El reporte semanal de cobranza: los 4 números de la junta y los 3 que sobran

Un reporte semanal de cobranza útil lleva cuatro números: lo cobrado en la semana, cuántas cuentas se atrasaron, cuántas salieron del atraso y cuántas promesas de pago vencen la semana que entra. Con esos cuatro, puestos uno junto al otro durante cinco semanas, la junta sale en quince minutos y termina con decisiones. Todo lo demás que se suele llevar sirve para otra cosa, o no sirve.

La diferencia con el reporte mensual es la cadencia y no el detalle. El mes mide si la cobranza está funcionando. La semana sirve para corregir lo que todavía se puede corregir, y para eso hacen falta pocos números y la misma pantalla cada vez.

Los 4 números, con la decisión que sale de cada uno

Cada renglón está escrito para que produzca una decisión en la misma junta. Si un número se lee y nadie decide nada con él, ese número es informativo y su lugar es el reporte del mes.

1. 1Cobrado en la semana. El monto que entró y quedó registrado, no el prometido ni el facturado. Es el único de los cuatro que se compara contra las semanas anteriores en la misma línea. Si cae dos semanas seguidas, lo primero que se revisa es el padrón y no el mensaje: casi siempre son contactos que ya no responden.
2. 2Cuentas que se atrasaron esta semana. Las nuevas, no el acumulado. Es la entrada del embudo y el número que más rápido avisa de un problema de origen: una fecha de corte mal puesta, un cargo duplicado, un aviso que dejó de salir.
3. 3Cuentas que salieron del atraso. Las que estaban vencidas y quedaron al corriente. Puesto junto al anterior da la lectura que ningún número solo da: si entran más de las que salen, la cartera vencida crece aunque el monto cobrado de la semana se vea bien.
4. 4Promesas de pago que vencen la semana que entra. Es la única fila que mira hacia adelante. No es un indicador, es la agenda de la semana siguiente, y es lo que convierte la junta en un plan en vez de un repaso.

Cómo se lee la pantalla de cinco semanas

Cinco semanas es el ancho mínimo para distinguir una variación de una tendencia, y el máximo que se lee de un vistazo. Con cuatro semanas un mes malo parece una caída; con doce, la junta se vuelve un análisis y deja de ser una junta.

Un ejemplo con números, para ver la lectura

Los números de abajo son un ejemplo armado para esta explicación, no una medición de nadie. Sirven para mostrar qué se ve cuando los cuatro renglones se leen juntos.

En ese ejemplo el monto cobrado baja poco y se ve estable, así que una junta que mira sólo el primer renglón no encuentra nada. Los renglones dos y tres cuentan otra cosa: entran más cuentas al atraso de las que salen, cuatro semanas seguidas, y la diferencia se ensancha. La cartera vencida está creciendo por debajo de un monto cobrado que todavía se ve bien. El cuarto renglón explica por qué va a empeorar: cada semana hay menos compromisos con fecha, o sea menos agenda.

Las 3 cosas que no van en la junta semanal

• El detalle cuenta por cuenta. Se revisa antes y por quien le toca, no con todos sentados. Una junta que abre el padrón se convierte en trabajo operativo con público y se come la hora.
• La cartera total. No se mueve de una semana a otra, así que no produce ninguna decisión semanal. Su lugar es el reporte del mes.
• Cuántos mensajes se mandaron. Mide esfuerzo y no resultado, y premia mandar de más. En cobranza por WhatsApp eso además tiene costo: cada aviso que alguien no esperaba acerca un reporte y el reporte tumba la línea.

Quién lleva el reporte y de dónde salen los números

Los cuatro números se sacan de un solo lugar, que es el registro de cargos y pagos. Si viven en dos lados, el reporte se vuelve una conciliación semanal y nadie lo sostiene más de un mes.

Si todavía lo llevas en hoja de cálculo

Con una fila por cargo, su fecha de vencimiento y la fecha en que entró el pago, los cuatro salen con una cuenta por semana. La estructura mínima está en qué lleva un padrón de cobro, y la plantilla ya armada en la plantilla de cobranza en Excel.

Si ya tienes un sistema

Entonces el trabajo de la junta no es armar el reporte: es no llevar veinte gráficas. Pide los cuatro renglones en una pantalla, con las cinco semanas, y deja el resto cerrado. Un tablero con todo se lee en voz alta y no se decide nada.

En qué se diferencia del reporte del mes

El reporte mensual mide si el cobro está funcionando: ahí van los días de cartera, la tasa de recuperación, la morosidad por tramo. Son números que necesitan un mes para moverse y que sirven para decidir cosas de un mes, como cambiar una secuencia o contratar a alguien. Los cinco que se revisan cada mes están en los 5 indicadores para medir tu cobranza. La junta semanal no los usa.

Dónde entra Makatea

Makatea manda los recordatorios por WhatsApp y correo, registra los pagos, concilia y le dice a cada organización a quién seguir primero. No mueve dinero, no resguarda fondos, no califica crédito y no es despacho de cobranza. Sobre este reporte: los cuatro números salen del mismo registro de cargos y pagos, las promesas con fecha quedan anotadas en la cuenta que las hizo, y el aviso de un cargo se detiene cuando su pago queda registrado. Los planes son Essential 119 dólares al mes, Momentum 219 y Scale 349, con 14 días gratis y sin tarjeta, en precios.

Si lo que falta no es el reporte sino el seguimiento de los compromisos, eso está en la promesa de pago: cómo se registra y se sigue. Y si la junta de cada semana termina siempre con la misma cuenta pendiente, el orden de a quién seguir primero está en a quién cobrar primero.