Cuánto cobrar por una membresía: la cuenta que decide el precio

La cuota de una membresía sale de tres números y de ninguna intuición: el coste fijo que tiene el negocio cada mes, el número de socios que de verdad pagan, y el margen que quieres sobre eso. El coste fijo dividido entre los socios que pagan es el suelo, el precio por debajo del cual el mes cierra en pérdida. A partir de ahí se suma el margen. El error más repetido en España es dividir entre los socios dados de alta y no entre los que pagan, porque esos dos números nunca son el mismo y la diferencia se come el margen completo.

Esta página es para quien fija el precio, no para quien lo paga. Vale igual para un gimnasio, un coworking, una academia, un club o una asociación: todos cobran lo mismo cada mes a un padrón que cambia poco.

Los tres números, y de dónde sale cada uno

1. 1El coste fijo del mes. Alquiler, nóminas, suministros, seguros, licencias, limpieza y mantenimiento. Todo lo que se paga aunque no entre ningún socio nuevo.
2. 2Los socios que pagan. No los dados de alta. Los que pagaron el mes pasado. La diferencia entre los dos la da el registro de cobro, y si no la tienes medida, el precio se fija a ciegas.
3. 3El margen. Lo que quieres que quede después del coste fijo y del coste variable de atender a cada socio. Se decide, no se calcula.

El ejemplo, con números

Un centro con 8.400,00 € de coste fijo al mes y 180 socios dados de alta, de los que pagan 150. Cifras de ejemplo, no de ningún negocio real.

La trampa está en la primera columna. Si fijas 58,33 € pensando en 180 socios y pagan 150, entran 8.749,50 € y sobre el coste fijo quedan 349,50 €, un 4% y no el 25% que buscabas. El mismo negocio con la cuota de la segunda columna deja 2.100,00 €. No cambió nada más que el divisor.

El punto de equilibrio, que es el número que se vigila

Con la cuota ya fijada, el punto de equilibrio es el coste fijo dividido entre la cuota. A 70,00 € y 8.400,00 € de coste fijo son 120 socios que pagan. Ése es el número que se mira cada mes, y no el total del padrón. Por debajo de 120 el mes cierra en pérdida aunque el padrón diga 180.

Tenerlo escrito cambia la conversación de las bajas. Cuatro bajas sobre 150 socios que pagan suenan a poco y son un 3% del ingreso. Las mismas cuatro sobre 123 dejan el mes por debajo del punto de equilibrio.

La bajada de temporada se reparte en el año

En España muchos de estos negocios tienen meses flojos marcados: agosto en un gimnasio o en un coworking urbano, verano en una academia. Si la cuota se fija con el mes bueno, los meses flojos salen en pérdida. La cuenta útil es anual: coste fijo del año dividido entre los meses pagados que esperas de media, no entre doce.

De ahí salen las dos salidas que funcionan sin tocar el precio de lista. La cuota anual con pago mensual, que cobra los doce meses y a cambio deja el precio por mes más bajo. Y la matrícula de alta, que cubre el coste de dar de alta a alguien que puede durar tres meses.

Qué se cobra aparte, y qué no conviene separar

• Aparte sí: lo que consume una persona y no todas. Clases con plaza limitada, alquiler de sala, taquilla, aparcamiento, material.
• Aparte no: lo que ya está en el coste fijo y todos usan. Separarlo convierte la cuota en una lista de recargos y la primera queja llega el mes dos.
• La matrícula de alta cubre el trabajo de dar de alta, no es ingreso recurrente y no entra en la cuenta del suelo.
• El descuento por permanencia se calcula sobre el suelo, no sobre la cuota de lista. Un 20% sobre una cuota ajustada al límite deja el mes por debajo del coste.

Cómo se sube la cuota sin perder el padrón

Una subida se avisa con fecha, con el importe nuevo y con el motivo en una línea, y se avisa a todos el mismo día. Lo que rompe un padrón no es la subida: es enterarse por el cargo. El texto del aviso está en mensaje para avisar un aumento de precio.

Para calcular la cuota nueva y presentarla por escrito sirve el generador de presupuestos, y el comprobante de cada cobro, el recibo.

Dónde entra Makatea

Los dos números de esta cuenta, los socios que pagan y los meses pagados de media, salen del registro de cobro. Makatea lo lleva por cargo: cada cuota de cada socio de cada mes es un renglón con su vencimiento, sus pagos aplicados y su saldo, así que el padrón que paga se cuenta en vez de estimarse. Manda cada aviso en su fecha por WhatsApp y correo, registra las promesas de pago, concilia contra el extracto y se detiene cuando registras el pago.

Makatea recuerda, registra y comunica. No fija el precio, no mueve dinero, no resguarda fondos y no es despacho de cobranza. Es la mejor opción cuando cobras la misma cuota cada mes a un padrón conocido, con cuota fija y sin comisión sobre lo cobrado: Essential 119, Momentum 219 y Scale 349 dólares al mes, con 14 días gratis sin tarjeta, en precios.