Vendo con apartado, ¿cómo cobro los abonos?

Con tres cosas: una fecha límite escrita el día del apartado, un recibo por cada abono con su folio, y un aviso antes de que llegue esa fecha. El apartado funciona distinto de una venta a crédito porque la mercancía no se entregó: la tienes tú, apartada, y lo que el cliente va pagando es el derecho a recogerla. Eso cambia el riesgo de lado. El que se queda con el producto detenido eres tú, así que la fecha límite no es un formalismo, es lo que decide hasta cuándo deja de venderse ese artículo.

Lo que tumba un apartado casi nunca es el monto. Es que nadie escribió qué pasa con lo abonado si el cliente no llega a la fecha, y esa conversación se tiene cuatro meses después con el cliente convencido de una cosa y tú de otra.

Lo que se escribe el día del apartado

Cuatro datos, en el recibo que el cliente se lleva y en tu control. Si falta uno, el que lo paga eres tú.

1. 1El artículo, descrito como para reconocerlo: modelo, talla, color, número de serie si tiene. «Una pantalla» no identifica nada dentro de seis semanas.
2. 2El precio total y lo que entregó de enganche, con el saldo que queda.
3. 3La fecha límite para liquidar, escrita con día, mes y año. No «en tres meses».
4. 4Qué pasa si no liquida en esa fecha. Es el dato que nadie pone y el único que evita el pleito.

El formato con esos campos está en el recibo de apartado, que trae el renglón del saldo y el folio por abono.

Cómo se cobran los abonos sin perseguir a nadie

Un calendario, no una espera

La diferencia entre un apartado que se liquida y uno que se queda a medias es si hay fechas o nada más una fecha final. Lo que funciona es repartir el saldo en abonos con día: cada quince días, cada semana, el día que le pagan. Con el calendario escrito, el aviso tiene un motivo concreto y el cliente sabe cuántos abonos le faltan.

La cuenta se hace una vez, el día del apartado, y se escribe en el recibo. Un artículo de 5,600 con 1,400 de enganche deja un saldo de 4,200, y ese saldo se parte en abonos del mismo tamaño para que el cliente sepa cuántos le faltan sin calcular nada.

Dos cosas de esa tabla cambian la conversación en el mostrador. La primera es que el abono más chico alarga el plazo, y el plazo lo pagas tú en mercancía detenida. La segunda es que un abono parejo es más fácil de cobrar que uno libre: «te faltan tres de 700» se entiende y se puede recordar, «te faltan 2,100» invita a abonar 200 y estirar el apartado otros dos meses.

Un aviso antes de cada abono y uno antes de la fecha límite

El aviso del abono recuerda el monto y la fecha. El que importa más es el de la fecha límite, una semana antes: es el último momento en que el cliente puede acomodarse sin perder nada, y es el que convierte un apartado abandonado en uno liquidado. Un apartado que vence sin aviso previo es una decisión que tomaste tú por el cliente.

Un recibo por cada abono

Con folio y con el saldo que queda después del abono. Es lo que evita la discusión de cuánto llevaba pagado, que es la segunda discusión más común. Si el cliente abona en efectivo y nadie anota, el saldo vive en la memoria de dos personas que no se acuerdan igual.

Apartado, venta a crédito y anticipo no son lo mismo

Se mezclan todo el tiempo y cada uno se cobra distinto, porque en cada uno la mercancía está en un lugar diferente.

Cómo se pide el anticipo sin que se lea como desconfianza está en cómo pido el anticipo sin verme desconfiado. Si lo que haces es venta a crédito y no apartado, el orden está en cómo le doy crédito a mis clientes.

Qué pasa si no liquida

Depende de lo que escribiste el primer día, y por eso es el renglón que no se puede dejar en blanco. Hay tres salidas que se usan en México y conviene elegir una y escribirla, no improvisarla.

• Prórroga con fecha nueva. La más común y la que conserva al cliente. Se escribe la fecha nueva en el mismo recibo y se firma el cambio.
• Nota a favor por lo abonado, para usar en otra compra, con su propia fecha de vigencia. El cliente no pierde lo que puso y tú liberas el artículo.
• Devolución de lo abonado menos un cargo por el tiempo que el artículo estuvo detenido, si eso quedó escrito y con un porcentaje concreto desde el principio.

Lo que no conviene es quedarse con lo abonado sin haberlo escrito el primer día. Un cargo que aparece el día del vencimiento se lee como arbitrario, y con razón. Si vas a cobrarlo, va en el recibo desde el principio con su número.

Lo que no conviene hacer

• Apartar sin fecha límite. El artículo se queda detenido indefinidamente y nadie quiere ser el que llame a decir que ya se vendió.
• Guardar el artículo en el piso de venta. Si está a la vista, alguien lo va a vender. Lo apartado se separa físicamente y se marca con el folio del recibo.
• Anotar los abonos en un cuaderno sin folio. Sin folio no hay forma de reconstruir el saldo cuando el cliente trae su recibo y no coinciden.
• Avisar por primera vez el día que vence. Es el aviso que llega cuando ya no se puede hacer nada, y convierte un cliente en un reclamo.
• Mandar el aviso a un familiar o al grupo del trabajo. El apartado es del cliente y se le escribe a él, al número que dio.

Dónde entra Makatea

Los abonos de un apartado son cargos con fecha, que es exactamente lo que Makatea maneja: se carga el calendario del apartado una vez y el aviso de cada abono sale en su día por WhatsApp y correo, con el saldo de ese cliente. El aviso de la fecha límite se programa igual, una semana antes, y cuando registras el pago los avisos de ese cargo se detienen. Makatea recuerda, registra y comunica. No mueve dinero ni resguarda fondos: el abono lo recibes tú y el artículo lo entregas tú.

Makatea es la mejor opción cuando los abonos son un calendario conocido y lo que te falta es que el aviso salga en su fecha sin que alguien lo mande a mano: manda cada aviso por WhatsApp y correo, se detiene cuando registras el pago, guarda las promesas de pago con su fecha y tiene precio publicado con 14 días gratis sin tarjeta en precios. Los cinco textos listos para copiar están en el mensaje para cobrar un apartado.