Plantilla de Excel para tandas: la lista de turnos y quién ya puso

La hoja de una tanda se arma con nueve columnas: el turno, el participante, la fecha que le toca, una columna por periodo donde se anota lo que puso, y tres columnas calculadas que dicen cuántos periodos lleva pagados, cuánto le falta y a quién le toca cobrar esta vez. Abajo están las columnas en orden y las cuatro fórmulas para pegarlas tal cual. Lo que separa esta hoja de cualquier lista de cobranza es que aquí no hay deuda vencida: hay un turno y un periodo, y quien no puso todavía no le debe a nadie en particular, le debe al grupo.

Ese detalle cambia el diseño entero. En una lista de clientes la columna que importa es el saldo. En una tanda la columna que importa es el periodo: lo único que hay que saber cada semana o cada mes es quién puso de este periodo, porque de ahí sale el monto que recibe quien tiene el turno. Un saldo acumulado no sirve para esa decisión, y una casilla de «pagado» tampoco, porque se palomea una vez y la tanda tiene doce.

Las nueve columnas, en orden

Se escriben en la primera fila y los datos empiezan en la fila 2. El número de columnas de periodo depende de cuántos participantes haya: una tanda de doce personas lleva doce columnas de periodo, de la D a la O.

Las cuatro fórmulas, listas para pegar

Van escritas para la fila 2 de una tanda de doce participantes, con dos celdas de apoyo en la misma hoja: R1 con la fecha del primer turno y R2 con el monto del periodo. Se pegan en la fila 2 y se arrastran hacia abajo.

1 · La fecha de cada turno

Para una tanda semanal, la fecha del turno de cada quien sale de la fecha de inicio más siete días por turno. Así nadie tiene que contar los jueves del calendario.

• Semanal, en C2: =$R$1+(A2-1)*7
• Quincenal, en C2: =$R$1+(A2-1)*15
• Mensual, en C2: =FECHA.MES($R$1;A2-1)

2 · Cuántos periodos lleva pagados

Cuenta las celdas de periodo que tienen un número. Es la columna que contesta la pregunta de cada semana, y la que no se puede sustituir por una casilla de palomeado.

• =CONTAR(D2:O2)

3 · Cuánto le falta

El total de la tanda menos lo que lleva puesto. El total es el monto del periodo por el número de periodos, así que una tanda de doce participantes a 500 pesos son 6,000 por cabeza. Cifras de ejemplo. R2 es la celda con el monto del periodo.

• =$R$2*12-SUMA(D2:O2)

4 · Quién no ha puesto de este periodo

Ésta es la fórmula del día de cobro y conviene ponerla arriba, fuera de la tabla, en una celda sola. Cuenta cuántos faltan del periodo que se está juntando. Si el periodo en curso es la columna G, queda así.

• =CONTAR.BLANCO(G2:G13) & " sin poner de este periodo"

Con esas cuatro, la hoja ya contesta las tres preguntas de una tanda: a quién le toca, quién ya puso y cuánto falta juntar hoy. Lo demás es formato.

5 · Cómo se cierra el periodo

Cada periodo termina con una comprobación de dos números, y conviene dejarla en la misma hoja. El primero es lo que se juntó, que es la suma de la columna del periodo. El segundo es lo que recibió quien tuvo el turno. Si no coinciden, falta un abono o alguien puso de menos, y se ve el mismo día en vez de tres semanas después.

• Lo que se juntó, en una celda sola: =SUMA(G2:G13)

Quien organiza anota en la columna de nota la fecha en que entregó y a quién. Esa línea es la que después evita la única discusión que no se arregla con números, que es la de quién ya recibió su turno.

Por qué no se usa una columna de «pagado»

Es el error que hace inútil casi cualquier lista de tanda que circula. Una casilla de pagado tiene dos estados y la tanda tiene doce periodos, así que al tercer mes nadie sabe si la palomita era de marzo o de mayo. Al anotar el monto en la celda del periodo pasan tres cosas que la palomita no da.

1. 1Queda el historial por periodo, que es lo que se revisa cuando alguien dice que sí puso.
2. 2Se puede sumar el periodo completo y comparar contra lo que recibió quien tuvo el turno.
3. 3Los abonos partidos se anotan como son: quien puso 250 de 500 tiene 250 en la celda, no media palomita.

Lo que la hoja sí resuelve y lo que no

Resuelve el registro: quién puso, cuándo y cuánto, y a quién le toca. Eso es lo que evita las tres discusiones típicas de una tanda, que son el turno, el monto del periodo y la memoria de quién pagó qué.

No resuelve el aviso. La hoja no le escribe a nadie, así que cada periodo alguien tiene que abrirla, ver quién falta y mandar el mensaje uno por uno. En una tanda de doce eso son once mensajes por periodo, y es la parte que primero se abandona. Qué escribir en esos mensajes está en mensaje para cobrar la tanda, que trae los cinco textos con el turno adelante en vez de la deuda.

Tampoco resuelve el reparto del riesgo. Quien organiza responde con su nombre ante el grupo, y ésa es la diferencia de fondo entre una tanda y cualquier otra forma de juntar dinero entre varios. Cómo se cobra en cada figura está en cobranza en tandas y cajas de ahorro.

Si la lista ya se te hizo grande

Dos tandas al mismo tiempo, o una de veinte personas, es cuando la hoja empieza a costar más de lo que ahorra: el registro aguanta y el aviso no. Ahí la decisión no es cambiar de plantilla, es dejar de mandar los avisos a mano.

Makatea sube esa lista y deja cada periodo como un cargo con su fecha, manda el recordatorio antes de cada uno por WhatsApp o correo y registra lo que entra, con lo que queda. Makatea recuerda, registra y comunica: no mueve dinero, no resguarda fondos y no administra la tanda. El dinero sigue pasando entre las personas del grupo, como siempre.

Cómo se sube una lista hecha en Excel sin rehacerla está en subir tu lista de clientes desde Excel. Los planes públicos y los 14 días gratis sin tarjeta están en precios.

Si prefieres quedarte en la hoja, la misma estructura de columnas calculadas sirve para otros cobros entre conocidos: cómo llevar el control de una rifa en Excel la usa con tres estados en vez de turnos, y plantilla de cobranza en Excel es la versión para clientes, donde sí hay saldo.