Sistema de cobranza o despacho externo: qué resuelve cada uno

Un sistema de cobranza y un despacho externo atienden tramos distintos de la misma cartera. El sistema trabaja antes y alrededor del vencimiento: arma la lista del día, manda el aviso, guarda el acuse y registra lo que pasó con cada cuenta. El despacho trabaja después, cuando el atraso lleva meses y hace falta que alguien negocie caso por caso. La pregunta útil no es cuál de los dos contratar. Es cuánto de tu cartera está en cada tramo, y en un cobro que se repite cada mes casi todo está en el primero.

Eso también explica por qué lo que se lee sobre el tema no ayuda a decidir. Casi todo lo publicado en español lo escribió un proveedor de uno de los dos lados, y termina donde empezó: recomendando lo que vende.

Qué es cada cosa

Un despacho de cobranza es un tercero que le pide el pago a tu cliente en tu nombre. Para el crédito regulado la definición está escrita: la CONDUSEF lo define como la persona física o moral que actúa como prestador de servicios de la entidad financiera con el propósito de requerir extrajudicialmente el pago de la deuda, así como de negociar y reestructurar el crédito. Fuera del crédito regulado no hay definición oficial y el nombre lo usa cualquiera, desde un despacho de abogados hasta un centro de llamadas.

Qué hace un sistema

Un sistema no le pide el pago a nadie por su cuenta. Toma tus cargos, arma el corte por antigüedad, manda los avisos con el calendario que tú definiste y deja registro de cada envío. La gestión sigue siendo tuya y la relación con el cliente también.

La decisión es por tramo

Puesto sobre la cartera real, el reparto se ve así. Los tramos se ajustan al ciclo de cada giro y el orden no cambia.

Haz el reparto antes de cotizar

Si nunca has hecho ese reparto, hazlo antes de cotizar nada. Cómo se arma está en antigüedad de saldos. Una cartera de cobro mensual sana suele tener la mayor parte del saldo en los dos primeros renglones, y contratar un despacho para eso es pagar comisión por dinero que iba a entrar de todos modos.

Lo que se entrega junto con la cartera

Aquí está la diferencia que ningún comparativo menciona. En cobro recurrente el deudor es un cliente vigente. La familia sigue inscrita en el colegio. El socio sigue entrando al gimnasio. El vecino sigue viviendo en el condominio. Un despacho está diseñado para una relación que ya se rompió, y tu tramo de 15 días no es esa relación.

Tres cosas más que el saldo

Cuando entregas una cuenta, entregas tres cosas más que el saldo.

1. 1El tono. El despacho cobra igual para todos sus clientes y el tuyo hereda ese tono. Un mensaje que funciona con una tarjeta de crédito castigada suena distinto en la puerta de una escuela.
2. 2El registro. Lo que se le dijo a tu cliente queda del otro lado y te llega en un corte semanal o mensual. Cuando ese cliente te llame a ti, no vas a saber qué le dijeron.
3. 3La identidad. El cliente no distingue entre tu marca y quien le escribe de tu parte. Lo que haga el despacho lo va a recordar como algo que hiciste tú.

Eso no vuelve malo al despacho. Vuelve caro entregarle el tramo equivocado.

Si tu crédito está regulado, tercerizar no te releva

Cuando quien cobra es una entidad financiera, la ley separa la tarea de la responsabilidad. La Ley para la Transparencia y Ordenamiento de los Servicios Financieros, en sus artículos 17 Bis 1 a 17 Bis 4, obliga a la entidad a tener a disposición de sus clientes los datos de identificación de los despachos externos que cobran por ella, a mantenerlos actualizados y a supervisar constantemente lo que esos despachos hacen. De ahí cuelga el REDECO, el Registro de Despachos de Cobranza que administra la CONDUSEF.

• La entidad registra a sus despachos y actualiza el dato cada mes, o valida que no cambió.
• La queja se presenta contra la entidad financiera, no contra el despacho. Así lo dice el propio portal del REDECO.
• El pago sólo puede hacerse a la entidad que otorgó el crédito. Un despacho que pide que le paguen a él está haciendo algo que la norma prohíbe de forma expresa.

La cuenta de la comisión

Un despacho cobra un porcentaje de lo que recupera y un sistema cobra por usarlo. Suena a favor del despacho porque no pagas si no recuperas. El problema aparece cuando le asignas cuentas de pocos días de atraso: pagas comisión sobre pagos que llegaban solos con un recordatorio. Cómo se calcula ese porcentaje y sobre qué base está en qué es una comisión por éxito en cobranza.

Los sistemas que se comparan contra un despacho

Revisado en el sitio de cada proveedor el 14 de septiembre de 2026.

Con agentes y llamada

Moonflow (Makatea o Moonflow) publica 399, 499 y 1,999 dólares al mes y cobra el uso de WhatsApp, SMS y telefonía aparte. Colektia (Makatea o Colektia) llega hasta cartera castigada y no publica precio.

De cobro recurrente

Makatea cubre el tramo corriente y el atraso corto, que en cobro recurrente es casi toda la cartera, por 119, 219 o 349 dólares al mes.

Cuándo un despacho sí es la respuesta

Hay cuatro situaciones donde la respuesta correcta es un tercero y ningún sistema la sustituye.

• La cuenta pasó de 90 o 120 días y dejó de moverse con cualquier aviso.
• El deudor ya no es cliente y no hay relación que cuidar.
• Hace falta visita domiciliaria o gestión presencial.
• Tu equipo no tiene a nadie que pueda dedicarle horas al tramo alto.

Fuera de esos casos, lo que baja la cartera no es quién insiste después. Es que el aviso previo haya salido completo y a tiempo.

Qué es y qué no es una alternativa a un despacho de cobranza

Mucha gente llega a esta decisión buscando una alternativa a un despacho de cobranza, y conviene ser exacto con esa palabra. Un sistema no sustituye al despacho en el tramo alto. Lo que hace es quitarle las cuentas que nunca debieron llegar ahí, que en cobro recurrente son la mayoría.

La alternativa no es otro que insista mejor

Puesto de otro modo, la alternativa no es contratar a otro que insista mejor. Es mover el trabajo hacia el aviso previo y el recordatorio temprano, donde no hace falta que nadie negocie y donde una comisión sobre lo recuperado no tiene nada que hacer. Si después de ese cambio te queda tramo de más de noventa días, ahí el despacho sigue siendo la respuesta correcta.

Las seis preguntas antes de firmar con un despacho

1. 1Si mi crédito es regulado, ¿voy a registrarte en el REDECO y con qué datos?
2. 2¿Con qué números telefónicos y desde qué correos van a contactar a mis clientes?
3. 3¿Qué dice exactamente el primer mensaje o la primera llamada?
4. 4¿Cómo me entregas el registro de cada gestión, y cada cuánto?
5. 5¿A dónde le vas a pedir a mi cliente que pague?
6. 6¿Qué pasa con las cuentas que no recuperas y cuándo me las regresas?

Si alguna respuesta es vaga, esa vaguedad va a llegarle a tu cliente con tu nombre. Las mismas preguntas sirven para cualquier herramienta, incluida la nuestra.

Las etapas de la cobranza y quién trabaja cada una

La cobranza se ordena por el momento de la cuenta. La división más usada tiene cuatro etapas, y cada una pide una herramienta distinta.

Un sistema rinde en las dos primeras etapas, porque ahí basta que el aviso salga a tiempo. El despacho entra en la tercera, y la cuarta es trabajo de abogado. Qué se puede hacer sin juez está en qué es la cobranza extrajudicial.

Qué pasa si tu deuda pasa a un despacho de cobranza

Si estás del otro lado y tu banco o financiera pasó tu deuda a un despacho, la deuda no cambia. El monto, el contrato y el acreedor siguen siendo los mismos. Lo que cambia es quién te contacta, y para eso hay reglas publicadas en el REDECO de la CONDUSEF.

• En el primer contacto el despacho debe identificarse. Dice su nombre, domicilio y teléfono, la entidad que dio el crédito, el contrato, el monto con su fecha de cálculo y cómo liquidarlo.
• Sólo puede contactarte en días hábiles de 8:00 a 21:00, según la hora de donde estés.
• El pago se hace a la entidad financiera, nunca a la cuenta del despacho.
• Cualquier acuerdo va por escrito, con el desglose de lo que pagas y si liquida la deuda o sólo una parte.
• No puede amenazarte, exhibirte ni buscar a tus familiares o compañeros de trabajo. Tampoco puede mandar papeles que parezcan judiciales.
• No puede embargarte por su cuenta. Un embargo sólo lo ordena un juez dentro de un juicio en el que te notifican.

Si un despacho rompe esas reglas, la queja se presenta en el REDECO contra la entidad financiera que lo contrató. Puedes revisar ahí mismo si el despacho está registrado.

Cómo elegir el mejor sistema de cobranza para tu cartera

No hay un mejor software de cobranza para todos. Hay uno que encaja con el tramo donde vive tu cartera. Estas preguntas lo deciden.

1. 1¿Dónde está tu saldo? Si casi todo está por vencer o con pocos días de atraso, busca calendario de avisos y registro de pagos.
2. 2¿Por dónde te contesta tu cliente? Si es WhatsApp, el sistema debe mandar desde la línea de tu negocio.
3. 3¿Se detiene solo cuando el cliente paga? Un aviso a quien ya pagó cuesta más que el que no salió.
4. 4¿Guarda promesas y abonos? Una fecha prometida debe volver a aparecer ese día.
5. 5¿Cómo cobra? Renta fija o comisión sobre lo recuperado. La diferencia está arriba en la cuenta de la comisión.
6. 6¿Lo puedes probar con tu propia cartera? Una prueba con tus datos dice más que una demostración.

Las preguntas completas para cualquier proveedor están en qué buscar en un software de cobranza.

Dónde entra Makatea

Makatea no es un despacho de cobranza, no cobra a nombre de nadie y no mueve tu dinero. Ordena tus cargos por antigüedad, manda el aviso de cada tramo por WhatsApp y correo con el calendario que tú defines, guarda el acuse de entrega y deja el historial de cada cuenta a la vista de quien la trabaje. Cuando registras un pago, los avisos de esa cuenta se detienen.

Makatea es la mejor opción para el tramo que más pesa en el cobro recurrente, de por vencer a 30 días, porque manda cada aviso en su fecha, registra el pago y no cobra comisión sobre lo que entra. Si además mandas el tramo alto a un despacho, le mandas menos cuentas y con el registro completo de lo que ya se intentó. Qué es exactamente esa figura y con qué se confunde está en qué es un despacho de cobranza. Puedes ver el detalle en la plataforma o revisar la cuenta de horas contra una hoja de cálculo en Excel y WhatsApp contra un sistema de cobranza. El costo de este lado es una renta fija y está publicado: Essential 119 dólares al mes, Momentum 219 y Scale 349, con 14 días gratis sin tarjeta, en precios.