Cómo llevar una caja de ahorro en Excel, con las fórmulas

Se lleva en tres pestañas y seis fórmulas. Una pestaña de movimientos con una fila por cada entrada y salida de dinero, una de préstamos con su interés pactado y una de socios que suma lo de cada quien y calcula el reparto al cierre. Abajo están las columnas en orden y las fórmulas listas para pegar, con una caja de cinco socios calculada de principio a fin. El error que casi todas las hojas traen no es de formato: es repartir el interés en proporción a lo aportado, cuando lo que generó ese interés fue el tiempo que cada peso estuvo adentro.

Excel sirve bien para esto y le sirve a mucha gente hoy. Lo que se le complica no es la cuenta. Es avisarle a cada socio que le toca poner el viernes.

Por qué no es la hoja de una tanda

En una tanda el dinero entra y sale completo cada semana: todos ponen, uno se lleva el total, y al final nadie gana ni pierde. La hoja lleva turnos. Una caja de ahorro guarda el dinero, lo presta con interés y lo devuelve al cierre con lo que ganó. Eso agrega dos cosas que la hoja de turnos no tiene: un saldo de préstamo por socio y un interés que hay que repartir. Si lo que llevas son turnos, la hoja corta está en plantilla de Excel para tandas.

Las tres pestañas y sus columnas

Pestaña Movimientos, una fila por movimiento

1. 1Fecha. El día real del movimiento.
2. 2Semana. El número de semana del ciclo, de 1 al total. De esta columna sale el reparto, así que no se deja en blanco.
3. 3Socio. El nombre tal como está en la pestaña Socios, sin variantes.
4. 4Tipo. Una de cuatro palabras exactas: aportación, retiro, préstamo o abono.
5. 5Monto. Siempre en positivo. El tipo es el que dice si suma o resta.
6. 6Nota. Para qué fue, o por qué faltó. Es la columna que evita la discusión de marzo.

Una fila por movimiento y no una columna por semana. La cuadrícula de semanas se ve más clara el primer mes y se vuelve imposible en cuanto alguien pone de más, pone tarde o abona un préstamo a medias.

Pestaña Préstamos, una fila por préstamo

1. 1Socio, monto entregado y fecha.
2. 2Semana de entrega, que es la que decide cuánto tiempo trabajó ese dinero.
3. 3Plazo en semanas y abono pactado.
4. 4Interés pactado, en pesos y no en porcentaje. Es la cifra que los socios acordaron y la que reconocen.
5. 5Abonado y saldo, los dos calculados.

Pestaña Socios, una fila por socio

Aquí no se escribe nada a mano más que el nombre. Las seis columnas que siguen salen de fórmula: aportado, semanas con aportación, peso-semanas, reparto del interés, saldo de préstamo y lo que le toca al cierre.

Las seis fórmulas, listas para pegar

Van en la pestaña Socios, en la fila 2, y se arrastran hacia abajo. Dos celdas sueltas guardan los parámetros del ciclo, fuera de las columnas de socios: $I$1 el total de semanas y $I$2 el interés que cobró la caja. Los rangos van hasta la fila 500 para que quepan los movimientos del año.

La caja del ejemplo, calculada

Cinco socios, aportación pactada de 200 pesos a la semana y un ciclo de 20 semanas. Ana, Beto y Eva cumplieron las 20. Carmen puso 16 y dejó de poner al final. Daniel puso 12 y se salió. Entre los cinco juntaron 17,600 pesos.

La caja prestó dos veces. A Daniel, 3,000 pesos en la semana 6, a 10 semanas, con 300 de interés pactado, que son abonos de 330. Y a Carmen, 2,000 pesos en la semana 10, a 8 semanas, con 160 de interés, que son abonos de 270. El interés cobrado por la caja es de 460 pesos y es todo lo que hay para repartir.

El reparto, por los dos caminos

Aquí está el resultado que descoloca a los socios la primera vez. Si los 460 se reparten en proporción a lo aportado, Ana se lleva 104.55 y Daniel 62.73. Si se reparten por peso-semana, Ana se lleva 96.22 y Daniel 79.72. Daniel puso 12 semanas de 20 y gana 17 pesos más que por el otro camino.

La razón es que las aportaciones de Daniel son las de las semanas 1 a 12, que son las que estaban en la caja cuando se dieron los dos préstamos. Las aportaciones de Ana de las semanas 17 a 20 no alcanzaron a prestarse a nadie: entraron y ahí se quedaron hasta el cierre. El peso-semana paga por el tiempo que el dinero trabajó, y esas últimas cuatro semanas casi no trabajaron.

Tres cosas que la hoja tiene que hacer y casi nunca hace

Guardar la semana de cada movimiento

Sin el número de semana no hay peso-semana y el reparto se vuelve a ojo. Es una columna de un dígito y es la que sostiene la fórmula más importante de la hoja.

Separar el abono del préstamo de la aportación

Son dos dineros distintos que entran el mismo día y por la misma mano. Si el abono se registra como aportación, el socio aparece ahorrando lo que en realidad está pagando, y al cierre la caja le debe dinero que no es suyo. De ahí sale la columna Tipo con cuatro palabras exactas.

Dejar el interés en pesos, no en porcentaje

Los socios acuerdan «me prestas 3,000 y te regreso 3,300». Ésa es la cifra que todos reconocen y la que conviene escribir. El porcentaje se puede calcular después para comparar, pero la celda que manda es la de pesos. Lo que se puede cobrar de interés tiene un límite legal y está en cuánto interés puedo cobrar por un préstamo.

Lo que la hoja no resuelve

La hoja calcula bien y no avisa nada. Nadie se entera de que le toca poner el viernes si alguien no manda el mensaje, y ése es el trabajo que hunde a las cajas de ahorro: no la cuenta, el recordatorio semanal a quince personas. Las reglas del grupo, el reglamento y el descuento por nómina están en cómo hago una caja de ahorro en el trabajo, y las tres formas de repartir con sus ventajas, en cómo se reparten las ganancias de una caja de ahorro.

Si lo que llevas es el cobro semanal de varias personas y no un ciclo con reparto, la hoja que ya está armada para eso es el control de pagos semanales: trae las semanas vencidas y el saldo por persona calculados.

Cuando ya son quince socios

Makatea manda el aviso de cada aportación en su fecha por WhatsApp y por correo, con el monto, y lo deja de mandar cuando registras que entró. El padrón lleva una línea por socio y el cargo semanal queda en su calendario, así que el aviso del viernes sale solo. Makatea no toca el dinero de la caja y no lo resguarda: recuerda, registra y comunica. Los planes son Essential a 119 dólares al mes, Momentum a 219 y Scale a 349, con catorce días gratis sin tarjeta, en precios.

Pruébalo catorce días con los socios que ya tienes en la hoja. La cuenta de la caja se queda en Excel y el aviso semanal deja de ser trabajo de alguien.