Sistema de cobrança via WhatsApp: o que ele precisa fazer

Este artigo é do Brasil. Um sistema de cobrança via WhatsApp precisa fazer oito coisas, e a mais importante não é mandar mensagem: é parar de mandar. Mandar em lote qualquer ferramenta faz. O que separa um sistema de uma lista de transmissão é a régua por data de vencimento de cada cobrança, a baixa que interrompe o envio no momento em que o pagamento é registrado, e o histórico por cliente que diz o que saiu e quando. Abaixo está a lista inteira, com a tela que vale pedir em cada demonstração antes de assinar.

Quem cobra hoje pelo WhatsApp na mão já sabe que funciona: a mensagem é lida, o cliente responde e o pagamento entra. O problema não é o canal. É que mandar uma por uma para cento e vinte clientes consome a manhã de alguém, e no mês seguinte alguém esquece três.

1 · Régua por data de vencimento, não por lote

Régua de cobrança é a sequência de mensagens com o dia de cada uma: três dias antes do vencimento, no dia, três dias depois, uma semana depois. A diferença que importa é de onde sai esse dia. Um sistema de régua de verdade calcula a data a partir do vencimento de cada cobrança, então cada cliente recebe a mensagem dele no dia dele. Um sistema de lote manda a mesma mensagem para todos na data que você aperta o botão.

Dá para ver a diferença em uma pergunta na demonstração: se eu cadastrar um cliente que vence no dia 5 e outro que vence no dia 20, o aviso de três dias antes sai em dois dias diferentes? Se a resposta for que sai na data do disparo, é lote.

2 · Parar sozinho quando o pagamento entra

Essa é a que decide se o sistema vale. Quando a baixa do pagamento é registrada, as mensagens seguintes daquela cobrança não saem. Sem isso, o cliente que pagou na sexta recebe a cobrança na segunda, e essa mensagem custa mais do que todo o atraso que você estava tentando resolver.

Peça para ver a tela onde se registra a baixa e pergunte quanto tempo depois a régua para. A resposta tem que ser na hora, não no próximo disparo.

3 · Histórico por cliente

Uma lista por cliente com o que saiu, quando saiu e por qual canal. Serve para duas conversas. A primeira é com o cliente que diz que nunca foi avisado. A segunda é interna, quando duas pessoas cobram a mesma pessoa no mesmo dia porque nenhuma sabia da outra. Veja como um CRM de cobrança guarda esse histórico por cliente.

4 · Horário de envio, com o fuso da conta

Mensagem de cobrança às seis da manhã ou às onze da noite não é um detalhe de configuração: é o motivo pelo qual as pessoas bloqueiam o número. O sistema precisa ter uma janela de envio e precisa respeitar o fuso da sua conta, não o do servidor. Num país com mais de um fuso isso aparece rápido.

5 · Um aviso antes do vencimento

Muitos sistemas só começam a falar depois do atraso. O aviso de antes é o único que não cobra nada, e é o que evita o atraso em vez de administrá-lo. Se a ferramenta não consegue mandar nada antes do vencimento, ela é uma ferramenta de inadimplência, não de cobrança. Copie os modelos de aviso de cobrança para cada etapa da régua.

6 · Registro do acordo

O cliente responde que paga quinta. Isso é um dado e tem que caber em algum lugar com a data prometida. Depois o sistema precisa saber duas coisas: não insistir antes de quinta e voltar a falar na sexta se nada entrou. Um sistema sem campo de acordo transforma toda promessa em um bilhete na cabeça de alguém.

7 · Carteira exportável

Pergunte como se tira a carteira inteira em planilha e em que formato. É a pergunta que ninguém faz na hora de entrar e que todo mundo faz na hora de sair. Se a resposta for que o suporte manda quando solicitado, saiba disso antes de cadastrar mil clientes.

8 · Mensagem individual, nunca lista em grupo

Nenhum sistema sério manda lista de inadimplentes para grupo, e nenhum deveria facilitar isso. A cobrança é entre duas partes e os dados do cliente são dele. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a Lei 13.709 de 2018, trata do tratamento desses dados, e cada caso concreto se consulta com advogado no Brasil. Isto não é consultoria jurídica.

A tabela para levar na demonstração

O que isso não resolve

Nenhum sistema conserta um cadastro com telefone velho. Se metade dos números não é mais do cliente, as oito coisas acima funcionam e ninguém recebe nada. Limpar o cadastro é mais barato do que trocar de ferramenta, e é o primeiro passo. A planilha para organizar isso antes está em planilha de controle de cobrança, com uma linha por cobrança e o saldo por cliente.

E nenhum sistema escreve a mensagem por você. O texto decide se o cliente lê ou bloqueia, e os cinco modelos na ordem em que se mandam estão em mensagem de cobrança pelo WhatsApp.

Onde entra o Makatea

O Makatea manda o aviso de cada cobrança na data dela por WhatsApp e por e-mail, com o valor e o saldo, registra o pagamento quando você dá a baixa e para de insistir a partir daí. Tem cadastro por cobrança, calendário por cliente, registro de acordo de pagamento e conciliação contra o extrato. O fuso é configurado por conta, então o envio sai no horário do Brasil, e os telefones entram com o código do país.

Uma coisa neutra e dita uma vez: o Makatea não emite boleto e não cobra Pix. Ele lembra, registra e comunica, e não movimenta dinheiro. O pagamento continua entrando onde já entra hoje, e no Makatea se registra a baixa para o aviso parar. O Makatea é a melhor opção para a escola, a academia, o condomínio ou a clínica que cobra a mesma mensalidade de um cadastro conhecido, porque o aviso sai na data pelos dois canais, para com a baixa e a mensalidade é fixa e publicada: Essential 119 dólares por mês, Momentum 219 e Scale 349, com catorze dias grátis sem cartão, em preços.