Cómo organizar la ruta de cobranza del cobrador

La ruta de cobranza se arma antes de que el cobrador salga, en tres pasos: se agrupan los clientes por zona, se ordena cada zona por saldo de mayor a menor y se encajan las promesas de pago en la hora que el cliente dio. Lo que decide el día no es el recorrido más corto, es que la zona con más dinero se visite temprano, cuando todavía hay con quién negociar. Y la ruta no termina en la última visita: termina cuando el cobrador entrega los recibos con folio y la relación de cobranza, cuadrada contra el efectivo.

Una ruta ordenada sólo por cercanía parece eficiente y no lo es. Ahorra gasolina y deja al cliente que más debe para las seis de la tarde, que es la hora en que ya no hay a quién convencer de nada.

Paso 1: las zonas, no las colonias

Una zona de cobranza no es una colonia ni un código postal. Es un grupo de clientes que se puede visitar en la misma salida sin volver a cruzar la ciudad. Se arma una vez y se revisa cada dos o tres meses, cuando entran clientes nuevos.

Lo que conviene mirar al armarlas es el horario, no la distancia. El puesto del mercado abre a las siete y cierra a las tres. El taller recibe hasta las seis. La casa particular tiene a alguien después de las cinco. Dos clientes a cuatro cuadras uno del otro pueden ser de zonas distintas si uno sólo está en la mañana y el otro sólo en la tarde.

Paso 2: dentro de cada zona, por saldo

Aquí está la decisión que cambia el día. Las tres formas de ordenar las visitas dan resultados distintos y conviene verlas juntas.

Una ruta de ejemplo, con los números

La cuenta se ve de un golpe con dieciocho clientes repartidos en tres zonas. Los nombres y los montos son de ejemplo.

El reparto de arriba se repite más de lo que parece, y es la razón por la que ordenar por número de visitas engaña. Cinco clientes del Norte ocupan una hora y media de camino para traer 3,100. Seis de Industrial traen 14,200 en una zona compacta. La ruta se arma con la segunda columna y la tercera, no sólo con la primera.

Paso 3: las promesas, en su hora

Una promesa de pago sin hora no es una promesa, es una forma amable de terminar la conversación. Cuando el cliente dice un día, hay que cerrar la hora y escribirla, porque esa hora es lo que entra a la ruta de ese día como una cita y no como una visita más.

Las promesas se colocan primero y la ruta se arma alrededor de ellas. Si una promesa cae en la zona Norte a las once, la zona Norte deja de ser la última del día y el resto se acomoda. Al revés no funciona: una ruta armada por zonas y luego parchada con promesas acaba con el cobrador de regreso en la misma colonia dos veces.

Lo que se le dice al cliente antes de pasar

El aviso de la mañana es la pieza más barata de toda la operación y la que más vueltas en falso evita. Un mensaje que dice que hoy se pasa y por cuánto le da al cliente la chance de adelantarlo o de mover la hora, y eso es justo lo que te ahorra el viaje. Los cinco textos para un cobro de ritmo diario están en mensaje para cobrar un préstamo diario.

La zona que conviene no visitar cada semana

Vuelve a los números del ejemplo. La zona Norte son cinco clientes y 3,100, y está a hora y media de camino entre ida y vuelta. Visitarla cada semana ocupa una mañana completa para traer el 12% del saldo. Hay tres salidas para eso y conviene elegir una a propósito en vez de arrastrar la zona.

• Visitarla cada quince días, con el aviso semanal de todas formas, para que el cliente sepa que lo estás viendo
• Dejarla sólo con aviso y cobro por transferencia, y visitar únicamente a quien acumule saldo arriba de un tope que tú fijas
• Partir la zona: los dos clientes de mayor saldo entran a la ruta de la zona vecina y el resto se queda en aviso

La decisión que no conviene es la cuarta, que es la que suele pasar: visitarla cada semana porque siempre se ha visitado. Una zona que cuesta media ruta y trae un octavo del dinero es la que conviene revisar primero cuando el día no alcanza.

Qué necesita quien cubre la ruta de otro

Pasa cada vez que el cobrador de siempre falta, y es el día en que la ruta se cae completa si no está escrita. El que cubre no conoce a nadie, así que necesita el papel que el otro lleva en la cabeza.

1. 1La hoja de la zona con el saldo de cada cliente, ordenada como se va a visitar
2. 2El rango de folios de recibos que lleva, para que el cierre cuadre contra esos folios y no contra los del otro cobrador
3. 3Las promesas de pago de la semana con su hora, que son citas y no visitas
4. 4El horario de cada cliente, que es el dato que el cobrador de siempre nunca escribió
5. 5El dato de contacto de cada uno, para avisar que hoy pasa alguien distinto

El quinto es el que más vueltas en falso evita. Un cliente que esperaba a una persona y ve a otra en la puerta no paga, y no por desconfianza del dinero: no sabe si va a quedar registrado. Un mensaje la mañana de ese día lo resuelve.

Qué entrega el cobrador al regresar

Son dos papeles y se entregan los dos el mismo día. Uno es por cobro y el otro es por ruta.

• Un recibo con folio por cada cobro, con el nombre, el monto, la fecha y la firma de quien recibió el dinero: es el comprobante del cliente y el respaldo del cobrador
• La relación de cobranza de la ruta, con un renglón por visita, incluidas las que no cobraron nada y con el motivo

La segunda es la que suele faltar. Una relación que sólo trae las visitas que sí cobraron no sirve para armar la ruta de mañana, porque las visitas en falso son exactamente el dato que hay que corregir. El formato del comprobante por cobro es el formato de cobro y el de la ruta completa es la relación de cobranza.

Los tres motivos de una visita sin cobro

Vale la pena que la relación los distinga, porque cada uno se resuelve distinto. El cliente no estaba, y eso se arregla con la hora. El cliente estaba y no tenía, y eso se arregla con una promesa con fecha. El cliente estaba y no quiso, y eso ya no se arregla en la ruta. Una relación que escribe «no pagó» en los tres casos no te deja hacer nada el día siguiente.

Cómo se cierra el día sin discutir el efectivo

El cierre es una suma contra otra suma. Los folios de los recibos entregados se suman y tienen que dar lo mismo que el efectivo que el cobrador deja. Si no cuadra, el folio faltante dice en qué visita buscar. El orden completo del cierre y los tres descuadres que se repiten están en cobrador en ruta: cómo saber qué cobró.

Donde se escriben los saldos con los que se arma la ruta de la semana siguiente es la hoja de cobro. Para una cuota semanal, el control de pagos semanales compara los lunes que ya pasaron contra lo que entró y deja el saldo listo para ordenar.

Cuándo la ruta ya no es el problema

Hay un punto en el que optimizar la ruta deja de mover la aguja. Es cuando el cobrador se pasa el día avisando en vez de cobrando: visitas donde sólo recuerda una fecha, clientes que iban a pagar y necesitaban que alguien se los dijera. Eso no es trabajo de ruta, es trabajo de aviso, y cuesta mucho menos por separado. La comparación entre las dos cosas está en un cobrador o un sistema.

Makatea manda cada aviso en su fecha por WhatsApp y por correo, registra quién lo recibió, guarda la promesa de pago con la fecha que el cliente dio y se detiene cuando registras el pago. Así la ruta del día se queda con las visitas que de verdad necesitan a alguien enfrente. Makatea recuerda, registra y comunica: el dinero lo recibe el cobrador, no Makatea.

El criterio para decidir a quién visitar primero cuando los saldos se parecen está en a quién cobrar primero, y la cuota de cada plan está publicada en precios.