Soy contador y mis clientes no pagan mis honorarios, ¿qué hago?

Lo que funciona son cuatro cosas en orden: dejar la iguala por escrito con lo que incluye y lo que no, ponerle una fecha fija de pago al mes, mandar el aviso antes de que venza y sacar la carta de cobro cuando se junta más de un mes. En ese orden. La mayoría de los despachos hace la última y se salta las tres primeras, y entonces la carta llega a discutir un acuerdo que nunca se escribió.

El problema de fondo de un despacho no es la morosidad. Es que el servicio se entrega antes de cobrarlo y se entrega todos los meses: la declaración se presentó, la nómina se timbró, la contabilidad se cerró. Cuando llega el momento de cobrar, el cliente ya tiene lo que necesitaba, y lo único que queda del lado del despacho es la insistencia.

Por qué un despacho cobra tarde

Hay tres causas que se repiten y ninguna tiene que ver con la liquidez del cliente.

La iguala nunca se puso por escrito

Muchas relaciones de despacho empiezan con un acuerdo verbal y un monto. No hay documento que diga qué incluye la iguala, qué se cobra aparte, qué pasa si el cliente entrega la información tarde ni qué día se paga. Cuando el cliente objeta el monto, no hay nada que leer.

No hay día de pago, hay «a fin de mes»

«A fin de mes» no es una fecha. Es el día 28 para el despacho y el día 10 del siguiente para el cliente, y nadie está mintiendo. Un día concreto, escrito, es el cambio más barato que puede hacer un despacho.

El cobro depende de que el titular se acuerde

En un despacho chico, quien cobra es quien firma, y quien firma está cerrando declaraciones. El cobro es lo primero que se posterga porque es lo único que no tiene fecha límite de la autoridad.

1. La iguala por escrito, en una página

No hace falta un contrato de diez cláusulas. Hace falta una página con seis renglones que después se puedan leer en voz alta sin incomodar a nadie.

• Qué incluye la iguala al mes: contabilidad, declaraciones mensuales, nómina de hasta tantos empleados, atención de requerimientos ordinarios.
• Qué se cobra aparte: la declaración anual, un trámite ante la autoridad, una devolución, un aviso de compensación, el alta de un socio nuevo.
• El monto y si lleva IVA.
• El día de pago, con número, y por qué canal se avisa.
• Qué pasa si el cliente entrega la información después de una fecha: se cobra igual y el trabajo se reprograma.
• Qué pasa si se juntan dos meses sin pagar: se detiene el servicio nuevo y se termina lo comprometido.

2. La fecha fija, y que sea la del cliente

La fecha no se elige por comodidad del despacho. Se elige por cuándo le entra dinero al cliente. Un comercio que cobra los fines de semana paga mejor un lunes; una empresa con proveedores programados paga el día que corre su lote de pagos. Preguntarlo toma un mensaje y se cobra solo durante años.

Cobrar por adelantado, cuando se puede

La iguala del mes que empieza, no del que terminó. Con un cliente nuevo es una conversación de una línea y cambia la relación completa: el servicio se presta sobre un pago que ya entró. Cuándo conviene uno y cuándo el otro está en cobrar por adelantado o cobrar vencido.

3. El aviso antes del vencimiento

Es el paso que más atrasos evita y el que casi nadie da. No es un cobro: es un recordatorio de algo que todavía no vence, con el monto y la fecha. El cliente que lo recibe tres días antes lo programa; el que recibe el primer mensaje a los diez días de vencido ya tiene el mes cerrado.

Los textos listos para los cinco momentos están en el recordatorio de pago de la iguala mensual, del aviso previo al acuerdo de pago.

4. La carta de cobro, cuando se junta más de un mes

Un mes se cobra con un mensaje. Dos meses ya no: ahí el cliente dejó de tener un olvido y empezó a tener una decisión. La carta de cobro de honorarios sirve para cambiar el registro de la conversación, de un chat a un documento con fecha, concepto y monto desglosado por periodo.

Lo que hace que funcione es el desglose. Un total de tres meses se discute como un bloque; tres renglones con su mes, su monto y lo que se entregó cada uno se discuten de a uno, y ésa es una conversación distinta. El formato está en la carta de cobro de honorarios.

Lo que no conviene poner en esa carta

• Una amenaza de retener los papeles del cliente. Sus registros y sus archivos son suyos, y retenerlos convierte un cobro en otro problema.
• Un interés que nunca se pactó por escrito.
• Un plazo que no estás dispuesto a sostener. Un «tiene 48 horas» que llega al día cuarenta enseña que los plazos no cuentan.

5. El convenio de pago, antes de suspender

Con tres meses encima, el cliente casi nunca puede pagar todo de una vez, y pedírselo es garantizar que no pague nada. Un convenio con dos o tres fechas, firmado, convierte un saldo muerto en un calendario. Cuándo conviene y cuándo no está en convenio de pago, cuándo conviene.

Qué cobrar aparte, y por qué importa tanto

La mitad de los conflictos de honorarios no son por el monto de la iguala. Son por un trabajo que el despacho consideró extra y el cliente consideró incluido. Esa tabla, acordada al inicio, evita la conversación entera.

Dónde entra Makatea

Makatea lleva el padrón de clientes del despacho con su iguala y su día de pago, y manda el aviso antes del vencimiento y los recordatorios siguientes por WhatsApp y correo. Registras el pago y los avisos de ese cargo se detienen, así que el cliente que ya pagó no recibe uno más. Las promesas de pago quedan anotadas con su fecha.

Makatea recuerda, registra y comunica. No mueve dinero, no resguarda fondos y no es despacho de cobranza: la factura la sigue emitiendo tu facturador y el pago llega a tu cuenta de banco.