Tengo 200 clientes que pagan cada mes, ¿hay algo barato para mandarles su recordatorio automático?

Con 200 clientes la respuesta honesta es que lo gratis ya te queda corto, y que lo de paga cuesta menos de lo que parece cuando lo divides entre tus cuentas. El plan más chico de Makatea es de USD 119 al mes, que entre 200 cuentas sale en 60 centavos de dólar por cuenta al mes, con 14 días gratis y sin tarjeta. Ésa es la cifra que conviene comparar, no la mensualidad suelta.

Doscientos es un número particular y por eso vale la pena hablar de él aparte. Es justo donde se rompen las dos formas gratis de mandar recordatorios, y también donde cruzar los pagos a mano deja de caber en un rato suelto de la semana.

Por qué 200 es el número donde lo gratis se rompe

La forma gratis de mandar un aviso a muchos a la vez es la lista de difusión de WhatsApp Business. Admite hasta 256 contactos por lista, así que con 200 clientes técnicamente cabes. El problema no es el tope.

El requisito que no se cumple a escala

Una difusión le llega sólo a quien tiene tu número guardado en sus contactos. Con veinte clientes eso se resuelve pidiéndolo. Con doscientos no lo vas a lograr completo nunca, y lo peor es que no te enteras de quién no lo recibió: el mensaje simplemente no sale para esa persona y tú lo das por mandado. Un aviso que crees mandado y no llegó es peor que no mandarlo, porque descansas en él.

Lo que no se puede apagar por persona

La segunda es más dura. Una difusión le llega igual a los 200, incluidos los 40 que ya pagaron esta semana. Para evitarlo tendrías que rearmar la lista cada vez que quieres mandar, quitando a los que fueron pagando. Con doscientos eso significa cruzar tu banco contra tu lista tres o cuatro veces al mes, a mano, antes de cada envío.

Y el costo de no hacerlo no es la molestia del cliente. Es tu línea. Lo que tumba un número de WhatsApp es el reporte de quien recibe un mensaje que no esperaba, y el mensaje que más se reporta es un cobro a alguien que ya pagó. Con cuarenta avisos mal dirigidos al mes, el reporte llega.

La cuenta por cuenta, con los precios públicos

Mira la tabla al revés de como se lee normalmente. Las tres filas gratis no cuestan dinero y cuestan lo mismo: todo tu trabajo de revisión. Las tres de paga cuestan dinero y lo que compran no es el envío, que la difusión también hace gratis. Lo que compran es que el aviso se apague solo cuando alguien paga.

Qué es lo que de verdad estás pagando

Makatea manda el recordatorio de cada cuenta en su fecha por WhatsApp y por correo, registra el pago cuando lo das por recibido y detiene la secuencia de esa cuenta sin tocar las demás. Makatea no recibe el dinero, no resguarda fondos y no cobra comisión sobre lo que entra: tu cliente te paga a ti, por donde ya te paga hoy.

Con 200 cuentas eso se traduce en una cosa concreta. Nadie tiene que abrir el banco el lunes, cruzar nombres y rearmar una lista antes de mandar. El trabajo que desaparece es el de revisar, no el de teclear, y es el que se repite varias veces al mes.

• Una fila por cargo, no por cliente. Con 200 clientes y un cargo al mes son 200 renglones; si cobras dos conceptos, son 400.
• La fecha de vencimiento de cada cuenta. Sin ella no hay días de atraso y sin días de atraso no hay a quién escribirle hoy.
• El canal por cuenta. Hay clientes a los que el correo les llega y el WhatsApp no.
• El registro del pago. Es lo único que apaga la secuencia y el dato que casi nunca está al día.

El costo que nadie pone en la cuenta: la línea

Con veinte clientes, si pierdes tu número de WhatsApp te cambias y le avisas a veinte personas. Con doscientos pierdes el canal por el que cobras, y recuperarlo significa que doscientas personas vuelvan a guardar un número nuevo. Eso no pasa en una semana y mientras no pasa, cobras por teléfono.

Por eso a esta escala la pregunta de qué es barato cambia de forma. Un mes de plan cuesta USD 119. Un mes sin canal de cobro cuesta lo que no te pague la gente a la que no le pudiste escribir. Qué dispara un bloqueo y en qué orden está en por qué me bloquearon el número de WhatsApp.

Lo que de verdad cuesta trabajo al empezar con 200 cuentas

No es configurar nada. Es que tu lista de 200 clientes casi nunca está tan limpia como crees, y eso aparece el primer día aunque lleves años cobrando bien. Son cuatro cosas y conviene resolverlas antes de mandar el primer aviso automático, porque un aviso automático a un dato malo se multiplica por 200.

1. 1Teléfonos repetidos. Dos cuentas con el mismo número son dos avisos a la misma persona el mismo día.
2. 2Clientes que se dieron de baja y nunca se marcaron. Son los que reciben un cobro de algo que ya cancelaron, y los que reportan.
3. 3Cargos sin fecha de vencimiento. Sin ese dato la cuenta no entra a ninguna secuencia y se queda muda sin que te enteres.
4. 4Nombres que no coinciden con el banco. Es lo que rompe la conciliación después, no el envío.

La forma más barata de encontrar las cuatro es ordenar la lista en una hoja antes de subirla, con una fila por cargo. Las columnas y las fórmulas están en plantilla de cobranza en Excel, y vale la pena aunque acabes usando otra cosa: el trabajo de limpiar la lista se hace una vez y sirve igual en los cuatro caminos.

Cuándo la respuesta sigue siendo lo gratis

Si de tus 200 clientes sólo veinte se atrasan y los demás pagan solos el día uno, el trabajo real es de veinte cuentas y no de doscientas. Ahí la hoja con una fila por cargo y los mensajes uno por uno a esos veinte sigue siendo la respuesta correcta, y conviene no gastar en algo que no te va a quitar trabajo.

La señal de que ya no alcanza es otra y es fácil de medir. Si estás cruzando pagos a mano más de dos veces al mes, o si en los últimos tres meses le mandaste un cobro a alguien que ya había pagado, el costo ya lo estás pagando en horas y en riesgo de línea. La cuenta en cuentas y en horas está en Excel y WhatsApp contra un sistema de cobranza, y el desglose de precios del mercado en cuánto cuesta una plataforma de cobranza al mes.