Los 5 indicadores para medir tu cobranza, y en qué orden se arreglan

Los cinco indicadores que miden una cobranza son la tasa de recuperación, la cartera vencida sobre el total, los días de cartera, la contactabilidad y el porcentaje de promesas cumplidas. Se miden el mismo día de cada mes y se leen juntos, porque uno solo no dice nada. Lo que casi nadie publica es lo que de verdad decide la siguiente semana de trabajo: cuando salen mal varios, el orden en que se arreglan es contactabilidad, promesas cumplidas y al final tasa de recuperación.

Ese orden no es una preferencia. Es una dependencia. Sin contacto no hay promesa, sin promesa cumplida no hay ingreso, y la tasa de recuperación es el resultado de los dos anteriores. Perseguir la tasa directamente es apretar la única cifra que no se puede apretar.

Los cinco, con su fórmula

Por qué la contactabilidad va primero

La contactabilidad mide con cuántas cuentas lograste hablar de las que intentaste. Es el único indicador que no depende de tu argumento ni de tu insistencia, sino de si el teléfono y el correo que tienes guardados siguen siendo los de esa persona.

Lo que pasa cuando está baja y no lo miras

Si de cien cuentas sólo alcanzas a sesenta, cuarenta no van a prometer nada y no van a pagar por seguimiento. Puedes duplicar los mensajes y esas cuarenta siguen fuera. El equipo trabaja el doble sobre las mismas sesenta y la tasa de recuperación no se mueve, así que la conclusión que casi siempre se saca es que hay que insistir más. La definición completa y cómo se levanta está en qué es la contactabilidad.

Dónde se arregla

No se arregla en cobranza. Se arregla en el punto donde tienes a la persona enfrente: la inscripción del ciclo, la firma del contrato, la recepción de la clínica. Un dato de contacto se confirma ahí en veinte segundos y se corrige para todo el año.

Después, las promesas cumplidas

Una promesa de pago es un compromiso con fecha y monto. El indicador cuenta cuántas se pagaron en su fecha, no cuántas se tomaron. Un equipo puede cerrar el mes con muchas promesas y poco dinero, y eso se ve sólo en esta cifra.

Cuando está por debajo de la mitad, casi siempre es que se están aceptando promesas sin preguntar dos cosas: de cuánto y para cuándo. Una promesa sin monto no se puede verificar y una sin fecha no se puede seguir. Los seis campos del registro están en promesa de pago, cómo se registra y se sigue.

Los dos que describen la cartera

Cartera vencida sobre el total

Es la proporción de lo que te deben que ya pasó su fecha. Sube por dos motivos opuestos y conviene distinguirlos: porque entró morosidad nueva, o porque la cartera vieja lleva meses sin moverse y arrastra el promedio. El corte por tramos lo separa en un minuto, y cómo se arma está en antigüedad de saldos.

Días de cartera

Dice cuántos días tardas en cobrar en promedio. Es el más fácil de malinterpretar de los cinco, porque baja cuando vendes más aunque cobres igual de lento. Se lee contra tu propio mes anterior y nunca contra el de otra empresa. El detalle está en qué es el DSO.

Y al final, la tasa de recuperación

Es la que todos miran primero y la única que no se puede empujar de frente. Sube cuando la contactabilidad sube, cuando las promesas se cumplen y cuando la cartera vencida deja de crecer. Si la miras sola, cada mes te va a dar una cifra sin causa. La definición está en qué es la tasa de recuperación.

Cómo se lee el mes

1. 1Mide los cinco el mismo día del mes, con el mismo criterio de corte. Cambiar el día cambia el resultado.
2. 2Compara sólo contra tus meses anteriores. Un promedio de industria no sabe con qué ciclo cobras.
3. 3Si bajaron varios, arregla el primero de la lista y vuelve a medir el mes siguiente antes de tocar otro.

Dónde entra Makatea

Makatea registra cada aviso con su acuse, cada promesa con su fecha y cada pago contra el cargo que lo originó, y de esos tres registros salen los cinco indicadores sin que nadie los capture aparte. Esa es la diferencia entre medir la cobranza y recordarla: el número existe porque el trabajo quedó registrado cuando ocurrió. Makatea recuerda, registra y comunica: no mueve dinero, no resguarda fondos y no califica crédito.

Los planes son Essential a 119 dólares al mes, Momentum a 219 y Scale a 349, con 14 días gratis sin tarjeta, en precios. Empieza con la hoja y mide un mes. Si al cerrar el segundo mes sigues juntando los números a mano, pruébalo 14 días.