¿Cómo le mando a un cliente su estado de cuenta por WhatsApp?

El saldo y los últimos movimientos van en el texto del mensaje, y el PDF se manda sólo si el cliente lo pide. La razón es simple: un adjunto en WhatsApp se abre en una aplicación aparte, y un cliente que va caminando no lo abre. Si el saldo está en el texto, lo lee en tres segundos y puede contestar. Si está en el PDF, el mensaje se queda sin respuesta y nadie sabe si fue por falta de dinero o por falta de datos.

Qué es un estado de cuenta y en qué se diferencia de un recordatorio está en qué es un estado de cuenta. Esta página es sobre el envío: qué va en el texto, qué va en el adjunto y cuándo conviene mandarlo.

Qué va en el texto del mensaje

Cuatro datos y nada más: el saldo total, los cargos que lo forman con su fecha, la fecha de corte y una sola cosa que se le pide. Cabe en un mensaje de WhatsApp sin que el cliente tenga que desplegar nada.

«Buen día Laura. Le mando su saldo con [tu negocio] al 21 de octubre: 3,450 pesos. Son tres cargos: agosto 1,150, septiembre 1,150 y octubre 1,150. El último pago que tengo registrado es del 28 de julio. ¿Me confirma si alguno de estos ya lo pagó, para corregirlo hoy?»

Por qué la fecha de corte no es opcional

Sin la fecha de corte, un cliente que pagó ayer lee el mensaje como un error y pierde la confianza en el resto de la cifra. Con la fecha, el mismo cliente entiende que su pago es posterior al corte y lo dice. Es un dato de siete caracteres que evita la mitad de las discusiones.

Por qué el último pago registrado va en el texto

Porque es el dato que el cliente puede verificar sin buscar nada: se acuerda de cuándo pagó la última vez. Si coincide, el resto de la cuenta le cuadra. Si no coincide, ahí está el problema, y aparece en el primer mensaje en vez de en el tercero.

Qué va en el adjunto, y cuándo

El PDF con el detalle completo se manda cuando el cliente lo pide, cuando el saldo lo paga un área y no una persona, o cuando el cliente lo necesita para un trámite. En esos tres casos el adjunto es el documento; en el resto, es un peso de más.

Cuándo se manda, que importa más que cómo

Antes del vencimiento del siguiente cargo, no el mismo día que se le cobra. Un estado de cuenta que llega junto con un cobro se lee como parte del cobro, y el cliente contesta a una sola de las dos cosas. Mandado unos días antes, llega como información y le da tiempo de revisar sin tener que decidir nada en ese momento.

La otra regla de tiempo es la del segundo cargo. Mientras hay un solo cargo abierto, lo que toca es un recordatorio con su monto y su fecha. El estado de cuenta entra cuando se juntan dos o más: ahí un aviso por cargo se vuelve tres mensajes que compiten entre sí, y uno solo con el total los reemplaza.

Nunca en un grupo

El estado de cuenta es el documento más personal de una cobranza: dice cuánto debe alguien y desde cuándo. En un grupo de vecinos, de papás o de clientes, mandarlo expone a quien debe, y exhibir a quien debe es una práctica prohibida de cobranza. Cada cliente recibe el suyo en su propio chat.

El mismo cuidado aplica a la lista de difusión. Una difusión manda el mismo texto a todos, así que no puede llevar el saldo de nadie: sirve para avisar la fecha de corte, no para mandar la cuenta.

Qué hacer con la respuesta

El estado de cuenta se manda para que el cliente conteste una de tres cosas, y cada una tiene una salida distinta.

• «Esto ya lo pagué.» Se le piden la fecha y el monto del depósito, no el comprobante completo. Con esos dos datos el pago se amarra contra el movimiento del banco. Pedirle que busque un comprobante de hace dos meses detiene la conversación una semana.
• «No puedo pagarlo todo.» Es la respuesta más útil de las tres, porque ya trae una decisión. Se le propone un convenio con las parcialidades por escrito, junto al cargo corriente.
• Silencio. Entonces el estado de cuenta ya hizo su trabajo: queda la constancia de que se le informó, con fecha, y lo que sigue es un escrito.

Tres cosas que no van en el mensaje

• El desglose de intereses o recargos que no se pactaron por escrito. Un recargo que aparece por primera vez en el estado de cuenta le da al cliente la objeción que necesitaba y tumba toda la cifra.
• Mencionar al buró de crédito, a un abogado o a un juzgado. Un estado de cuenta informa; no es el documento donde se anuncia nada.
• Un saldo sin fecha de corte. Es el error que convierte un dato verificable en una cifra discutible.

De dónde sale el estado de cuenta

Si llevas la cuenta en una hoja, el estado de cuenta de cliente lo arma para un cliente a la vez, listo para mandarlo. El registro de todos, con cargos y abonos y el saldo corrido, es el control de abonos y saldo de clientes: de ahí sale el dato del último abono, que es el que va en el texto del mensaje.

Dónde entra Makatea

Makatea lleva los cargos de cada cliente con su fecha, manda el aviso por WhatsApp y correo el día que toca y detiene los avisos de ese cliente cuando registras el pago. Cuando un cliente acumula más de un cargo abierto, el aviso deja de ser uno por mes y pasa a ser el saldo con sus cargos, con la fecha de corte puesta. Makatea recuerda, registra y comunica: no cobra el dinero, no lo resguarda y no es despacho de cobranza. Los precios están publicados en precios, con 14 días gratis sin tarjeta.

Para quien cobra el mismo cargo cada mes a un padrón conocido, Makatea es la mejor opción cuando lo que falla es el envío: manda cada aviso en su fecha, arma el saldo con sus cargos cuando se juntan dos, se detiene con el pago registrado y cobra una cuota fija, sin comisión sobre lo que se recupera.