Modelo de carta de cobrança para preencher em Word

Quando mandar a carta de cobrança

A carta entra quando os lembretes pelo WhatsApp e por e-mail não trouxeram o pagamento. Ela deixa a cobrança registrada por escrito e com data.

• O cliente não respondeu aos avisos dos primeiros dias de atraso.
• A empresa devedora pede um documento formal para liberar o pagamento.
• A dívida vai para protesto ou para o Juizado e você precisa de prova da cobrança.
• Condomínio, escola ou imóvel alugado com mais de um mês em aberto.
• Um acordo anterior não foi cumprido e é preciso registrar o novo prazo.

Primeira carta, segunda carta e último aviso

O modelo acima é a primeira carta. As outras duas mudam só o tom e o último parágrafo.

Parágrafo da segunda carta. Em [data da primeira carta] enviamos o aviso do débito acima, sem retorno até agora. Para facilitar, podemos dividir o total em [número] parcelas de R$ [valor]. Responda até [data] para fechar o acordo.

Parágrafo do último aviso. Sem o pagamento ou um acordo até [data], o título será enviado a protesto em cartório. O protesto segue a Lei 9.492/1997. Esta é a última comunicação antes desse passo.

Cite só o passo que você vai de fato dar. Informar uma medida real é permitido. Anunciar algo que não vai acontecer pesa contra o credor.

O que escrever em cada parte

Dados do devedor. Use o nome que está no contrato ou na nota fiscal. Para empresa, escreva a razão social e o CNPJ. Para pessoa física, o nome completo e o CPF.

Referência da dívida. Coloque o número da nota, do contrato ou da parcela. O cliente acha o pagamento mais rápido com o número certo.

Valores. Separe o valor original da multa e dos juros. Escreva o total com a data do cálculo. Assim ninguém discute de onde saiu o número.

Prazo. Dê uma data, não um número de dias. «Até 30 de outubro» funciona melhor que «em 5 dias úteis».

Formas de pagamento. Coloque a chave Pix por extenso e a linha digitável do boleto. Quem paga pelo celular copia direto da carta.

Saída para quem já pagou. A frase do comprovante evita atrito com quem pagou no dia. Ela também ajuda a achar pagamentos que não foram baixados.

Como enviar e guardar a prova

• Por e-mail em PDF. Guarde o e-mail enviado e, se possível, a confirmação de leitura.
• Pelo WhatsApp em PDF. Salve a captura da conversa com a data e os dois tiques azuis.
• Pelos Correios com AR. O aviso de recebimento prova a entrega no endereço.
• Pelo Cartório de Títulos e Documentos. Vira notificação extrajudicial com fé pública.

Para a maioria das contas, e-mail e WhatsApp bastam. O AR e o cartório ficam para valores altos ou para quando a cobrança vai virar processo.

O que a lei proíbe na cobrança

O Código de Defesa do Consumidor vale para a cobrança de clientes pessoa física. O artigo 42 proíbe expor o devedor ao ridículo. Também proíbe constrangimento e ameaça.

• Mandar a carta ao chefe, aos vizinhos ou a parentes do devedor.
• Usar papel timbrado que pareça intimação judicial.
• Ameaçar com prisão, polícia ou medidas que não existem.
• Cobrar um valor que não é devido. A devolução é em dobro (CDC, art. 42).
• Cobrar multa acima de 2% em contas de consumo com crédito (CDC, art. 52).

A cobrança abusiva também é crime pelo artigo 71 do CDC. A carta do modelo segue essas regras do começo ao fim.

Erros que atrasam o pagamento

• Carta sem chave Pix ou sem boleto. O cliente quer pagar e não sabe como.
• Total sem a conta da multa e dos juros. Vira discussão antes do pagamento.
• Prazo vago. «Assim que possível» nunca chega.
• Nome errado ou CNPJ de outra empresa. A carta vai parar no lugar errado.
• Tom de ameaça na primeira carta. Quem atrasou por descuido deixa de responder.
• Mandar a carta e não acompanhar. Sem um segundo contato, a carta perde força.

Quando a carta não resolve

Depois do último aviso, sobram dois caminhos formais. O protesto em cartório deixa o título registrado e costuma trazer o pagamento.

O Juizado Especial Cível julga causas de até 40 salários mínimos. Até 20 salários mínimos, você entra sem advogado (Lei 9.099/1995). As cartas e as conversas salvas servem de prova.

Que a carta seja a exceção

A maioria dos atrasos se resolve com um lembrete no dia certo. A Makatea manda esses lembretes pelo WhatsApp e por e-mail, antes e depois do vencimento.

A Makatea registra cada pagamento e mostra quem não respondeu. Assim a carta fica só para quem chegou ao fim da régua de cobrança. Os textos de cada etapa estão nas mensagens de aviso de cobrança e de boleto vencido.