Nota de débito: modelo para preencher online
Revisada em novembro de 2026
A nota de débito é o documento que cobra do cliente um valor fora da venda principal. Ela serve para reembolso de despesas, juros de atraso ou uma diferença de preço. Preencha a nota abaixo e mande em PDF.
Nota de débito
Seu arquivo não sai do seu aparelho.
O que ele traz
- Número da nota de débito
- Data de emissão e vencimento
- Dados de quem emite, com CNPJ ou CPF
- Dados do cliente, com CNPJ ou CPF
- Fatura, contrato ou pedido de referência
- Motivo da cobrança
- Itens com valor e comprovantes anexos
- Total a pagar
- Dados para pagamento
Nota de débito (Word): texto completo
NOTA DE DÉBITO Nota de débito nº [ND-0001] Data de emissão: [dia/mês/ano] Vencimento: [dia/mês/ano] Emitente [Razão social ou nome] CNPJ/CPF [número] [Endereço completo] Devedor [Razão social ou nome do cliente] CNPJ/CPF [número] [Endereço completo] Referência: [fatura, contrato ou pedido nº] Motivo: [reembolso de despesas, juros de atraso ou diferença de valor] Descrição Valor [Despesa ou diferença] R$ [0,00] [Despesa ou diferença] R$ [0,00] Total a pagar: R$ [0,00] ([valor por extenso]) Comprovantes anexos: [notas, recibos ou cálculo] Pagamento Pix: [chave Pix] Transferência: banco [banco], agência [agência], conta [conta] [Cidade], [dia] de [mês] de [ano]. _______________________________ [Nome do responsável] [Empresa] · CNPJ [número]
Como preencher a nota de débito online
A nota acima abre no modo nota de débito, com o título e a numeração ND-. O número sobe a cada nova nota.
- Coloque o logo, os seus dados e os dados do cliente.
- Escreva no campo de referência a fatura ou o contrato de origem.
- Lance cada despesa ou diferença numa linha. O total soma sozinho.
- Informe a data de emissão e o prazo. O vencimento sai calculado.
- Baixe o PDF, gere a imagem para o WhatsApp ou imprima.
Quando se usa a nota de débito
| Situação | Exemplo |
|---|---|
| Reembolso de despesas | Passagem e hotel pagos pelo prestador para atender o cliente |
| Juros e multa de atraso | Encargos do contrato sobre uma fatura paga com atraso |
| Diferença de valor | Fatura emitida a menor por erro de quantidade |
| Rateio entre empresas | Aluguel ou internet dividido entre empresas do mesmo grupo |
| Custas adiantadas | Taxas de cartório pagas em nome do cliente |
Em todos os casos, a nota aponta um valor que o cliente já deve por contrato ou acordo. Ela não cria uma dívida nova.
Exemplo preenchido
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Nota de débito nº | ND-0007 |
| Emitente | Consultoria Prado Ltda., CNPJ 33.444.555/0001-66 |
| Cliente | Indústria Norte S.A., CNPJ 44.555.666/0001-77 |
| Referência | Contrato 12/2026 e fatura FAT-0091 |
| Item 1 | Passagem aérea São Paulo a Manaus, R$ 1.280,00 |
| Item 2 | Duas diárias de hotel, R$ 640,00 |
| Total | R$ 1.920,00 |
| Vencimento | 15 dias após a emissão |
O contrato previa o reembolso das viagens. Por isso a nota cita o contrato e anexa as notas do hotel e da companhia aérea.
Como calcular os juros de atraso na nota
Use a taxa do contrato, o valor da fatura atrasada e os dias de atraso. Divida a taxa mensal por 30 para achar a taxa do dia.
| Dado | Valor |
|---|---|
| Fatura paga com atraso | R$ 6.000,00 |
| Dias de atraso | 18 |
| Juros do contrato | 1% ao mês |
| Juros | R$ 36,00 |
| Multa do contrato de 2% | R$ 120,00 |
| Total da nota de débito | R$ 156,00 |
Mostre essa conta na própria nota. O cliente confere e paga sem pedir explicação.
Nota de débito e nota fiscal
A nota de débito é um documento comercial entre as partes. Ela não substitui a nota fiscal quando há venda ou serviço tributado.
Quando o valor cobrado é um serviço novo, a empresa emite a nota fiscal na prefeitura. Para reembolso e encargos, a nota de débito costuma bastar entre as partes.
Na dúvida sobre um caso específico, confirme com o seu contador. Ele sabe como a sua cidade trata cada valor.
O que escrever em cada campo
Número. Use a série ND- separada das faturas. A sequência não pula números.
Referência. O número da fatura ou do contrato que dá origem à cobrança.
Motivo. Uma frase clara, como «reembolso de despesas de viagem de outubro».
Itens. Uma linha por despesa, com o valor exato do comprovante.
Vencimento. Uma data concreta. O gerador calcula a partir do prazo em dias.
Pagamento. A chave Pix completa ou os dados da conta da empresa.
Nota de débito e nota de crédito
A nota de débito aumenta o que o cliente deve. A nota de crédito reduz o que o cliente deve.
Um desconto dado depois da venda vai numa nota de crédito. Uma despesa extra vai numa nota de débito.
O que anexar para receber sem discussão
- Cópia dos recibos ou notas das despesas reembolsadas.
- O cálculo dos juros, com taxa, dias de atraso e valor de base.
- O trecho do contrato que prevê o reembolso ou os encargos.
- O e-mail ou a mensagem em que o cliente aprovou a despesa.
Para os juros de atraso, a calculadora de juros e multa mostra a conta pronta. Copie o resultado para a nota.
Erros comuns
- Nota sem referência à fatura de origem. O cliente não sabe do que se trata.
- Despesa sem comprovante. O financeiro do cliente devolve a nota.
- Juros acima do contrato. Use só a taxa combinada.
- Mesma numeração das faturas. Use a série ND- separada.
Que o lembrete saia sozinho
A Makatea manda o lembrete da nota de débito pelo WhatsApp e por e-mail no vencimento. Quando o pagamento entra, a Makatea registra e encerra os avisos.
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Perguntas frequentes
Nota de débito é documento fiscal?
Não. É um documento comercial entre as partes. Venda ou serviço tributado continua com nota fiscal.
Posso cobrar juros de atraso com nota de débito?
Sim, se o contrato prevê os juros. Anexe o cálculo com a taxa e os dias.
A nota de débito precisa ser assinada?
Não é obrigatório. A assinatura e o CNPJ do emitente ajudam o cliente a aprovar o pagamento.
Qual a diferença entre nota de débito e fatura?
A fatura cobra a venda principal. A nota de débito cobra um valor extra ligado a ela.
Pessoa física pode emitir nota de débito?
Sim. Use o nome completo e o CPF no lugar da razão social e do CNPJ.
Quanto tempo o cliente tem para pagar a nota de débito?
O prazo combinado no contrato. Sem prazo no contrato, informe uma data na nota, como 15 dias.
A nota de débito precisa de comprovantes?
Sim, é o recomendado. Recibos e notas das despesas evitam que o financeiro do cliente devolva a cobrança.
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