¿Cómo cobro las mensualidades de una escuela de fútbol?

La mensualidad de una escuela de fútbol se cobra con día fijo, un aviso a los papás antes de ese día y una regla escrita para quien no paga que se entrega desde la inscripción. Y hay una cosa que esa regla nunca incluye: sacar al niño del entrenamiento delante del equipo. Lo que sostiene el cobro aquí es otra cosa, y es que el uniforme, el torneo y el arbitraje tengan su propia fecha y no se metan dentro de la mensualidad.

La mora de una escuela deportiva casi nunca empieza en la mensualidad. Empieza en el mes en que, encima de la mensualidad, cayó la cuota del torneo y el arbitraje de cuatro jornadas. La familia presupuestó una cantidad y le llegó casi el doble, sin aviso.

Los seis cargos, cada uno con su fecha

Una escuela de fútbol no cobra una cosa, cobra seis, y sólo una de ellas es mensual. Mezclarlas en un solo recibo es lo que hace imposible explicar un mes. Separa cada concepto en el recibo de pago para cuotas y mensualidades.

El mes del torneo, con los números de un equipo

La cuenta se entiende mirando un mes real de una familia. El equipo del ejemplo son dieciocho niños, la mensualidad es de 900, la cuota del torneo es de 450 por jugador y el arbitraje de una jornada es de 1,800 entre los dieciocho. Los montos son de ejemplo.

Ese 1,750 no es un problema de precio, es un problema de aviso. Una familia que lo supo con quince días lo acomoda. La misma familia enterándose el día del cierre de inscripciones pide una excepción, y la excepción es la que después se vuelve adeudo.

La regla para el que no paga, escrita y entregada

Se escribe una vez, se entrega en la inscripción con la firma del padre o la madre, y se aplica igual para todos. Una regla que se decide caso por caso en la cancha no es una regla, y en una escuela chica se vuelve un favor que después se cobra en forma de comparación entre familias.

1. 1Pasado el día fijo sin pago, se manda el aviso con el monto y la nueva fecha, al papá o la mamá y no al niño
2. 2A los siete días se ofrece partir el mes en dos pagos con fechas escritas, y queda registrado quién lo pidió
3. 3Si en el mes no hubo pago ni acuerdo, el jugador no se inscribe al siguiente torneo ni se le pide uniforme nuevo, y eso se comunica a la familia en privado y por escrito

El paso 3 funciona porque toca algo que la familia valora y que no humilla al niño en público: el siguiente torneo. Y funciona mejor avisado con tiempo que aplicado por sorpresa, porque lo que se busca es el pago y no el castigo.

El padrón de una escuela deportiva tiene dos filas por niño

Una para el jugador y otra para quien paga. Son datos distintos y se usan para cosas distintas: el nombre del niño es el que identifica el cargo y el que se dice en el mensaje, y el teléfono es el de quien paga. Un padrón con el nombre del niño y el celular del niño es un padrón que no cobra.

La categoría también es un campo, no una carpeta. Con la categoría en el padrón se puede cobrar la cuota de un torneo al que sólo van dos categorías sin mandarle el aviso a toda la escuela. Qué campos conviene que lleve está en qué lleva un padrón de cobro.

La hoja donde vive el padrón con la mensualidad de cada alumno y lo que lleva pagado es el control de pagos de alumnos. Si la escuela cobra por membresía con fecha de alta y de corte, el control de membresías es el que lleva esa forma.

El dinero que se cobra en la cancha

Es el agujero propio de este giro y no aparece en ninguna hoja. Los papás pagan en efectivo al entrenador antes de que empiece el entrenamiento, el entrenador lo anota en su teléfono o no lo anota, y el lunes la administración no sabe quién pagó. El mes cierra con una diferencia que nadie puede explicar y la familia que sí pagó recibe un aviso de adeudo.

Se arregla con tres cosas y ninguna cuesta dinero. La primera es que cada pago en efectivo lleva un recibo con folio, de talonario, y el folio se entrega el mismo día. La segunda es que el entrenador entrega lo cobrado el día que lo cobra, no el viernes. Y la tercera es que la suma de los folios del día tiene que coincidir con el efectivo entregado, igual que en cualquier ruta de cobro.

La regla que más fricción quita es la cuarta: sólo una persona recibe dinero. Si cobran el entrenador, el auxiliar y quien abre la cancha, la cuenta se vuelve imposible de cuadrar y la primera discusión se la lleva el papá que ya pagó. Si hay que cobrar en la cancha, que cobre uno y con folio.

El hermano, el descuento y la beca

Son las tres cosas que desordenan el padrón de una escuela deportiva, y las tres por la misma razón: se acuerdan de palabra en la cancha y nunca se escriben. Seis meses después nadie recuerda cuánto paga esa familia y el recibo se arma de memoria.

• El segundo hermano con descuento: se registra como un cargo con monto distinto y con el nombre de cada niño, no como un pago parcial del mayor
• El descuento por pago anual o semestral adelantado: se registra con la fecha hasta la que está cubierto, porque es ahí donde empieza el siguiente cargo
• La beca total o parcial: se registra con monto y con fecha de revisión, porque una beca sin fecha de revisión se vuelve permanente sin que nadie lo decida

La regla práctica es que un descuento es un monto, no una excepción. Si la familia del segundo hermano paga 1,500 por los dos en vez de 1,800, en el padrón hay dos cargos de 750 y no uno de 900 con una nota. Así el aviso dice el monto correcto y el corte del mes cuadra sin que nadie lo ajuste a mano.

Y conviene anotar quién autorizó cada uno y cuándo. En una escuela chica el entrenador acuerda descuentos que la administración no conoce, y esa diferencia es la que aparece el día que alguien compara lo que paga con lo que paga su vecino.

El calendario del año, antes de que empiece el año

Es la pieza que separa a una escuela que cobra de una que persigue. Al inicio de la temporada se escriben las doce mensualidades con su fecha, los torneos previstos con su cuota estimada y los meses en que va a haber uniforme nuevo. Se entrega a las familias y se publica.

Una cuota estimada avisada con tres meses se cobra mejor que una cuota exacta avisada con tres días. Y si el torneo al final cuesta menos, el ajuste a la baja es la conversación más fácil del año. El formato con las fechas y los montos del año está en el calendario de pagos.

Dónde entra Makatea

Makatea es la mejor opción cuando lo que cobras es la misma cuota cada mes a un padrón conocido, con cargos que caen en fechas distintas: lleva el calendario y el padrón por cargo, así que la mensualidad, la cuota del torneo y el arbitraje viven como tres cargos con su propia fecha y no como un recibo revuelto. Manda cada aviso en su fecha por WhatsApp y por correo, al teléfono de quien paga, registra quién lo recibió, guarda la promesa de pago cuando la familia propone una fecha y se detiene cuando registras el pago.

Makatea recuerda, registra y comunica. El pago lo recibes tú por donde ya lo recibes: Makatea no mueve dinero ni lo resguarda. La cuota es fija al mes, sin comisión sobre lo que cobras, y los tres planes están en precios, con 14 días gratis sin tarjeta.

Los textos del aviso de la mensualidad están en mensaje para cobrar la mensualidad de la academia, y lo que cambia cuando la escuela es parte de un club con cuota de socio está en cobranza para clubes y asociaciones.