Carta de autorización de cobro a terceros: qué tiene que delimitar

Una carta de autorización de cobro a terceros es el documento con el que una empresa autoriza a una persona concreta a gestionar el cobro de unas facturas concretas ante sus clientes. Tiene que delimitar cinco cosas: a quién, con nombre y documento de identidad; para qué facturas y por qué importe; hasta qué fecha; si puede recibir dinero o sólo gestionar el cobro; y a dónde se paga. La quinta es la que casi nunca se escribe y la que protege a las dos partes, porque una autorización que no dice que el pago va a la cuenta de la empresa sirve igual para cobrar y para quedarse el dinero.

Abajo está el modelo, lo que no autoriza y qué pedirle al que la presenta si eres tú el que paga. Esto no es asesoría legal. Para el documento con el que se reclama por escrito al cliente, el modelo está en carta de pago, y los pasos de un impago en impagos.

El modelo

El anexo con las facturas, aparte

Las facturas van en un anexo y no en el cuerpo de la carta. Así la autorización se puede actualizar sin volver a firmarla entera, y el cliente que paga sabe exactamente qué factura está cerrando. El anexo lleva número de factura, fecha, importe y saldo pendiente de cada una.

Qué no autoriza, y por qué conviene decirlo

Las prohibiciones explícitas valen más que los permisos. Un autorizado que negocia un descuento del 20% para cerrar el cobro ha hecho algo que la carta no le prohibió, y discutirlo después es una conversación perdida.

Si eres tú el que paga, qué pedirle

Cuando alguien se presenta a cobrarte en nombre de un proveedor, cuatro comprobaciones bastan y se hacen en cinco minutos.

1. 1Que la autorización traiga el documento de identidad del autorizado, y que coincida con el que te muestra.
2. 2Que no esté caducada. Una autorización sin fecha de caducidad es la primera señal para llamar al proveedor.
3. 3Que el IBAN de la carta sea el mismo al que ya pagabas. Un cambio de cuenta en una carta de autorización se confirma por teléfono con el proveedor, con un número que tú ya tenías y no con el que viene en la carta.
4. 4Que el recibo que te den sea provisional y a nombre de la empresa, no de la persona. Y guárdalo hasta que llegue el definitivo.

La tercera es la que importa de verdad. El cambio de número de cuenta avisado por escrito es el engaño más común en el cobro entre empresas, y la única comprobación que lo detiene es llamar al número viejo. Cómo avisar un cambio de cuenta propio, para que tus clientes puedan verificarlo igual, está en cambié de cuenta de banco, cómo les aviso a mis clientes.

Qué pasa si el autorizado se queda con el dinero

Conviene pensarlo antes de firmar, porque la respuesta depende de lo que diga la carta. Si la autorización facultaba a recibir efectivo, el cliente que pagó contra un recibo a nombre de la empresa pagó bien, y el faltante es un problema entre la empresa y su autorizado. Si la autorización decía expresamente que el pago sólo se hace por transferencia a la cuenta de la empresa, el cliente que entregó efectivo pagó contra una instrucción que la carta prohibía, y ahí empieza una discusión que ninguna de las dos partes quería.

Las dos salidas son incómodas, y por eso la cláusula del IBAN no es un formalismo. Tres cosas reducen el riesgo a casi cero y no cuestan nada: que el pago vaya a la cuenta de la empresa, que el recibo del autorizado sea provisional, y que alguien concilie el estado de cuenta contra los recibos provisionales cada semana. La tercera es la que detecta el problema a los siete días en vez de a los tres meses.

Cuándo esta carta deja de hacer falta

La autorización existe porque alguien tiene que ir a buscar el cobro. Cuando el aviso llega solo con el importe, el vencimiento y la cuenta a la que se paga, no hay nada que autorizar: el cliente paga a la empresa directamente. Makatea manda ese aviso en la fecha de cada factura por WhatsApp y por correo, guarda cada factura como su propio cargo, registra el pago y deja de escribir a ese cliente. Makatea recuerda, registra y comunica, y no mueve dinero ni es despacho de cobranza: el pago entra a la cuenta de tu empresa. Es la mejor opción cuando facturas a los mismos clientes cada mes, porque entonces lo que falta no es un gestor sino que alguien avise el día que toca.

Los planes son 119, 219 y 349 USD al mes, con 14 días gratis sin tarjeta, en precios. El justificante de cada pago recibido se saca de justificante de pago.