¿Qué es el fondo de reserva de un condominio y cuánto se aparta?

El fondo de reserva de un condominio es el dinero que se aparta cada mes para las reparaciones mayores y los reemplazos que no caben en el gasto corriente. No se gasta en la operación del mes, se guarda en una cuenta distinta de la del gasto diario y se usa con acuerdo de asamblea. Cuánto se aparta lo fija el reglamento del condominio o lo acuerda la asamblea, y suele calcularse como un porcentaje encima del gasto anual presupuestado.

La cuota que paga cada unidad cubre las dos cosas: lo que cuesta operar el mes y lo que se va al fondo. Por eso el fondo no es un cobro aparte, es un renglón del presupuesto.

Para qué sirve, con ejemplos concretos

El fondo existe para los gastos que llegan cada varios años y de golpe. La bomba del agua que se quema, el motor del elevador, la impermeabilización de la azotea, repintar la fachada, cambiar la cisterna, reponer la planta de emergencia. Ninguno de ésos se puede presupuestar como gasto mensual porque no pasa todos los meses, y todos cuestan más que un mes completo de cuotas.

Sin fondo, cada uno de esos gastos se convierte en una derrama de urgencia. Y la derrama de urgencia es, de lejos, el cobro que más gente deja de pagar: llega sin aviso, por un monto que nadie tenía apartado, y para algo que varios vecinos consideran que debía haberse previsto. La secuencia para cobrarla sin que se caiga a la mitad está en secuencia de cobro de cuotas de mantenimiento.

Cuánto se aparta

No hay una cifra única. El porcentaje lo fija el reglamento del condominio o lo acuerda la asamblea, y la ley de condominios de cada estado puede pedir un mínimo, así que lo primero es leer la de tu estado y el reglamento del edificio. Esto no es asesoría legal y cada caso se consulta con abogado.

Lo que sí se puede decir es cómo se calcula. Se toma el gasto anual presupuestado y se le suma el porcentaje acordado. Con un gasto anual de 609,600 pesos y un fondo del 10%, al año entran 60,960 pesos al fondo y el total que se cubre con cuotas sube a 670,560. En un edificio de 40 unidades eso son 1,397 pesos de cuota promedio al mes, y el promedio no es lo que paga nadie: el reparto va por indiviso.

Por qué conviene revisarlo cada año

Un porcentaje que se fijó hace ocho años sigue siendo el mismo número mientras el costo de reponer el elevador ya no lo es. La revisión se hace cuando se aprueba el presupuesto, con la lista de lo que el edificio va a necesitar en los próximos cinco años y su costo estimado hoy.

Dónde se guarda y quién decide gastarlo

En una cuenta distinta de la del gasto corriente. Mezclarlas es el error que vacía el fondo sin que nadie lo note: se pagan dos emergencias chicas con el dinero que estaba apartado y en diciembre el saldo no cuadra con lo que se recaudó.

La decisión de usarlo es de la asamblea, salvo que el reglamento le dé facultades al administrador para casos urgentes. Conviene que ese punto esté escrito, porque el día de la emergencia no hay tiempo de convocar.

• Cuenta separada, a nombre del condominio.
• Un informe del saldo en cada asamblea ordinaria, aunque no haya movimientos.
• El uso del fondo se aprueba y se asienta en el acta, con el monto y el concepto.
• Lo que se saca se repone en el presupuesto del año siguiente.

Con qué se confunde

Con la cuota extraordinaria. No son lo mismo. El fondo de reserva se junta de a poco, todos los meses, dentro de la cuota ordinaria. La cuota extraordinaria es una derrama que se aprueba para un gasto concreto cuando el fondo no alcanza o no existe. Un condominio con fondo sano convoca derramas casi nunca.

También se confunde con el remanente del año. El remanente es lo que sobró de la operación; el fondo es dinero que se apartó a propósito. Si el remanente se usa para tapar el fondo, el presupuesto del año siguiente nace corto. Y el informe con el que la administración lo reporta cada semana se arma como cualquier otro corte de cobranza: está en reporte semanal de cobranza.

El documento donde todo esto se decide es el presupuesto anual, y está listo para bajar en Excel en presupuesto anual de mantenimiento, con el fondo de reserva ya calculado como porcentaje. Para cobrar la cuota de cada mes, Makatea lleva el padrón de unidades, manda el aviso en su fecha por WhatsApp y correo y se detiene cuando registras el pago. Eso es lo que evita que el fondo se quede corto por cuotas que nadie siguió.