Formato de factura de venta en Colombia: los tres datos que la vuelven título valor

Una factura de venta en Colombia tiene que decir expresamente que es una factura de venta, traer el nombre o razón social y el NIT de quien vende y de quien compra, un número de una numeración consecutiva, la fecha de expedición, la descripción de lo vendido, el valor total y la calidad de retenedor de IVA. Eso es el artículo 617 del Estatuto Tributario. Y además tiene que traer tres datos más que casi ningún formato descargable incluye: la fecha de vencimiento, la fecha de recibo con el nombre o la firma de quien la recibió, y la constancia del estado de pago. Esos tres los pide la Ley 1231 de 2008, y la factura que le falte cualquiera de ellos no es título valor.

La diferencia no es de forma. Una factura que sí es título valor se puede endosar y se puede cobrar por la vía ejecutiva, que es un proceso corto porque el documento ya prueba la deuda. Una que no lo es sigue siendo una venta válida y se cobra por un proceso ordinario, discutiendo el contrato que la originó. El negocio no se cae, pero el camino para cobrarlo se alarga. Por eso vale revisar las tres casillas antes de preocuparse por el diseño.

Lo que pide el artículo 617 del Estatuto Tributario

Son nueve literales, de los cuales cuatro tienen que ir preimpresos. Si facturas por computador o con registradora, la impresión por ese medio cuenta como impresión previa. La tabla trae cada uno con lo que suele fallar en la práctica.

El artículo 774 del Código de Comercio remite también al artículo 621 del mismo código, que es el de los requisitos generales de todo título valor. Esta página no los enumera porque no se leyeron hoy en la fuente.

Los tres datos de la Ley 1231 de 2008

Aquí está lo que ningún formato de Excel trae y lo que decide si la factura sirve para cobrar rápido. El artículo 3 de la ley, que reescribió el artículo 774 del Código de Comercio, pide estos tres además de los del 617 y del 621.

La fecha de vencimiento, y lo que pasa si no está

Si la factura no menciona expresamente una fecha de vencimiento, se entiende que debe pagarse dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión. No es un plazo que se pueda negociar después: es el que la ley supone cuando el documento calla. Una factura emitida el 6 de noviembre sin fecha de vencimiento vence el 6 de diciembre, aunque el vendedor tuviera en la cabeza sesenta días y el comprador noventa.

La fecha de recibo, con quién la recibió

Tiene que constar la fecha en que la factura se recibió, con indicación del nombre, la identificación o la firma de quien la recibió. Y la ley cierra la salida más usada: el comprador no puede alegar falta de representación o representación indebida por razón de la persona que recibió la mercancía o el servicio en sus instalaciones. Quien firmó en la bodega, firmó.

La constancia del estado de pago

El vendedor debe dejar constancia en el original de la factura del estado de pago del precio y de las condiciones de pago si las hay. La misma obligación corre para el tercero a quien se le haya transferido la factura. Es la casilla que convierte el original en el registro de la deuda y no sólo en el comprobante de la venta.

La propia ley dice qué pasa cuando falta uno: no tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en ese artículo. Y aclara lo que mucha gente teme: la omisión de cualquiera de esos requisitos no afecta la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura. La venta vale. El atajo para cobrarla, no.

Los diez días que casi nadie cuenta

El artículo 2 de la Ley 1231 de 2008 reescribió el artículo 773 del Código de Comercio y puso un reloj. La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador si no reclama contra su contenido dentro de los diez días calendario siguientes a su recepción, sea devolviéndola con los documentos de despacho o mediante reclamo escrito dirigido a quien la emitió o la tiene. El comprador también puede aceptarla de manera expresa, por escrito en el cuerpo de la factura o en documento separado, físico o electrónico.

Ese plazo cambia el orden de prioridades de quien cobra. La pregunta del día once no es cuándo vas a pagar. Es si el comprador reclamó o no, porque si no reclamó ya no puede discutir el contenido frente a terceros de buena fe. Y la fecha desde la que se cuentan los diez días es la fecha de recibo, que es el segundo de los tres datos de arriba. Sin esa casilla llena, no hay desde cuándo contar.

Cuando la venta se paga por cuotas

Es el caso de quien vende a crédito y de quien cobra lo mismo cada mes, y tiene regla propia. El artículo 4 de la ley reescribió el artículo 777 del Código de Comercio: cuando el pago haya de hacerse por cuotas, la factura debe contener además el número de cuotas, la fecha de vencimiento de cada una y la cantidad a pagar en cada una. Los pagos parciales se hacen constar en el original y en las dos copias, con la fecha en que se hicieron, y el tenedor extiende al deudor los recibos parciales. La ley admite expresamente otros mecanismos para llevar el registro de los pagos, como registros contables o cualquier otro medio técnicamente aceptado.

Esa última frase es la que permite dejar de anotar a mano en el talonario. Lo que no permite es dejar de anotar: si la factura ya se transfirió a un tercero antes de los pagos parciales, hay que informarle de ellos al comprador y al tercero, con el monto recibido y la fecha.

Qué de esto resuelve un formato y qué no

Un formato en Excel o en Word resuelve las casillas. Las llena una persona, una por una, cada vez. Ahí es donde se pierden los tres datos de la Ley 1231: el vencimiento se deja en blanco porque se acordó de palabra, la fecha de recibo no vuelve de la bodega, y la constancia de pago queda en otra hoja. Con cuarenta facturas al mes, el formato no es el problema. El problema es que nadie vuelve al original a escribir lo que pasó después.

Makatea lleva ese registro. Cada cargo del padrón tiene su fecha de vencimiento, su monto y su estado, el aviso sale en la fecha del cargo por WhatsApp y por correo, y se detiene cuando registras el pago. El pago llega a tu propia cuenta: Makatea recuerda, registra y comunica, y no mueve dinero ni lo resguarda. Para la emisión de la factura electrónica de venta mandan las reglas de la DIAN, que esta página no resuelve.

Lo que conviene tener en papel de todas formas

Dos documentos sostienen el cobro cuando la factura sola no alcanza. Uno es el comprobante de ingreso, que es lo que se le entrega a quien abona. El otro es la letra de cambio, que es el título valor que se firma aparte cuando la venta se va a pagar en cuotas largas. Si lo que cobras es cartera en propiedad horizontal, el camino es otro y está en cómo cobrar la cartera morosa en propiedad horizontal.

Y antes de escribir la primera carta, conviene saber a qué horas se puede llamar. La Ley 2300 de 2023 fijó horarios para cobrar en Colombia. Los planes y el precio de Makatea están en precios, con 14 días gratis sin tarjeta.