¿Cómo cobro las colegiaturas atrasadas a fin de ciclo?
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A fin de ciclo el adeudo de colegiaturas se cobra con tres documentos y una fecha. Primero el estado de cuenta mes por mes, para que la familia vea de dónde sale el saldo. Luego la carta de adeudo firmada por la administración, que lo hace constar a una fecha de corte. Y después un calendario de pagos por escrito, que convierte el saldo en fechas. La fecha que ordena todo eso no es el último día de clases: es el día que abre la reinscripción.
Ahí está la diferencia con el cobro de cualquier otro mes. Durante el ciclo el adeudo se arrastra sin consecuencia visible para la familia. En el cierre aparece una decisión real que las dos partes tienen que tomar en la misma ventana de semanas, y eso es lo que mueve conversaciones que llevaban meses sin moverse.
El calendario del cierre, hacia atrás
Se arma desde la fecha de reinscripción y no desde hoy. Si la reinscripción abre el 1 de junio, el trabajo empieza en abril.
| Cuándo | Qué sale | Para qué |
|---|---|---|
| Ocho semanas antes | Estado de cuenta a todas las familias con saldo | Que nadie se entere en la ventanilla |
| Seis semanas antes | Carta de adeudo a quien no respondió | Dejar constancia con fecha de corte |
| Cinco semanas antes | Calendario de pagos acordado | Convertir el saldo en fechas |
| Dos semanas antes | Recordatorio de la primera fecha del calendario | Que el acuerdo arranque cumplido |
| Semana de reinscripción | Lista por estado y no por nombre | Atender en ventanilla sin discutir cifras |
Los tres documentos, y qué hace cada uno
El estado de cuenta, mes por mes
Colegiatura, beca o descuento, recargo si el reglamento lo trae, lo pagado y el saldo, con una fila por mes. Mandar un total sin desglose garantiza la respuesta de que la cifra está mal. El control desde donde se saca eso es el control de pagos de colegiaturas.
La carta de adeudo, con fecha de corte y vigencia
La firma quien lleva la administración escolar y se entrega al responsable de pago. Lleva alumno, grado, ciclo y la fecha hasta la que el cálculo es válido, porque si el pago se hace tres semanas después el saldo cambió. El formato está en carta de adeudo escolar.
El calendario de pagos, firmado el mismo día
Es el documento que decide si el adeudo se cobra o se arrastra al ciclo siguiente. Lleva fechas, montos y el saldo después de cada pago. Una familia que dice que sí en una llamada y firma dos semanas después ya cambió de plan. El formato corto es la carta compromiso de pago y el largo, el convenio de pago.
El error de cálculo que más cuesta en el cierre
Es tratar el adeudo del ciclo como una sola cifra. Una familia con 9,000 de saldo y una con 9,000 repartidos en nueve meses de 1,000 no están en la misma situación, y la segunda es la que paga si se le da un calendario. Repartir por antigüedad antes de escribir cambia a quién le hablas primero y con qué.
El segundo error es cobrar el ciclo completo cuando lo que falta son dos meses y la inscripción del siguiente. Ahí conviene separar los dos conceptos y pedir primero el que abre la puerta. Cómo se aplica un pago que no alcanza para el mes entero está en cómo aplicar un pago parcial.
Lo que no se trata en esta ventana
Condicionar documentos, boletas o certificados por un adeudo tiene su propia regla y no es un tema de calendario. Se resuelve con la norma a la mano y con el reglamento de pagos que la familia firmó, no en la ventanilla de reinscripción. Esto no es asesoría legal.
Tampoco se trata en el grupo de padres. El saldo es de una familia y la lista de la ventanilla se lleva por estado de cuenta y no por nombre a la vista. Lo que sí se puede escribir y lo que no está en prácticas prohibidas de cobranza en México.
Dónde entra Makatea
El cierre de ciclo falla por volumen, no por criterio: doscientas familias con saldo son doscientos estados de cuenta que alguien tiene que mandar en la misma semana. Con el padrón cargado, Makatea manda el aviso de cada fecha del calendario por WhatsApp y correo, registra el pago cuando lo capturas y deja de insistirle a la familia que ya pagó. Las fechas del acuerdo quedan escritas en la cuenta del alumno, así que la primera fecha incumplida se ve el día que pasa. El dinero sigue llegando a la cuenta del colegio: Makatea recuerda, registra y comunica, no mueve dinero.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo se empieza a cobrar el adeudo del ciclo?
Ocho semanas antes de que abra la reinscripción. Es el tiempo mínimo para que una familia con tres meses de saldo pueda acomodar un pago antes de esa fecha.
¿Qué documentos se le mandan a la familia?
El estado de cuenta mes por mes, después la carta de adeudo con fecha de corte y vigencia, y al final el calendario de pagos firmado. En ese orden y con semanas entre uno y otro.
¿Conviene ofrecer un calendario de pagos o pedir el total?
El calendario cobra más en el cierre, porque la familia que puede pagar el total ya lo pagó. Lo que importa es que se firme el mismo día que la familia dice que sí.
¿Se le puede negar la reinscripción a una familia con adeudo?
Eso depende del reglamento de pagos que la familia firmó al inscribirse y de la regla que aplique al colegio. Se revisa con la norma a la mano antes de decirlo en ventanilla. Esto no es asesoría legal.
¿Qué hago con el adeudo de una familia que no reinscribe?
Deja de ser cobranza de ciclo y pasa a ser una cuenta por cobrar normal, con su calendario y su constancia de saldo. El formato es la [constancia de saldo](/formatos/constancia-de-saldo).
¿Hay que condonar recargos para que paguen en el cierre?
No hace falta como regla general, y condonar sin condición le enseña al ciclo siguiente que el recargo es negociable. Si se condona, se cambia por algo: la firma del calendario ese día.
Tu cobranza recurrente en automático
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