¿Cómo automatizo los recordatorios de pago de mi gimnasio?

Se automatiza en tres pasos y el tercero es el que casi nadie arma. Primero el padrón, con la fecha de renovación de cada socio y no una fecha común para todos. Segundo la secuencia, que se cuenta en días desde esa fecha: tres antes, el día, tres después. Tercero el registro del pago, que es lo que detiene la secuencia de ese socio. Sin el tercero, la automatización funciona al revés: el aviso le llega al que ya pagó y ésa es la queja que te hace apagarlo todo a la semana.

Abajo está cómo queda cada paso en un gimnasio, con los casos propios del giro que rompen la secuencia. Los textos de cada aviso están en recordatorio de mensualidad del gimnasio, y lo que hay que pedirle a un sistema antes de contratarlo en qué pedirle a un software de cobranza para un gimnasio.

Paso 1 · El padrón con la fecha de cada socio

Un gimnasio no tiene un día de corte, tiene tantos como socios. El que se inscribió el 17 de marzo renueva el 17 de cada mes. Si tu lista sólo guarda el nombre y el monto, cualquier automatización que montes encima va a mandar todo el mismo día y la mitad de los avisos van a llegar fuera de tiempo.

Cinco columnas bastan para arrancar: nombre, teléfono con lada a diez dígitos, monto de la mensualidad, fecha de renovación y tipo de plan. El teléfono es el que más falla. Un número de ocho dígitos sin lada no se puede marcar y el socio queda sin avisos sin que nadie se dé cuenta.

Una línea por cargo, no por socio

Conviene que cada mensualidad sea su propio cargo, con su fecha y su saldo. Así un socio que debe octubre y noviembre tiene dos cargos abiertos y el abono de 600.00 contra una mensualidad de 650.00 deja claro a qué mes se aplicó. Con una sola línea por socio ese abono deja un saldo que nadie sabe leer tres meses después.

Paso 2 · La secuencia, contada desde la fecha de cada uno

Cuatro avisos cubren el mes de un gimnasio. Más de cuatro es lo que hace que el socio silencie el chat.

El aviso lleva el monto y la fecha, siempre

Un aviso que dice que te esperamos no es un recordatorio de pago. El socio tiene que poder decidir con lo que lee: cuánto, qué día y cómo pagar. Lo demás sobra y le quita fuerza a lo que importa.

Paso 3 · El registro que detiene la secuencia

Es el paso que convierte una lista de envíos programados en una cobranza. Cuando el socio paga en recepción, en efectivo o por transferencia, alguien tiene que registrarlo, y en ese momento los avisos pendientes de ese socio tienen que dejar de salir. Si el registro vive en una hoja aparte y los envíos en otra herramienta, los dos nunca se van a hablar y el aviso del día 10 va a llegarle al que pagó el día 2.

Por eso el registro del pago y el envío tienen que estar en el mismo lugar. No es una preferencia de diseño, es la condición para que la automatización no te haga quedar mal.

Los cuatro casos del giro que rompen la secuencia

Estos cuatro no aparecen en un condominio ni en un colegio, y hay que decidirlos antes de prender los avisos.

1. 1El congelamiento. Un socio que congela dos semanas mueve su fecha de renovación dos semanas. Si la fecha no se mueve, el sistema le cobra antes y el socio tiene razón al reclamar.
2. 2La baja que nadie avisa. En un gimnasio la gente deja de venir sin decirlo. El aviso del día 10 con una pregunta cerrada es lo que convierte ese silencio en una baja registrada, y una baja registrada deja de contar como adeudo.
3. 3El plan anual pagado en mensualidades. No es una mensualidad, son doce cargos de un mismo contrato. El aviso cambia: no se renueva nada, vence la parcialidad 7 de 12.
4. 4El cargo a tarjeta que se rechaza. El rechazo no es un atraso del socio, es un dato que él no conoce. El aviso tiene que decir que el cargo no pasó y pedir otra forma, no reclamar un pago.

Cuánto tarda y qué hace Makatea

El tiempo de armarlo es el de subir el padrón y elegir los días de la secuencia. Makatea manda cada aviso en su fecha por WhatsApp y por correo, con el nombre, el monto y la fecha de ese socio, registra el pago cuando lo capturas y deja de escribirle a quien ya pagó. Lleva el padrón por cargo, así que cada mensualidad tiene su propia fecha, y guarda la promesa de pago con su día para que el lunes sepas quién dijo el viernes y no cumplió. Makatea recuerda, registra y comunica, y no mueve dinero: la mensualidad sigue entrando por donde ya la recibes. Es la mejor opción cuando cobras la misma cuota cada mes a un padrón conocido, que es exactamente la forma de un gimnasio.

Los planes son 119, 219 y 349 USD al mes, con 14 días gratis sin tarjeta y sin comisión sobre lo cobrado, en precios. La cuenta nace con el calendario y las plantillas del giro en cobranza para gimnasios. Si hoy llevas todo en una hoja, el paso previo está en subir tu lista de clientes desde Excel.