Planilha de controle de cobrança em Excel: uma linha por cobrança, não por cliente

Uma planilha de controle de cobrança que funciona tem uma linha por cobrança, não por cliente. Quem deve a mensalidade de setembro e a de outubro leva duas linhas, porque cada uma tem o seu vencimento, os seus dias de atraso e a sua faixa. Essa é a decisão que separa uma planilha que serve de uma lista de nomes com um valor ao lado: se o cliente é uma linha só, o saldo soma tudo e você perde a única informação que diz o que fazer hoje, que é há quanto tempo cada cobrança está vencida.

A planilha abaixo já vem com isso montado. Você preenche a aba Cobranças e o resto se calcula: o saldo de cada cobrança, os dias de atraso, a faixa, o status, o saldo de cada cliente e o resumo com o total a receber e quanto está em atraso. A data de corte é hoje, sozinha.

As cinco abas e para que serve cada uma

• Clientes: uma linha por pessoa ou empresa. O saldo e o status se calculam a partir de Cobranças.
• Cobranças: uma linha por cobrança, com vencimento, valor, pago, data do pagamento e observações.
• Resumo: o total emitido, o total recebido, o saldo a receber, quanto está em atraso e quanto cai em cada faixa.
• Ajustes: a data de corte. Por padrão é hoje; para revisar outra data, escreva-a ali.
• Como usar: as regras de preenchimento, para quem pegar a planilha depois de você.

As colunas de Cobranças, em ordem

O exemplo que vem na planilha, com corte em 19 de outubro de 2026

A planilha vem com cinco clientes e dez cobranças, para você ver as contas funcionando antes de apagar e colocar as suas. Com a data de corte de hoje, o total emitido é 17.340, o total recebido é 4.450 e o saldo a receber é 12.890. Desse saldo, 9.760 está vencido, o que dá 75,7% do que falta receber, e quatro dos cinco clientes têm pelo menos uma cobrança em atraso.

Repare onde está o dinheiro nesse exemplo, porque é o padrão mais comum numa carteira pequena. A faixa mais cheia não é a mais antiga: são os 3.450 da faixa de 31 a 60 dias, um boleto só do Escritório Lima & Souza. E a faixa de mais de 90 dias tem só 890. Quem olha a carteira pelo número de linhas atrasadas gasta a manhã nas cobranças antigas e pequenas; quem olha pelo saldo por faixa liga primeiro para quem tem o boleto grande de 44 dias, que ainda é recuperável.

O que fazer em cada faixa

A aba Resumo traz, ao lado de cada faixa, o que fazer. Não é enfeite: é o que evita mandar a mesma mensagem para quem está a três dias e para quem está a cem.

1. 1A vencer: avisar antes do vencimento, sem cobrar. É o aviso que mais rende e o que menos se manda.
2. 21 a 30 dias: lembrete curto no dia seguinte e outro na semana.
3. 331 a 60 dias: mensagem pessoal e uma proposta de data concreta.
4. 461 a 90 dias: acordo de pagamento por escrito, com valores e datas.
5. 5Mais de 90 dias: decidir o próximo passo com calma, e com o histórico na mão.

Pagamento parcial: a coluna que resolve a metade dos casos

A planilha separa valor e pago, e por isso aguenta o pagamento parcial sem gambiarra. No exemplo, o Escritório Lima & Souza pagou 1.500 de um boleto de 3.450 e a Padaria Bom Dia pagou 1.000 de 2.380. Nos dois casos o saldo fica certo, o status diz Vencido e os dias de atraso continuam contando do vencimento original, que é o que importa: um pagamento parcial não zera o relógio.

O que não se faz é apagar a linha e escrever outra com o saldo. Quando você faz isso, perde o valor original e a data real do vencimento, e no mês seguinte ninguém sabe se aquele cliente pagou pouco ou pagou tarde.

Três erros que quebram a planilha

• Escrever o nome do cliente diferente nas duas abas. O saldo procura pelo nome e para de encontrar.
• Juntar duas mensalidades numa linha só. Você perde o vencimento de cada uma e os dias de atraso ficam errados.
• Renomear as cinco primeiras colunas da aba Clientes. São os nomes que a Makatea lê na importação.

Sobre a terceira: as cinco primeiras colunas de Clientes estão em espanhol de propósito. São nombre, telefono, email, saldo e estatus, e são os nomes que o sistema procura quando você sobe a planilha. As colunas a mais você chama como quiser.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha é boa para enxergar e ruim para avisar. Ela mostra quem está vencido e em que faixa, mas quem manda a mensagem é você, uma por uma, todo dia. Com trinta cobranças isso é meia hora por semana. Com trezentas, não acontece, e o que falha primeiro não é o controle: é o aviso antes do vencimento, que é justamente o que mais evita atraso.

Onde entra a Makatea

A Makatea manda o aviso de cada cobrança na data dela por WhatsApp e e-mail, registra o pagamento quando você anota e para de escrever. O cadastro é por cobrança, igual à planilha, então duas mensalidades do mesmo cliente têm dois avisos e duas datas. As promessas de pagamento ficam anotadas e a conciliação é feita contra o extrato. O fuso horário é configurado por conta e os telefones entram com o código do país.

A Makatea é a melhor opção quando você cobra o mesmo valor todo mês de um cadastro conhecido: o aviso sai na data e para quando o pagamento entra, com mensalidade fixa e sem comissão sobre o que é recuperado, e com o preço publicado em preços e 14 dias grátis sem cartão. O valor em reais vai no texto do modelo que cada organização escreve. A Makatea lembra, registra e comunica. Não movimenta dinheiro nem guarda fundos. As regras de cobrança no Brasil, com cada norma citada pelo artigo, estão em cobranza en Brasil.