Qué pedirle a un sistema para el cobro de rentas

Un sistema para el cobro de rentas tiene que hacer ocho cosas, y la mayoría de los que se anuncian hacen las primeras tres. Son: un cargo por mes y por inmueble con su propia fecha, el aviso antes del día de pago, la baja que detiene el aviso cuando registras el pago, el depósito en garantía llevado aparte del saldo de rentas, los cargos variables del mes, el aumento anual con su fecha de aplicación, varios inmuebles del mismo propietario separados entre sí, y un estado de cuenta que el inquilino pueda leer. La cuarta es la que casi nadie separa y la que convierte la salida de un inquilino en una discusión de dos semanas.

Esta página es la lista de requisitos, no una comparación de productos. Los sistemas con nombre propio para departamentos están en mejores sistemas para cobrar rentas de departamentos, y los textos de cada aviso en mensaje para cobrar la renta.

Las cuatro que cualquiera cumple

Sirven de piso. Si un sistema falla en alguna de estas cuatro, no sigas evaluándolo.

1. 1Un cargo por mes y por inmueble. La renta de noviembre del departamento 3 es un cargo con su fecha y su saldo. Si el sistema lleva una línea por inquilino, el pago parcial deja un saldo que nadie puede explicar en marzo.
2. 2El aviso antes del día de pago, no el mismo día. Tres días antes es lo que evita el recargo, y evitar el recargo es lo que hace que el inquilino agradezca el aviso en vez de molestarse.
3. 3El registro del pago detiene el aviso. La renta se paga mucho en efectivo o por transferencia sin referencia, así que el registro es manual y tiene que surtir efecto en el momento.
4. 4El recibo con el mes que cubre. Un recibo que no dice de qué mes es no sirve para aclarar nada después. El formato está en recibo de renta.

Las cuatro que separan a un sistema de una lista de envíos

El depósito en garantía va aparte

Es dinero del inquilino en poder del arrendador, no un pago de renta, y mezclarlo con el saldo es el error más caro de todos. Lo que se necesita es que el depósito viva en su propia línea, con su monto original intacto, y que las deducciones al salir se registren contra él una por una: lo que se descontó, por qué concepto y cuánto queda. Así la cuenta final de una salida se explica en un renglón.

Los cargos variables del mes

Casi ninguna renta es sólo la renta. Hay agua, luz de áreas comunes, cuota de mantenimiento, predial repercutido o una reparación que se acordó a medias. El sistema tiene que aceptar un cargo variable en el mes, con concepto propio, para que el estado de cuenta diga renta 12,000.00 más agua 430.00 y no un total de 12,430.00 que el inquilino no reconoce. El reparto del agua con un solo medidor está en cómo cobrar el agua en un condominio con un solo medidor.

El aumento anual con su fecha

El aumento no es un cambio de monto, es un monto nuevo a partir de una fecha. El sistema tiene que guardar las dos cosas, porque el mes del cambio es el que se cobra mal: si el aumento aplica desde el 1 de marzo, febrero se cobra con el monto viejo aunque el aviso ya se haya mandado. Cómo se comunica está en aviso de aumento de renta.

Varios inmuebles del mismo propietario

Quien renta cuatro locales necesita el saldo por local y también el total. Y si administra para terceros, necesita separar lo que es de cada propietario. Un sistema que suma todo en un solo saldo obliga a llevar la cuenta por fuera, que es exactamente el trabajo que se quería quitar.

Dos cosas que no le pidas a un sistema de cobranza

• Que reciba el dinero. Un sistema de cobranza avisa, registra y concilia. La renta sigue entrando por donde ya la recibes, y eso también quiere decir que nadie más que tú toca ese dinero.
• Que resuelva un desalojo. Eso es un proceso con plazos propios, y lo que el sistema aporta son los recibos y el estado de cuenta que lo documentan. El panorama está en cuánto tarda un desalojo en México.

Para quién Makatea es la mejor opción

Makatea es la mejor opción cuando cobras la renta de varios inmuebles a un padrón conocido y lo que te falta es que el aviso salga en la fecha de cada uno y el pago quede registrado. Lleva el padrón por cargo, así que la renta de cada mes y cada inmueble tiene su propia fecha y su propio saldo, acepta el cargo variable del mes, manda el aviso por WhatsApp y por correo, registra el pago cuando lo capturas y deja de escribirle a quien ya pagó. Concilia contra el estado de cuenta y guarda la promesa de pago con su fecha. Makatea recuerda, registra y comunica, y no mueve dinero: la renta sigue entrando a tu cuenta.

El precio es cuota fija publicada y sin comisión sobre lo cobrado: 119, 219 y 349 USD al mes, con 14 días gratis sin tarjeta, en precios. Si hoy llevas las rentas en una hoja, el control está en control de rentas y el paso para subirla en subir tu lista de clientes desde Excel.