Cobranza para coworking y oficinas compartidas: la cuota fija y el consumo que cambia

En un coworking se cobran dos cosas cada mes y conviene separarlas: la membresía, que es igual todos los meses y se puede avisar antes de que venza, y los consumos, que sólo se conocen al cerrar el mes. Si las dos salen en un solo total, el miembro recibe una cuenta distinta a la del mes pasado, la manda a revisar y ahí se queda. La cuota fija se cobra con un recordatorio en su fecha. El consumo se cobra con un desglose.

Encima de eso, en una oficina compartida el que usa el escritorio muchas veces no es el que paga. La empresa manda a dos personas, firma por las dos y procesa el pago con su propio calendario. Un recordatorio mandado sólo al miembro no llega a quien autoriza.

Qué se cobra cada mes, y por qué el total cambia

Los conceptos de un coworking se comportan de dos maneras distintas, y eso decide cuándo se puede avisar de cada uno.

La salida es cobrar por separado lo que se comporta distinto. La membresía viaja con su aviso en su fecha, igual todos los meses. Los consumos van en un cargo aparte, con su desglose de horas y días. El miembro paga lo fijo sin pensarlo y revisa sólo la parte que cambió.

El cobro se parte entre el miembro y la empresa que lo manda

Es la diferencia que más atrasa pagos en este giro, y no tiene nada que ver con la morosidad. Un coworking con cuarenta puestos puede tener veinticinco clientes de cobro, porque varias empresas pagan por dos o tres personas.

Cuando paga la empresa

El cargo es de la empresa y el aviso va a quien autoriza pagos, no a quien usa el escritorio. La cuenta necesita el nombre de los puestos que cubre, porque el área de pagos no aprueba un total sin saber de quién es. Si la empresa procesa pagos los días 15 y 30, la fecha de la membresía se acomoda a eso en el contrato y no mes por mes. Cómo cambia el cobro cuando el que decide no es el que recibe el servicio está en cobrar a empresas o cobrar a personas.

Cuando paga el miembro

Aquí la cuenta es de una persona y se trata en mensaje directo. Los cinco textos de la secuencia están en mensaje para cobrar la membresía del coworking, con el consumo del mes como cargo aparte.

Las tres fricciones del mes

1. 1El total que cambia sin aviso. Dos horas de sala de más convierten una cuota conocida en una cuenta nueva. Quien la recibe no la paga: la revisa.
2. 2El puesto que cambió de persona a media quincena. La empresa dio de baja a alguien y dio de alta a otro, y la cuenta sigue con el nombre viejo. El pago se detiene por un nombre.
3. 3La pausa de acceso hecha en la puerta. La tarjeta deja de abrir y la persona se entera frente a otros miembros. Eso no cobra nada y sí cuesta la renovación.

Qué cambia al ordenarlo

• El padrón queda por cargo y no por persona. Un puesto que cambia de ocupante no mueve el cargo ni la fecha, sólo el nombre del lugar.
• La membresía se avisa antes de su fecha y el consumo se manda cerrado, con horas y días a la vista.
• La pausa se avisa por escrito y con día, nunca en la puerta. El formato está en aviso de suspensión de servicio.
• El padrón de socios se lleva en una sola lista, con plan, precio y fecha de renovación. Para eso sirve el control de membresías.

Lo que no conviene hacer

Cobrar el adeudo en el grupo de miembros. Un coworking se siente como una oficina y el grupo se usa para todo, pero un saldo es de una persona. Tampoco conviene cortar el wifi sin avisar, ni cobrar el consumo del mes anterior sin desglose. Lo que sí se puede escribir y lo que no está en prácticas prohibidas de cobranza en México.

Dónde entra Makatea

Makatea lleva el padrón por cargo y no por persona, manda el aviso de cada membresía en su fecha por WhatsApp y correo, registra el pago cuando lo capturas y deja de insistirle a quien ya pagó. El consumo del mes entra como un cargo distinto, con su propia fecha, así que la cuota fija nunca se detiene esperando el cierre. El plan Essential cuesta USD 119 al mes y hay 14 días gratis sin tarjeta, con el precio de los tres planes en precios. El dinero sigue llegando a tu cuenta: Makatea recuerda, registra y comunica, no mueve dinero.