Qué le pides a una plataforma para administrar un edificio en Ecuador

Una plataforma para administrar un edificio en Ecuador hace cinco trabajos distintos, y casi ninguna hace los cinco: lleva la contabilidad de la copropiedad, calcula y registra la alícuota de cada departamento según su coeficiente, avisa y cobra a cada copropietario, controla las áreas comunes y el mantenimiento, y deja el respaldo con el que el administrador rinde cuentas a la asamblea. Lo que más se vende es la contabilidad. Lo que más duele es el cobro. Y son dos cosas separadas: un sistema contable te dice cuánto falta, y no manda el aviso ni guarda quién lo recibió.

Por eso la pregunta útil no es cuál es la mejor plataforma. Es cuál de los cinco trabajos te está costando el mes, y si lo que estás a punto de contratar hace ese y no otro.

Los nombres que usa Ecuador

Si buscas en español neutro no encuentras lo tuyo. En Ecuador la cuota ordinaria mensual se llama alícuota, y su reparto sale del coeficiente que la declaratoria de propiedad horizontal asigna a cada unidad. La derrama de una obra grande es una cuota extraordinaria, aprobada por la asamblea de copropietarios. Quien cobra es el administrador, que no manda sobre el vecino y responde ante esa asamblea y ante el directorio.

Esa diferencia de palabras es la razón por la que las páginas mexicanas de cuota de mantenimiento se leen raro en Guayaquil o en Quito. El trabajo se parece, el documento no se llama igual y el cálculo tampoco se arma igual.

Los cinco trabajos, y con qué se hacen hoy

El tercero y el quinto son el mismo dato visto en dos momentos. Si el registro del cobro está completo, la rendición de cuentas sale de ahí sin trabajo extra. Si no, llega marzo y alguien dedica tres noches a reconstruir un año.

El cálculo de la alícuota, con números

Un edificio de cuatro departamentos con coeficientes de 30,00, 28,00, 22,00 y 20,00 y un presupuesto ordinario de 2.400,00 dólares al mes reparte así. Son cifras de ejemplo, no de ningún edificio real.

La aritmética es fácil una vez. El problema aparece al segundo mes, cuando dos unidades pagaron de más, una pagó la mitad, hay una cuota extraordinaria aprobada en septiembre y el departamento 3 cambió de dueño. Ahí la hoja deja de cuadrar y nadie sabe en qué renglón se rompió.

Lo que se rompe cuando el registro vive en una hoja

• El pago parcial. Entraron 300,00 de una alícuota de 528,00 y la hoja marca pagado o no pagado. El saldo real se pierde y el aviso del mes siguiente sale con el monto equivocado. Cómo se registra está en cómo aplicar un pago parcial.
• La cuota extraordinaria. Se cobra aparte de la ordinaria y por otro criterio. Metida en la misma columna, el total del mes deja de explicar nada.
• El cambio de propietario. La deuda la lleva la unidad y la hoja la lleva por nombre. Al vender, nadie sabe qué meses quedaron abiertos ni quién los debe.
• El interés de mora. Se calcula sobre el saldo vencido de cada alícuota, no sobre el total. Calculado sobre el total, se cobra de más y la asamblea lo reclama.

Los cuatro son el mismo problema: el registro se lleva por persona y por mes, cuando tiene que llevarse por cargo. Un cargo es una alícuota de una unidad de un mes, con su fecha de vencimiento, sus pagos aplicados y su saldo. Con eso los cuatro casos tienen respuesta y sin eso ninguno la tiene.

Las ocho cosas que se le piden a la plataforma

1. 1Que el cargo sea la unidad de registro, no el copropietario. Una unidad con seis meses abiertos tiene seis cargos, cada uno con su saldo.
2. 2Que el coeficiente viva en la unidad. El reparto se recalcula al cambiar el presupuesto, sin volver a capturar nada.
3. 3Que la cuota extraordinaria sea un cargo aparte, con su propio vencimiento y su propio criterio de reparto.
4. 4Que el aviso salga solo en su fecha y deje acuse de quién lo recibió. Un aviso que depende de que alguien se acuerde no es un aviso, es una intención.
5. 5Que se detenga al registrar el pago. Seguir escribiéndole a quien ya pagó es la forma más rápida de que el edificio bloquee el número.
6. 6Que el teléfono se guarde con la lada del país. Los celulares ecuatorianos tienen diez dígitos, igual que los mexicanos, así que un número sin +593 se guarda mal y el aviso no llega.
7. 7Que el interés de mora se calcule por cargo vencido y quede escrito en el estado de cuenta de la unidad.
8. 8Que el respaldo se exporte cargo por cargo. Es lo que se lleva a la asamblea y lo que sostiene cualquier cobro posterior.

El documento de cobro, y por qué el registro lo sostiene

El cobro de una alícuota atrasada empieza por un documento que firma la administración. El formato está en carta de cobro de alícuotas y el control del mes en cobro de alícuotas. Cuando el cargo lleva interés, el documento que lo suma es una nota de débito, y el cálculo se hace en la calculadora de intereses.

Si el saldo no se resuelve ahí, la vía judicial ecuatoriana pide un documento distinto y lo emite la propia administración. Qué documento es y qué artículo lo admite está en carta de cobranza judicial en Ecuador, que lo cita con su fuente. Lo que importa para elegir plataforma es que ese documento sólo vale lo que vale el registro que lo respalda: una certificación que dice «debe tres alícuotas» es débil, y una que lista cargo por cargo con fechas y pagos aplicados se sostiene sola.

Dónde entra Makatea

Makatea hace el tercer trabajo y el quinto. Lleva el padrón por cargo, calcula el mes de cada unidad, manda el aviso en su fecha por WhatsApp y correo desde la línea de la administración, registra las promesas de pago, concilia contra el estado de cuenta y se detiene cuando registras el pago. La cuenta elige la zona horaria de Ecuador y los vencimientos y cortes se cuentan en ella. Los teléfonos se cargan con su lada.

Makatea recuerda, registra y comunica. No lleva la contabilidad de la copropiedad, no reserva áreas comunes, no mueve dinero, no resguarda fondos y no es despacho de cobranza. Es la mejor opción cuando lo que te falta es el cobro de la misma alícuota cada mes a un padrón conocido, y se combina con el sistema contable que ya tengas. Los planes son de 119, 219 y 349 dólares al mes y hay 14 días gratis sin tarjeta, en precios.

La comparación de plataformas por lo que hace cada una está en mejores software para administrar condominios, y lo que cambia al cobrar en Ecuador, en cobranza en Ecuador.