceptó.
- La línea de «si ya pagó»
- Dos renglones que ahorran la mitad de las respuestas molestas. El aviso se arma con el corte de ayer y el cliente pudo pagar hoy, así que la frase reconoce ese cruce antes de que él tenga que explicarlo.
- Quién firma y por dónde contestar
- Nombre, área y un teléfono o correo que alguien lea. Un aviso que no dice a quién contestarle obliga al cliente a buscar el canal, y el que no encuentra canal no avisa que va a pagar tarde.
Cuándo se pide un aviso de cobro
Antes del vencimiento, como aviso del periodo
Es su uso principal. Se manda tres o cinco días antes de la fecha límite, con el cargo del mes ya calculado. A qué hora conviene mandarlo está medido en [a qué hora mandar un recordatorio de pago](/blog/a-que-hora-mandar-un-recordatorio-de-pago).
El mismo día del vencimiento
Mismo documento, misma redacción. Mientras la fecha límite sea hoy, el aviso sigue informando y no reclamando. Al día siguiente ya no es este documento.
Para un cargo que no es el de siempre
Una cuota extraordinaria, un material, una reparación que el contrato repercute. Ahí el aviso hace más falta que en la mensualidad, porque el monto no es el que el cliente espera y el renglón del concepto es lo único que lo explica.
Como respaldo del cobro de un condominio
La administración necesita constancia de que avisó a cada unidad antes de aplicar lo que el reglamento permite. El aviso con folio y fecha es esa constancia. El recargo de las cuotas tiene su propia regla, y está en [intereses moratorios en cuotas de mantenimiento](/blog/intereses-moratorios-en-cuotas-de-mantenimiento).
Errores comunes con el aviso de cobro
Mandarlo cuando el pago ya está vencido
Es el error de cabecera. Un aviso que informa un cargo de hace dos meses le dice al cliente que nadie estaba mirando. Para eso está la carta de cobro, que nombra el atraso, los días y el plazo.
Mandarlo a un grupo
El monto y el nombre de quien debe son datos personales. Un aviso en el grupo del edificio o del salón los enseña a todos y convierte un trámite en un conflicto. Qué no se puede hacer al cobrar está en [prácticas prohibidas de cobranza en México](/blog/practicas-prohibidas-de-cobranza-en-mexico).
Dejar la fecha límite en «a principios de mes»
Sin fecha exacta no hay vencimiento, y sin vencimiento no hay recargo que se sostenga ni atraso que se pueda nombrar después. Es el campo que más barato cuesta llenar bien.
Poner un recargo que no está en ningún papel
El cliente lo va a discutir y va a tener razón. Si el contrato no lo trae, el aviso va sin recargo y el recargo se negocia para el contrato del año siguiente.
Redactarlo con la plantilla de la carta de cobro
Pasa cuando se reusa el documento anterior. Queda un aviso preventivo que habla de incumplimiento y de consecuencias, y el cliente que iba a pagar a tiempo lo recibe como una acusación.
No numerar los avisos
Sin folio no hay manera de saber si el cargo de septiembre se avisó, ni de cuadrar el comprobante que llega sin referencia. Un consecutivo por año y por cliente basta.
Que los recordatorios salgan solos
El aviso de cobro resuelve un periodo. Lo que se vuelve trabajo es mandarlo cada mes, a cada cliente, con su monto y su fecha, y dejar de mandarlo a quien ya pagó. Con el padrón cargado, Makatea manda el aviso de cada cargo por WhatsApp y correo en la fecha que le pongas, registra el pago el día que lo capturas y se detiene con quien ya pagó. El dinero llega a tu cuenta: Makatea recuerda, registra y comunica, no mueve dinero.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Recordatorio de pago de mensualidad
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Lo que se pregunta del aviso de cobro
- ¿Qué es un aviso de cobro?
- Es el documento con el que quien cobra informa el cargo del periodo antes de que venza. Lleva concepto, periodo, monto, fecha límite y datos de pago. No reclama un atraso, porque cuando se manda todavía no hay atraso.
- ¿Cuál es la diferencia entre un aviso de cobro y una carta de cobro?
- La fecha. El aviso va antes o el mismo día del vencimiento y sólo informa. La carta de cobro va cuando el pago ya se pasó, nombra los días de atraso y pone un plazo para pagar.
- ¿Cuándo se manda el aviso de cobro?
- Entre tres y cinco días antes de la fecha límite, o el mismo día del vencimiento. Antes de eso el cliente lo olvida y después ya no es un aviso.
- ¿Puedo incluir un recargo en el aviso de cobro?
- Sólo si el recargo está en el contrato, en el reglamento o en un acuerdo de asamblea, y nombrando cuál de los tres. Un recargo que aparece por primera vez en el aviso no se puede sostener.
- ¿Sirve el mismo aviso para una colegiatura y para una cuota de mantenimiento?
- Sí. Cambia el concepto, el periodo y a quién va dirigido. En la escuela va al tutor con la matrícula del alumno y en el condominio al propietario con su unidad.
- ¿El aviso de cobro se puede mandar por WhatsApp?
- Sí, al número de quien paga y nunca a un grupo. El monto y el nombre son datos personales. El documento en Word sirve para el correo o la impresión y el mismo contenido cabe en un mensaje.
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