Ejemplos de cuentas por cobrar: cuatro casos con números y el registro de cada uno

Una cuenta por cobrar nace cuando ya entregaste y todavía no te pagan. El ejemplo más simple: vendes mercancía por 48,500 el 6 de noviembre con treinta días de plazo. Ese día no entró dinero, pero tienes un derecho de cobro por 48,500 y se anota como cuenta por cobrar contra el ingreso de la venta. El 6 de diciembre, cuando el cliente paga, el dinero entra a la cuenta de banco y la cuenta por cobrar se cancela. Los cuatro casos de abajo son los que se confunden en la práctica, con sus cifras y el renglón que mueve cada uno.

Las cifras son de ejemplo y están redondeadas para que se sigan a mano. El nombre exacto de cada cuenta y el tratamiento de los impuestos dependen del plan de cuentas y de la norma contable de cada país, y eso esta página no lo resuelve: lo revisa tu contador. Lo que sí es igual en todos lados es cuándo nace el derecho de cobro y cuándo deja de existir.

Caso 1 · Venta a crédito a treinta días

Es el caso de manual. Entregas, facturas y esperas. La cuenta por cobrar vive desde la entrega hasta el cobro, y su monto no cambia en el camino.

Caso 2 · Cuota recurrente de un padrón

Aquí está la diferencia que más se pasa por alto. Un colegio con 180 alumnos y una colegiatura de 3,200 no tiene una cuenta por cobrar de 576,000 al año. Tiene 180 cuentas por cobrar de 3,200 cada mes, y cada una nace el día que se devenga la colegiatura de ese mes, no el día en que se firmó la inscripción.

Los 51,200 del último renglón son el número que importa, y no es el mismo que el ingreso del mes. Es lo que se quedó sin cobrar de un cargo que ya se reconoció como ingreso. Si el mes siguiente se devengan otros 576,000 y vuelven a quedar 51,200, el saldo no es 51,200: es 102,400 y va creciendo.

Caso 3 · El cliente abona una parte

El abono parcial es donde se rompen las hojas de cálculo, porque la cuenta por cobrar no se cancela: se reduce. Sobre la venta de 48,500 el cliente transfiere 20,000 el 20 de noviembre. El derecho de cobro sigue vivo por 28,500 y con la misma fecha de vencimiento original, no con una nueva.

Dos errores de este caso cuestan dinero. Uno es marcar la factura como pagada porque entró un depósito. El otro es mandarle al cliente el recordatorio por los 48,500 completos después del abono: en el mejor de los casos contesta con el comprobante, y en el peor deja de contestar. Los textos para esta situación están en el mensaje para cobrar un pago incompleto.

Caso 4 · Lo que NO es una cuenta por cobrar

Es el error que más distorsiona un reporte y casi nunca se enseña con números. Un cliente te pide un trabajo de 60,000 y te deposita 15,000 de anticipo el 6 de noviembre. No tienes una cuenta por cobrar de 45,000: todavía no entregaste nada. Lo que tienes es una obligación de 15,000 con ese cliente, porque si no entregas tendrías que devolverlos.

Registrar como cuenta por cobrar un contrato firmado infla el activo y, peor, mete en la cartera a gente a la que no se le puede cobrar nada. El equipo de cobranza termina persiguiendo saldos que no existen y la antigüedad de saldos deja de servir para decidir.

Qué se hace con el saldo, una vez que está bien registrado

Se reparte por antigüedad y se decide por tramo. No se trata igual un saldo de siete días que uno de noventa, y la decisión en cada tramo es distinta: en el primero se avisa, en el segundo se pide una fecha, en el tercero se firma un convenio y en el cuarto se decide si vale seguir gastando en cobrarlo.

1. 1Separa el saldo vencido del corriente. Son dos cifras distintas y se trabajan distinto
2. 2Reparte el vencido por tramos: 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días
3. 3Revisa qué proporción del saldo total está en el tramo de más de 90. Ahí está el dinero que ya no se cobra solo
4. 4Para cada tramo define una sola acción, no cuatro

Cómo se arma esa tabla está en antigüedad de saldos: cómo se arma, y qué hacer con lo más viejo en qué hacer con la cartera de más de 90 días. La definición y la mecánica general viven en la guía de cuentas por cobrar, y la hoja para llevarlas en el control de cuentas por cobrar.

Dónde se pierde el saldo correcto

Casi nunca en el asiento. Se pierde en el día que pasa entre el depósito y la anotación. Mientras ese día dura, el saldo que ve quien cobra no es el que existe, y el recordatorio que sale es el de una deuda que ya se pagó.

Makatea lleva cada cargo del padrón con su fecha y su saldo, manda el aviso de cada uno por WhatsApp y por correo, y se detiene en cuanto registras el pago. El abono parcial reduce el saldo y el siguiente aviso sale por lo que queda, no por el total. El dinero llega a tu propia cuenta: Makatea recuerda, registra y comunica, y no mueve dinero ni lo resguarda. El precio está en precios, con 14 días gratis sin tarjeta.