Plantilla en Excel para cobrar suscripciones: la columna que dice por qué no entró el cargo

Una plantilla en Excel para cobrar suscripciones se arma con trece columnas y una fila por cargo. Diez son las de cualquier cartera, con la fecha de vencimiento, el saldo y los días de atraso calculados. Las tres del giro son plan, intentos y motivo_del_rechazo, y la última es la que decide todo lo demás. En una suscripción el renglón vencido casi nunca lo creó alguien que decidió no pagar: lo creó un cargo que no pasó, y el motivo por el que no pasó te dice si conviene reintentar o escribirle a la persona.

Eso es lo que no trae ninguna de las hojas que se descargan hoy en español. Las que llevan el término suscripciones son de gasto personal: cuánto te cuestan al mes los servicios que contrataste, con una fila por servicio y una casilla de pagado. Las de cobros y pagos sí miran al negocio, pero registran si el cobro entró o no entró. Ninguna guarda por qué no entró, y sin esa columna cada renglón vencido se trabaja igual, que es exactamente lo que no hay que hacer aquí.

El cliente no sabe que no pagó

Es la diferencia con todos los demás giros y cambia la hoja entera. En un colegio o en un condominio, quien no pagó lo sabe: dejó pasar la fecha. En una suscripción el cliente cree que está al corriente. El cargo salió solo, rebotó solo y nadie le avisó. Se entera el día que pierde el acceso, y entonces el enojo no es por el cobro sino por el corte.

Por eso el primer mensaje de este giro no es un recordatorio de pago. Es una noticia. Dice que el cargo del día tal no pasó, por qué, y qué tiene que hacer la persona para que el siguiente sí pase. Escrito como cobranza suena a reclamo por algo que el cliente no hizo. Qué se hace después con cada caso está en cómo cobrar suscripciones mensuales.

Las tres columnas del giro

Van al final, después de las diez de siempre. Las tres se llenan a mano y las tres se leen juntas.

motivo_del_rechazo

Es la columna que manda. Fondos insuficientes se reintenta, porque el dinero puede estar ahí en tres días y el cliente no tiene que hacer nada. Tarjeta vencida o cancelada se escribe, porque reintentar no lo va a arreglar nunca: la tarjeta ya no existe y cada intento nuevo es un rebote seguro. Son dos renglones que en el reporte se ven idénticos y se resuelven al revés.

intentos

Es un contador y existe para decirte cuándo parar. Arriba de tres intentos el problema ya no es el cargo, y seguir insistiendo tiene un costo que no se ve en la hoja: una cuenta que acumula rebotes se acerca a una marca de riesgo del lado del procesador, y eso afecta a los cobros de los demás clientes. Cuando el contador llega a tres, la fila deja de reintentarse y pasa a la lista de las que se escriben.

plan

Mensual o anual, y sirve para leer el resumen sin sustos. Un cargo anual de 2,990 pesos rebotado pesa lo mismo en la columna de saldo que diez mensuales de 299, y en el resumen por tramo aparece como si la cartera se hubiera caído ese mes. Con la columna de plan puedes mirar los dos grupos por separado, que es la única forma de que el número del mes signifique algo.

Las trece columnas, en este orden

Primero va lo que capturas y después lo que se calcula solo. Las tres columnas con fórmula quedan juntas y nadie escribe un número encima de ellas.

La baja y el rebote no son la misma fila

Un suscriptor que canceló no debe nada. Un suscriptor cuyo cargo rebotó sigue usando el servicio. Si los dos quedan marcados como vencidos, la hoja te da una cartera inflada con dinero que nadie va a pagar, y peor: le manda avisos de cobro a quien ya se despidió.

La columna de estatus de la pestaña de contactos es la que los separa. Baja es baja y sale de la lista de avisos el mismo día. En la pestaña de cargos, las filas de esa persona se dejan como están para que los meses anteriores sigan cuadrando, y no se les escribe nada nuevo.

Las tres cosas que la hoja no puede hacer

No tienen que ver con el tamaño del archivo. Excel aguanta mucho más padrón del que tiene un negocio de suscripciones chico. Se rompe por otro lado.

1. 1No se entera del rechazo. Alguien tiene que abrir el panel donde se hacen los cargos y copiar el motivo a la hoja. Mientras eso no pase, la fila dice vencido y no dice por qué.
2. 2El aviso lo sigue mandando una persona. La hoja te da la lista del día y después alguien escribe uno por uno, con el texto que corresponde a cada motivo.
3. 3No hay acuse. La columna de último contacto dice cuándo mandaste el mensaje, no si llegó. En este giro eso pesa más, porque el cliente ni siquiera sabía que había un problema.

Dónde entra Makatea

Makatea toma la pestaña de contactos como está. Sus cinco columnas de nombre, teléfono, correo, saldo y estatus son las que lee al importar, así que se guarda esa pestaña como CSV y se sube sin renombrar nada. Las columnas de plan, intentos y motivo del rechazo se guardan como campos propios del negocio y no rompen la carga. De ahí en adelante Makatea manda el aviso del cargo que no entró desde la línea que el cliente ya conoce, guarda el acuse de quién recibió cada mensaje y apaga los avisos de un cargo el día que registras su pago. Makatea recuerda, registra y comunica: no mueve dinero, no resguarda fondos y no cobra tarjetas.

Los planes son Essential a 119 dólares al mes, Momentum a 219 y Scale a 349, con 14 días gratis sin tarjeta, en precios. Arma primero la hoja y llénala un mes completo con el motivo de cada rebote. Si al segundo mes el motivo ya te dice qué hacer y lo que te falta es el tiempo de escribirlo, pruébalo 14 días.