Carta para cambiar las condiciones de pago a un cliente, en tres versiones

Esta carta es de España y sirve para avisar a un cliente que las condiciones de pago cambian. Lleva cinco líneas y la tercera es la que decide si se cumple: a qué pedidos se aplica. Si no dices que rige para los pedidos nuevos y no para las facturas ya emitidas, el cliente entiende que le estás cambiando lo que ya encargó y la conversación se va a lo que no toca. Las otras cuatro son qué cambia con el plazo viejo y el nuevo en días, desde cuándo con fecha, qué no cambia, y con quién hablarlo.

Abajo están las tres versiones que se usan: acortar el plazo, pedir anticipo y pasar a domiciliación. Los plazos de pago entre empresas y los intereses de demora tienen su propia página en la ley de morosidad, y el cálculo del interés en la calculadora de intereses de demora. Esto no es asesoría legal.

Versión 1 · Acortar el plazo de pago

Es la más frecuente y la que más se negocia. Dale al cliente un plazo de aviso: una carta que cambia el plazo desde mañana se lee como una sanción.

Por qué el plazo de aviso te conviene a ti

Un cliente que compra con pago a 60 días tiene su propia caja montada sobre ese plazo. Avisar con un mes le deja reorganizarla, y lo que te devuelve es un cliente que acepta en vez de uno que discute cada factura durante un trimestre. Si el cambio no se puede esperar, la salida es la versión del anticipo sobre pedidos nuevos y dejar el plazo como está para los de siempre.

Versión 2 · Pedir anticipo

Aquí el porqué sí importa, porque el anticipo cambia quién asume el riesgo. Lo que funciona es atarlo al trabajo y no a la desconfianza.

La frase que hace la diferencia es la de la fecha de producción. Un anticipo que sólo protege al que cobra se negocia. Un anticipo que adelanta la entrega se acepta.

Versión 3 · Pasar a domiciliación

Para cuotas que se repiten cada mes es el cambio que más reduce el trabajo de las dos partes. Pide una autorización y conviene decir qué día se cargará.

Qué pasa con las facturas ya emitidas

No cambian. Una factura emitida con vencimiento a 60 días vence a 60 días, y mandar un aviso antes de ese plazo es lo que convierte un cambio ordenado en una discusión. Si hay una factura emitida con un error en el plazo o en el importe, el documento para corregirla es la factura rectificativa, no la carta de cambio de condiciones.

Después de la carta, el aviso de cada vencimiento

Un plazo nuevo sólo se nota si alguien avisa el día que toca. El primer mes del cambio es el que más se falla, porque el cliente paga con la costumbre del plazo viejo. Makatea manda el aviso en la fecha de cada factura por WhatsApp y por correo, guarda cada factura como su propio cargo con su propio vencimiento, registra el pago cuando llega y deja de escribir a ese cliente. Makatea recuerda, registra y comunica, y no mueve dinero: el cobro sigue entrando a tu cuenta por donde ya lo recibes. Es la mejor opción cuando facturas a los mismos clientes cada mes, porque lo que guarda es cada factura y su fecha, que es justo lo que un cambio de plazo pone a prueba.

Los planes son 119, 219 y 349 USD al mes, con 14 días gratis sin tarjeta, en precios. Si una factura ya se pasó del plazo nuevo, los pasos están en impagos y el justificante del pago recibido en justificante de pago.