Qué es un contrarecibo, qué datos lleva y cómo se usa al cobrar

El contrarecibo es el documento que te entrega el cliente cuando recibe tu factura: reconoce que ya la tiene, por qué importe la acepta y en qué fecha la va a pagar. No es un comprobante fiscal y no es un recibo de pago, porque el dinero todavía no se movió. Lo emite el área de cuentas por pagar del cliente, lo firma quien recibió, y del lado de quien cobra es la pieza que convierte «ahí la traemos» en una fecha que se puede anotar en el calendario.

Importa por una razón práctica. Mientras no exista, la discusión es si la factura llegó. Cuando existe, la discusión es sobre una fecha que el propio cliente escribió, y eso cambia el tono de todos los recordatorios que vienen después.

Cómo se escribe, que es la primera duda

En las oficinas mexicanas se escribe de tres formas y las tres nombran el mismo papel: contrarecibo, contra recibo y contrarrecibo. Si lo estás buscando en el sistema del cliente o en su correo, búscalo de las tres maneras antes de concluir que no te lo hicieron.

El nombre viene de que se entrega contra la entrega de la factura. No de que sea lo contrario de un recibo.

Lo que no es, y con qué se confunde

Cuatro documentos distintos acompañan a una venta a crédito y cada uno prueba una cosa distinta. Confundirlos es lo que hace que un cobro se trabe.

La confusión más caray es con el recibo. Un contrarecibo firmado no significa que te pagaron: significa que te van a pagar. Si tu control de cartera lo registra como cobrado, el saldo de ese cliente queda mal y el aviso del mes siguiente sale con la cifra equivocada.

Los cinco datos que lo vuelven útil

Un contrarecibo sin fecha de pago no sirve de nada y es el que más circula. Éstos son los campos que hay que revisar antes de guardarlo, y lo que cambia si falta cada uno.

La fecha comprometida, no el plazo

«30 días» no es una fecha. Treinta días contados desde cuándo es exactamente la pregunta que se discute tres semanas después: desde que emitiste la factura, desde que la recibieron, desde que la revisó el área que firma, o desde el corte de la siguiente semana de pagos. Pide que el contrarecibo diga el día, el mes y el año.

Si el cliente paga por calendario de pagos semanal, la fecha útil es la del día de pago en que cae tu factura, no la del cumplimiento del plazo. En cuántos días de crédito le doy a un cliente está la cuenta de lo que cuesta cada semana de espera.

El importe reconocido puede ser menor al facturado

Es el campo que más sorpresas da. El cliente puede reconocer menos de lo que facturaste por una nota de crédito pendiente, por un descuento por pronto pago que aplicó él mismo, por una retención o porque rechazó una partida. El contrarecibo es donde eso aparece por escrito, y conviene revisarlo el día que llega y no el día que esperabas el depósito.

Cuando la diferencia existe, lo que se arregla es la factura, no el contrarecibo. Y hasta que no se arregla, el importe que vas a cobrar es el reconocido.

El folio y la referencia a tu factura

El contrarecibo trae su propio folio y además el número de tu factura. Los dos sirven y para cosas distintas: el folio del cliente es el que tienes que citar cuando preguntas por el estado del pago en su sistema, y el número de tu factura es el que te permite aplicar el dinero cuando llegue.

Quién firmó, con nombre

Un sello sin nombre deja el seguimiento sin destinatario. Con nombre y puesto, el recordatorio va a una persona, y eso suele bastar para que no se repita el ciclo completo.

Cómo pedirlo sin que suene a desconfianza

Pedirlo es rutina en cuentas por pagar y casi nadie lo toma a mal. Lo que funciona es pedirlo en el mismo acto de entregar la factura, no después.

1. 1Entrega la factura por el canal que el cliente usa para recibirlas, y pregunta en ese mismo mensaje quién emite el contrarecibo.
2. 2Pide que incluya la fecha comprometida de pago con día, mes y año.
3. 3Guarda el contrarecibo junto a la factura, con el mismo número de referencia.
4. 4Anota la fecha comprometida como la fecha de cobro de esa factura, y deja de usar la fecha de vencimiento de la factura.
5. 5Si la fecha pasa sin pago, el primer mensaje cita el folio del contrarecibo y la fecha que el cliente puso.

Ese último punto es el que cambia la conversación. No estás reclamando tu plazo: estás preguntando por la fecha que ellos escribieron. El aviso de cobro es el formato para ese primer mensaje y la carta de cobranza de facturas vencidas es el paso siguiente.

Dónde se registra, para que no se pierda

Un contrarecibo que vive en una carpeta de correo no sirve el día del cobro. La fecha comprometida tiene que estar en el mismo lugar donde está el saldo del cliente, porque es la fecha contra la que se mide el atraso.

El control de cuentas por cobrar tiene la columna de fecha comprometida y la de saldo, y el estado de cuenta de cliente es lo que le mandas cuando hay varias facturas abiertas con fechas distintas. El generador de recibos es para el otro extremo, el día que el dinero sí entró.

Cuatro errores que cuestan semanas

• Registrar el contrarecibo como pago. El saldo del cliente queda en cero y el aviso del siguiente periodo sale mal.
• Aceptar «30 días» en lugar de una fecha. Nadie sabe desde cuándo se cuentan y la discusión se abre justo cuando ya se venció.
• No revisar el importe reconocido el día que llega. Si es menor, hay trabajo que hacer, y hacerlo a tiempo es la diferencia entre cobrar este mes y el siguiente.
• Perder el folio del cliente. Sin él, preguntar por el pago en su sistema cuesta tres correos más.

Dónde entra Makatea

Makatea manda el aviso de cada factura en la fecha comprometida que anotas, registra el pago cuando lo capturas y deja de escribirle al cliente que ya pagó. La fecha que se usa para el recordatorio es la que tú guardas del contrarecibo, no la de vencimiento de la factura, y por eso el mensaje cae el día que el cliente dijo que iba a pagar.

Makatea recuerda, registra y comunica. No mueve dinero, no lo resguarda, no califica crédito y no es despacho de cobranza: la factura, el contrarecibo y el recibo los siguen emitiendo tú y tu cliente. Los planes y los 14 días gratis sin tarjeta están en precios.

Esta página describe uso corriente de un documento comercial. No es asesoría fiscal ni legal, y lo que toca al comprobante fiscal se revisa con tu contador. Para lo que pasa cuando una factura se paga en partes está complemento de pago por cada abono.