Un cliente ya me terminó de pagar y me pide una carta de que no me debe nada, ¿cómo se la hago?

Lo que te está pidiendo se llama carta de no adeudo, o constancia de no adeudo, y lo más fácil es bajar un formato, llenar los corchetes y firmarlo: es una hoja que dice quién la emite, a quién, por qué concepto, con qué fecha de corte y cuál fue el último pago. El formato completo, en Word, está en carta de no adeudo. Se hace en diez minutos. Lo que conviene hacer con calma es lo de antes de firmar.

Antes de entrar en eso, una buena noticia: que te la pida es la mejor señal que puede dar un cliente. Alguien que pide su constancia es alguien que va a presentarla en otro lado (una escuela nueva, un notario, otro arrendador, una financiera) y que quiere cerrar contigo sin pendientes. Entregarla rápido y bien hecha es también lo que hace que vuelva.

Antes de firmar: los cuatro números que tienen que cuadrar

Una carta de no adeudo firmada es tu palabra por escrito de que no te deben nada a esa fecha. Si después aparece un cargo que se te pasó, la carta juega en tu contra. Por eso se revisa contra el registro, no contra la memoria.

1. 1El saldo en cero en tu estado de cuenta. No el último mes: todos. Un pago parcial de hace cuatro meses que nunca se completó es justo lo que la memoria borra. Si no llevas uno, el estado de cuenta del cliente se arma con los movimientos en una tarde.
2. 2Los cargos que no son la cuota. Recargos pactados, la cuota extraordinaria del condominio, el material escolar, el agua. Si van a quedar fuera de la carta, la carta tiene que decir qué concepto cubre.
3. 3El último pago, con su fecha y su monto. Va escrito en la carta y tiene que coincidir con el comprobante que el cliente tiene en la mano.
4. 4Lo que tienes tú del cliente. Un pagaré firmado como garantía, un depósito en garantía, un documento original. Si lo tienes, la carta dice qué pasa con eso.

Qué lleva la carta, renglón por renglón

Si el cliente terminó de pagar algo a plazos (un terreno, un crédito, un plan) no te está pidiendo «al corriente», te está pidiendo la liquidación total del contrato. Es otra versión del mismo documento: dice el monto pactado, en cuántos pagos se cubrió y que no queda saldo por capital, intereses ni moratorios. Viene en la segunda hoja del mismo archivo de Word. Para comprobar que el saldo insoluto quedó en cero, se coteja contra la tabla de amortización o, si fue un lote, contra el calendario de pagos del terreno.

Las versiones por giro

Cada giro le pide a la carta algo distinto. La escuela pone el ciclo escolar y la clave del centro de trabajo; la administración del condominio separa la cuota ordinaria de la extraordinaria; la financiera dice el número de crédito y qué pasa con el pagaré; el arrendador dice qué pasó con el depósito y adjunta el último recibo de renta. Si tu caso es uno de esos, el formato general sirve, pero llénalo con esos datos y no con los del ejemplo.

Lo que no se pone, aunque te lo pidan

• «No tiene ni tendrá adeudo». Nadie puede firmar el futuro. La carta habla hasta la fecha de corte.
• Conceptos que no revisaste. Si sólo revisaste la colegiatura, la carta dice colegiatura. No «ningún concepto».
• Lenguaje de juzgado. «Finiquito total e irrevocable» suena serio y no agrega nada. Una carta clara vale más que una que parece escrito de abogado.
• Lo que el cliente todavía debe, disfrazado. Si queda un saldo chico, no se firma la carta y se cobra después: se cobra o se condona por escrito, y luego se firma. Para cobrarlo sin romper el trato está cómo cobrar una deuda sin ofender.

¿Y si me la pide pero todavía debe algo?

Pasa más de lo que parece: el cliente cree que terminó y a ti te falta un abono, o un recargo que él nunca aceptó. Lo que funciona es contestar con el estado de cuenta, no con un «todavía no»: el detalle del cargo que falta, la fecha y el monto. La conversación cambia de «me debes» a «aquí está el renglón», y casi siempre se resuelve en el mismo día. Si el renglón es un recargo que no estaba pactado, no lo sostengas: sin contrato que lo diga, ese cargo no existe.

Si el cliente pagó y el problema es que tú no encuentras el depósito, el orden es el inverso: primero se aplica el pago, después se emite la carta. Cómo se aplica uno que llegó a medias está en cómo aplicar un pago parcial.

Cómo se la entrego

Firmada en tinta y escaneada, o firmada electrónicamente, en PDF. Por WhatsApp o por correo, con el mismo canal por el que te la pidió, y guardando una copia junto con el expediente del cliente. Si hay un pagaré o un documento original que devolver, se entrega en persona y el cliente firma de recibido en la misma carta. Si quieres firmarla en línea, SignSolú lo hace con firma dibujada y constancia de cada paso.

Para que la próxima no te tome una tarde

La carta tarda diez minutos. Lo que tarda una tarde es reconstruir el historial del cliente para poder firmarla. Si cada pago se registra el día que entra, con su concepto, la carta se llena leyendo un renglón. Makatea lleva ese registro: manda los recordatorios por WhatsApp y correo, registra cada pago cuando lo reportas y deja el historial de cada cliente a la vista. No recibe el dinero ni emite la carta por ti: recuerda, registra y comunica. Si hoy llevas los pagos en una hoja, empieza por ahí, que es lo que de verdad te ahorra la tarde; de eso va llevo los pagos de mis clientes en Excel y ya es un desorden.