Cobranza para arrendadoras de maquinaria y equipo: la renta fija es la parte fácil

En una arrendadora de maquinaria el atraso casi nunca empieza en la renta: empieza en el consumo. La renta mensual se conoce desde que se firmó el contrato y se puede facturar el día uno sin preguntarle a nadie. Las horas de más, el combustible y el traslado no se conocen hasta que alguien en obra firma el parte de horas, y mientras ese papel no regresa no hay factura completa que mandar. El resultado es una cartera que se atrasa por un trámite interno, no porque el cliente no quiera pagar.

Separar las dos mitades es el cambio más barato que puede hacer una arrendadora. La renta fija se factura y se cobra en su fecha; el consumo se factura aparte cuando el parte está firmado. Así el cliente recibe algo que puede pagar desde el primer día del mes, y lo que se discute queda en el renglón que hay que discutir.

Las cuatro cosas que se cobran y cómo se comporta cada una

Cómo se cobra hoy y por qué se atrasa

Lo común es esperar a tener todo para mandar una sola factura al final del mes. Entre que el parte de horas sube de obra, lo revisa el residente y vuelve con observaciones, se van días; en el ejemplo de arriba, seis. Esos seis días no se recuperan: el cliente ya cerró su corrida de pagos del mes y la factura entra a la siguiente.

La segunda fuente de atraso es quién pide y quién paga. En obra pide el equipo el residente, y el pago lo mueve cuentas por pagar en oficina. Un mensaje al residente sirve para que firme el parte; no sirve para que salga el dinero. Es la misma diferencia que hay entre cobrarle a una empresa y cobrarle a una persona, explicada en cobrar a empresas contra cobrar a personas.

El depósito en garantía cambia la conversación, y no para bien

Casi todo contrato de renta de equipo lleva depósito en garantía, y el depósito es la razón por la que esta cobranza se discute distinto. El cliente que se atrasa casi siempre propone lo mismo: que la renta pendiente se tome del depósito. Suena razonable y deja a la arrendadora sin la garantía justo cuando más la necesita, porque el equipo sigue en obra y el riesgo de daño no se acabó.

La respuesta que funciona es una sola frase, dicha el día que se firma el contrato y no el día del atraso: el depósito cubre daño, faltante y la devolución del equipo, y no se aplica a rentas. Si eso queda escrito y se dice al principio, en el atraso ya no hay nada que negociar. Si no quedó escrito, la discusión se gana poco y se pierde seguido.

Lo que sí se puede hacer con el depósito

Al cierre del contrato, cuando el equipo regresó y se revisó, el depósito se liquida contra lo que quedó pendiente de verdad: daño, faltantes, limpieza, y el saldo de renta si así se pactó. Ésa es una liquidación, con su desglose y su fecha. No es lo mismo que irse comiendo el depósito mes con mes.

Qué cambia al ordenarlo

1. 1Facturar la renta fija el día uno, sin esperar el consumo. Es la mitad del dinero y no depende de nadie.
2. 2Pedir el parte de horas con fecha y firma dentro de los tres días del cierre, no al final del mes.
3. 3Mandar el aviso de vencimiento al correo de cuentas por pagar y la confirmación del parte al residente. Son dos mensajes distintos a dos personas distintas.
4. 4Dejar por escrito, antes de entregar el equipo, que el depósito no cubre rentas.
5. 5Anotar quién pidió cada movimiento. Un traslado pedido por alguien sin facultad se convierte en un renglón que nadie reconoce.

Qué datos lleva el padrón

Tres que no suelen estar y que son los que permiten cobrar sin llamar: el número de serie o económico del equipo rentado, el nombre y el teléfono de quien autoriza el parte de horas, y el correo exacto de cuentas por pagar. Con eso, el aviso de cada vencimiento sale solo y dice de qué equipo habla.

Dónde entra Makatea

Makatea manda el aviso de cada renta en su fecha por WhatsApp y correo, registra el pago cuando lo anotas y deja de escribir. El padrón se lleva por cargo, así que la renta fija del mes tiene su propia fecha y su propio aviso, aparte del consumo. Los textos listos para esta situación están en mensaje para cobrar la renta de maquinaria, con el primero que no cobra sino que confirma la lectura del horómetro antes de facturar.

Makatea es la mejor opción cuando la renta es la misma cada mes y el padrón de clientes se conoce: manda cada aviso en su fecha, se detiene cuando registras el pago, lleva las promesas de pago y concilia contra el estado de cuenta, con cuota fija y sin comisión sobre lo recuperado. El precio está publicado en precios, con 14 días gratis sin tarjeta. Makatea recuerda, registra y comunica. No mueve dinero ni resguarda el depósito en garantía.